SAP系統中項目管理輔助控制功能的應用

孟維

摘要：在SAP系統中主要體現項目管理的業務層面是WBS主數據、計劃、預算等方面，但在眾多的項目執行過程中越來越多的體現出項目主體控制之下各輔助功能的控制作用。由此趨勢看出項目的輔助管理工具亦不可忽視，具體到SAP系統中PS模塊主要是項目狀態、項目預留、里程碑等工具的系統功能的控制及實現。

關鍵詞：項目管理 輔助功能 SAP PS

中圖分類號：TU229 文獻標識碼：A 文章編號1672-3791（2017）05（c）-0000-00

SAP系統引入中國海油已有10多年的時間。在10多年時間里，無論應用的業務類型、還是應用的企業數量看，各類從業人員到目前已達到前所未有的水平。SAP項目系統（Project System，以下簡稱PS）模塊作為傳統模塊之一，在最近幾年也得到較為廣泛的應用。大到復雜的大型工程建設項目，小到只用一個或幾個WBS輔助結算的單位紛紛把PS模塊作為企業內部以項目管理為運作方式的業務管理利器。

在SAP系統中主要體現項目管理的業務層面是WBS主數據、計劃、預算等方面，但在眾多的項目執行過程中越來越多的體現出項目主體控制之下各輔助功能的控制作用。由此趨勢看出項目的輔助管理工具亦不可忽視，具體到SAP系統中PS模塊主要是項目狀態、項目預留、里程碑等工具的系統功能的控制及實現。

在SAP系統中PS模塊的項目狀態管理是基于WBS主數據的系統應用。SAP系統中PS的狀態分為兩個層面，即系統狀態和用戶狀態。系統狀態是ERP系統固有的項目狀態，它體現在項目管理的全生命周期里，利用系統狀態可以滿足部分項目的管理需求。

（1）項目創建-CRTD：“項目創建”狀態表示項目在系統中處于初始階段，是創建項目、項目架構后自動獲得的狀態，項目進行到其他狀態的起點。

（2）部分下達-PREL：可以只對部分WBS下達進入“部分下達PREL” 狀態。

（3）預算激活-ACAV：“預算激活ACAV”表示項目預算可用性控制已激活，將對項目的物資/服務需求、采購申請、采購訂單、收貨發貨、其他費用記賬等預算耗用情況進行事前、事中、事后的全過程管理。

（4）項目下達-REL：“下達”表示系統中的項目或者WBS已經被激活，WBS被下達后對應的工作才可以開始進行，因為只有下達狀態的WBS才可以產生實際的費用。

（5）項目鎖定-LKD；“項目鎖定”表示WBS有部分信息在系統中被鎖定，無法修改。在系統中可對WBS的描述、日期、計劃、預算等信息分別進行鎖定，使其無法被不相關的人員修改。

（6）技術關閉-TECO：“技術性關閉”表示從項目實施的角度已經完成，但是會發生財務費用后續處理的項目狀態。當項目結算完成但是財務尚未進行決算轉資、置于“技術性關閉狀態”時，無法在系統中進行合同的創建、確認、付款等相關的操作，只能進行財務上的調整。

（7）關閉標志-CLSD：“關閉標志”表示項目轉資已經完成，進行項目關閉后將無法對此項目進行任何修改操作了。

不能用系統狀態滿足的管控需求，我們采用可定制的用戶狀態來滿足。用戶狀態具備較高的靈活性，可根據客戶的特殊需要通過配置實現管控。把用戶狀態與系統狀態相結合，就能滿足項目全生命周期狀態管理的需求，不但在系統中明確顯示了項目所處的各個階段，也可以設置是否允許發生費用、是否允許調整架構等配置，實現了項目各階段的管控要求。

在SAP系統中PS模塊的項目預留主要是基于WBS的預留和基于網絡的預留。WBS元素的預留是項目專用預留，意味著專買專用，也就是說不會去考慮正常庫存中是否能滿足這個需求，一定要進行專門的采購或生產，這種方式適用于項目的專用物資。例如項目上往往需要很多物資及備品備件，不同項目上需求的型號規格不一樣，由于型號規格太多了又不能窮舉，因此無法通過編碼來區分不同的物資。這時候通過WBS元素預留可以明確這個物資是某項目專用的，是要單獨進行采購或生產的，這樣即使庫存有存貨，也不會去考慮。

網絡預留則是通用預留，就是說這個需求只要正常庫存有，就不需要進行采購或生產了，直接從庫存領用就可以了，適用于通過物料編碼可以直接對應到實際物品的這種模式。對于網絡作業下掛接組件生成的預留，如果需要預留計劃值占用預算，可以對以下配置點進行配置。配置路徑 ：項目系統->結構->網絡->網絡的設置->維護網絡類型；當勾選“計劃”復選框時，網絡預留的計劃值不占用預算；當不勾選“計劃”復選框時，網絡預留的計劃值占用預算。該計劃占用預算是在物料組建一掛接網絡時，物料主數據帶入的價格就已占用預算。那么后續發貨價格不符時，關閉網絡才釋放多余計劃價格占用的預算。關于物料計劃價格，應該用標準價，這樣實際成本不變，預算管控比較準。用移動平均價，變化大，實際成本耗用預算差異大，預算管控不準。網絡計劃值可以通過CN41N里更改布局選取需要的字段信息查看，或是通過S_ALR_87013556 - 資金概覽報表進行查詢。

