一鍵排版小助手

阿立

常見(jiàn)文章一鍵完成

說(shuō)到文章的排版操作，我們最常見(jiàn)的方法就是，每段文字抬頭空兩格。但是隨著網(wǎng)絡(luò)在日常生活中的比重越來(lái)越大，抬頭空兩格這種方式并不適用于所有的環(huán)境，因此我們需要根據(jù)特定的環(huán)境來(lái)進(jìn)行排版操作。那么如何才可以做到根據(jù)環(huán)境來(lái)排版呢？

首先下載一款名為“排版助手”的軟件（http：// www.gidot.net）（圖1），選擇將需要進(jìn)行排版的內(nèi)容粘貼到文本框里面，接下來(lái)在軟件的左下角可以看到一個(gè)“方案”的選項(xiàng)。在列表中我們可以看到“默認(rèn)設(shè)置”、“手機(jī)小說(shuō)”、“網(wǎng)絡(luò)文章”和“網(wǎng)絡(luò)新聞”等，點(diǎn)擊后面的“方案預(yù)覽”按鈕后可以通過(guò)一篇文章查看到不同的效果（圖2）。用戶如果對(duì)那種方案比較滿意的話，點(diǎn)擊右下角的“選用此方案”按鈕后返回到主窗口，然后再點(diǎn)擊工具欄中的“執(zhí)行”按鈕就可以了。

現(xiàn)在有的網(wǎng)站為了避免用戶進(jìn)行復(fù)制操作，會(huì)對(duì)用戶進(jìn)行各種各樣的限制操作。比如用戶明明是復(fù)制了一段文本信息，可是復(fù)制粘貼后會(huì)發(fā)現(xiàn)里面存在很多的 html代碼，這樣用戶根本無(wú)法進(jìn)行正常的閱讀操作。而現(xiàn)在我們利用“排版助手”中的“便捷工具箱”按鈕，就可以快速地對(duì)這類問(wèn)題進(jìn)行解決。首先選擇需要編輯的內(nèi)容，點(diǎn)擊右上角的“便捷工具箱”按鈕，在彈出的菜單里面我們可以點(diǎn)擊“去掉html代碼”和“去掉ubb代碼”命令，這樣復(fù)制文章中的代碼就會(huì)被快速刪除掉（圖3）。

公文內(nèi)容快速編輯

相對(duì)于普通的文章或者網(wǎng)絡(luò)文章來(lái)說(shuō)，我們?cè)谌粘Ｉ詈凸ぷ髦薪佑|最多的，應(yīng)該還是各種各樣的公文。比如“邀請(qǐng)函”、“通知”等，而這類公文對(duì)文章的排版要求更為嚴(yán)格。那么如何才可以快速完成這類公文的編輯操作呢？

下載一款名為“小恐龍公文排版助手”的Office插件（http：//xkonglong.com/），下載完成以后對(duì)壓縮包進(jìn)行解壓安裝即可。不過(guò)很多人在安裝的時(shí)候會(huì)遇到一個(gè)問(wèn)題，就是插件會(huì)提示說(shuō)“此應(yīng)用程序中的自定義功能將不起作用，原因是用于為公文排版助手的部署清單簽名的證書(shū)或其位置不受信任。”之所以會(huì)出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，主要是因?yàn)閃indows 7及以上的操作系統(tǒng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)下載的文件會(huì)進(jìn)行安全防護(hù)。所以在安裝文件夾里面找到“公文排版.vsto”，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵后選擇菜單里面的“屬性”命令，然后在彈出的對(duì)話框點(diǎn)擊“解除鎖定”按鈕就可以了（圖4）。接下來(lái)重新進(jìn)行安裝操作，同樣會(huì)彈出一個(gè)提示窗口，點(diǎn)擊其中的“安裝”按鈕就可以了（圖5）。

當(dāng)這個(gè)插件安裝完成以后，我們就可以在打開(kāi)的Word軟件里面，看到一個(gè)名為“公文”的功能標(biāo)簽。同樣首先在Word里面輸入相關(guān)的公文內(nèi)容，接著點(diǎn)擊Word窗口中的“公文”標(biāo)簽，同時(shí)單擊工具欄中的“頁(yè)面設(shè)置”按鈕。在彈出的對(duì)話框里面可以設(shè)置公文的邊距，以及每頁(yè)的行數(shù)和行間距等。如果用戶在編輯文檔的時(shí)候使用了不常用的字體，那么建議選擇“文檔中嵌入不常用字體（僅嵌入用到的字符）”選項(xiàng)，這樣就可以將文檔中使用的字體保存在文件里面（圖6）。這樣其他沒(méi)有安裝這個(gè)字體的用戶，，在打開(kāi)查看這個(gè)文檔以后也不會(huì)出現(xiàn)編輯排版錯(cuò)位的情況。

接下來(lái)就可以開(kāi)始對(duì)正文內(nèi)容進(jìn)行編輯了。首先點(diǎn)擊“公文”標(biāo)簽中的“公文樣式”按鈕，這時(shí)會(huì)在窗口右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)側(cè)邊欄，這樣就可以快速調(diào)用適用于公文的文字樣式。比如我們選擇公文中的標(biāo)題內(nèi)容，接著點(diǎn)擊“公文樣式”側(cè)邊欄中的“公文黑體標(biāo)題”選項(xiàng)，這樣標(biāo)題馬上就可以顯示出黑體二號(hào)字的效果（圖7）。然后我們按照類似的步驟，就可以對(duì)其他的標(biāo)題以及正文內(nèi)容開(kāi)始進(jìn)行編輯了。除此以外，全選所有的正文內(nèi)容并點(diǎn)擊工具欄中的“中文縮進(jìn)”按鈕，就可以起到抬頭空兩格的效果。

落款信息一應(yīng)俱全

相較于其他的文章來(lái)說(shuō)，公文往往會(huì)在文章的末尾加上相應(yīng)的落款，比如單位名稱以及發(fā)布日期等等。有的時(shí)候?yàn)榱孙@示出公文的真實(shí)性，還需要加上公章等相關(guān)信息。那么這些內(nèi)容又應(yīng)該怎么快速地進(jìn)行輸入呢？

關(guān)于單位名稱的輸入則非常簡(jiǎn)單，用戶只需要重啟一行后輸入單位的名稱，然后將它移動(dòng)到頁(yè)面的右下角就可以了。如果想要輸入文件的發(fā)布日期，那么需要點(diǎn)擊“公文”標(biāo)簽中的“插入日期”按鈕，這樣就會(huì)顯示出當(dāng)天的具體日期。除此以外，如果用戶想要加入公章的話，那么點(diǎn)擊工具欄中的“公章”按鈕。在彈出的對(duì)話框中選擇公章的圖片，這樣就可以把它加入到相應(yīng)的位置上。

既然公文有它的權(quán)威性，那么為了避免其中的內(nèi)容被篡改，所以我們最好將文檔進(jìn)行限制操作。現(xiàn)在我們點(diǎn)擊工具欄中的“限制編輯”按鈕，在彈出的對(duì)話框里選擇“保護(hù)文檔”中的“修改”選項(xiàng)以后，在下方的“密碼”輸入框里面輸入一個(gè)保護(hù)密碼，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕就可以了（圖8）。除此以外，通過(guò)另存為命令直接將文檔內(nèi)容轉(zhuǎn)換為PDF文檔，也可以起到相關(guān)的保護(hù)作用。