在SAP系統中PS模塊對項目中重大事件或節點的觸發及管控可以通過WBS和里程碑相結合，更好地實現項目重大事件和節點的信息化控制。在SAP的項目管理中，里程碑常被用于標識一個重要階段的事件。例如完成一個項目的特定狀態，可以通過維護里程碑的描述性的短文本實現。如果需要還可以在里程碑上維護一個長文本和計劃日期，這些數據信息是用來補充里程碑的目地或功能。當實際日期被輸入后這些信息就會形成系統憑證，輸入了實際日期就代表對里程碑進行了一次確認。但需要注意在SAP PS中，里程碑不能用于控制WBS元素和作業的時間計劃。

在標準結構和實施結構中，可以創建任意數量的里程碑在WBS和作業上，系統會自動分配一個唯一的號碼在每個里程碑上。系統提供了用CN11來創建標準里程碑的功能，在正式項目中可以方便的復制標準里程碑。創建好里程碑后，我們可以把里程碑分配給WBS。一旦分配完成并保存，系統就可以顯示里程碑分配到WBS后的詳細信息。當里程碑信息被分配到WBS后，系統的標準報表可以通過“用途”來分析這些里程碑數據，可以通過顏色的高亮來提醒這些里程碑的計劃日期已經過去了還是將要到期或者馬上觸發。

當用里程碑創建開票計劃在WBS或銷售訂單上或發票計劃在作業上時，系統將提供里程碑的時間和計劃百分比集成功能（要求SALES DOC DATE的標識是被勾選上的）。當里程碑維護完成后，這個日期可以自動傳遞到開票或發票計劃中去。在此基礎之上，如需要更詳細的說明收入和成本計劃，可以采用里程碑的用戶自定義字段功能來實現。

具體到項目里程碑用于做開票計劃時，先要維護里程碑用途。自己定義一個用途，比如維護一個開票計劃，同時維護計劃類型和日期類別。完成基礎設置之后，要在前臺的項目構造器中創建一個里程碑，注意用途選擇我們剛剛定義的那個開票計劃，同時要將銷售憑證日期的鉤打上。維護基本固定日期，這個日期會被帶到銷售訂單中成為開票計劃日期。在SAP系統中銷售分銷模塊的銷售訂單中維護發票計劃，通過VA02打開銷售訂單后，雙擊行項目，選中出具發票計劃，第一次進入時系統會根據你在賬戶分配里面維護的WBS自動彈出選擇界面。點擊對勾后會把你的里程碑計劃帶出來，選擇復制后會自己完成發票計劃。這時候發票計劃是處于‘02凍結狀態，當我們在項目構造器對此里程碑維護了實際日期后，凍結標識會自動刪除，允許進行實際開票了。

關于里程碑的趨勢分析功能要求在SAP PS中啟用項目里程碑版本，并且勾選“趨勢分析”這個標識后，可以通過表格和圖形的方式分析追述里程碑節點。里程碑上的計劃時間和計劃完成的百分比可以用于確認完成的計劃時間和計劃完成百分比，當里程碑記錄了實際時間，就可以用完工百分比功能體現實際完工百分比了。在用戶使用過程中可以通過“固定日期”這個字段指定里程牌的計劃日期，并傳遞到被分配的WBS元素的計劃時間。在這種情況下，系統中可以選擇里程碑的時間是被傳遞到開始時間或結束時間。同時如果參考了WBS的時間區間，那么當WBS的時間變化時里程碑的時間也會跟著自動變化，但是固定日期是不會隨WBS的時間變化而變化的。

在啟動工作流任務功能中必須指明這個參數用于觸發工作流啟動，前提是要定義好工作流。在里程碑中系統允許通過選擇“字段”來確認使用哪一個功能，當維護好里程碑的實際時間或狀態后，系統會自動觸發已選擇的功能。若想接合系統狀態變化觸發功能時，要求用戶必須指明是設置狀態還是撤銷狀態，或者兩種方式都會觸發功能。

由此可見，無論是項目狀態、項目預留還是里程碑功能都是基于項目管理模塊WBS主數據為使用基礎的項目結構和參數配置保障下PS模塊的重要輔助功能。他們不僅是在系統上豐富了項目管理的信息化使用手段，更為項目管理與物資管理、銷售分銷、工作流等SAP系統的其他模塊和功能提供了更為廣闊的集成空間。

參考文獻

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