基于高校教學版用友T3的購銷存子系統(tǒng)解析

張杰

摘 要：購銷存系統(tǒng)在用友T3里面稍微復雜和問題較多的子系統(tǒng)之一，采購、銷售以及出庫、入庫之間的鉤稽關系緊密，材料、商品關乎企業(yè)成本問題，是企業(yè)減少成本，擴大利潤空間的重點渠道，因此且企業(yè)對材料、商品的審核更是十分嚴謹，那么在財務入賬方面，對不同單據(jù)的審核復核便成了不可忽視的環(huán)節(jié)。主要基于用友T3在模擬材料及產(chǎn)品收發(fā)過程中各個環(huán)節(jié)鉤稽關系以及相關操作問題進行解析。

關鍵詞：購銷存系統(tǒng)；鉤稽關系；審核；操作

中圖分類號：F25

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2017.19.012

1 期初基本信息補充階段

如果是自建賬套，初始階段應首先啟用購銷存子系統(tǒng)，啟用方法為：賬套主管登陸系統(tǒng)管理，單擊“賬套——啟用”后開始啟用采購、銷售、核算模塊，時間選擇賬套建立當月的月初。

基本模塊啟用后是對基本信息的補充階段，首先增加基本存貨檔案、倉庫檔案，以賬套主管身份登錄系統(tǒng)控制臺，單擊“基礎信息——存貨——存貨分類/存貨檔案”進行相關基礎信息的增加，之后是對倉庫檔案的補充，單擊“基礎設置-購銷存-倉庫檔案”來實現(xiàn)。

做完以上基本信息的補充，要對采購系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)進行記賬，以保證其數(shù)據(jù)的連貫性。期初記賬是將采購期初數(shù)據(jù)記入有關采購賬。期初記賬后輸入的入庫單、發(fā)票都是啟用月份及以后月份的單據(jù)，在“月末結賬”功能中記入有關采購賬。最后補充庫存系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)問題，補充完后也應對所補充數(shù)據(jù)進行記賬，否則在銷售領用材料或商品時將會出現(xiàn)庫存產(chǎn)品不足問題。

2 業(yè)務處理階段

采購、銷售階段基本流程相似，基本流程都為訂單——入庫/出庫——結算等大致流程，具體舉例如下。

2.1 采購業(yè)務處理

（1）1月10號，向深圳杰信公司訂購鍵盤500個，不含稅單價80元/個，稅率為0。要求到貨日期為1月12號之前。

此項操作應判斷為填制采購訂單，以1月10號的日期登錄系統(tǒng)，單擊“采購——采購訂單——增加”，錄入基本信息后進行審核，退出。此階段基本不會出現(xiàn)什么操作問題。

（2）1月12號，收到所訂購的鍵盤500個，驗收入一號倉庫，填制采購入庫單。

此項操作明顯要判斷為對于采購商品的入庫，采購入庫單的操作為：采購——采購入庫單——增加，錄入基本的信息即可，此階段基本不會出現(xiàn)什么操作問題。

（3）審核采購入庫單。

入庫單的審核，是對采購入庫的確認核對，保證賬實相符，具體操作為：單擊庫存——采購入庫單審核即可，此階段的操作不會有問題，但該步驟比較重要，如果沒有采購入庫單的審核，會影響到之后采購發(fā)票的填制和采購結算等的相關操作問題。

（4）在核算系統(tǒng)中進行正常單據(jù)記賬。

正常單據(jù)記賬，是對采購單據(jù)登記賬簿，具體操作為：單擊核算——核算——正常單據(jù)記賬，選中對應單據(jù)進行記賬，如果未找到對應單據(jù)，原因很可能是對采購入庫單未進行審核所致，直接返回計入單擊庫存——采購入庫單審核即可。

（5）1月15號，收到杰信公司的采購發(fā)票一張，發(fā)票號為0020，到期日為1月31日，將采購發(fā)票交給財務部門，填制采購發(fā)票，并對此進行復核和結算。

此項操作判斷為采購發(fā)票的填制，單擊采購——采購發(fā)票——增加，錄入基本信息或者單擊選單，選擇采購入庫單，直接彈出采購信息。采購發(fā)票的填制時對生成應付憑證的設置，即在采購過程中，賒賬購買材料或物品所致。

（6）生成應付憑證（采購發(fā)票制單）。

生成應付憑證，是對前一操作業(yè)務進行制單的過程，即對賒賬業(yè)務進行賬務處理，結果應為借記原材料，貸記應付賬款等內容。具體操作為：單擊核算——憑證——供應商往來憑證——采購發(fā)票等進行制單。

（7）1月20日，財務部門開出轉賬支票一張，金額40000元，付清采購貨款并核銷，填制付款單。

此項操作緊接上一步應付業(yè)務，即對前欠貨款進項還款，在電算化操作中，應為采購的付款結算，操作結果為借記應付賬款，貸記銀行存款科目，具體操作為：單擊采購——供應商往來——付款結算，打開付款單窗口，先選擇供應商才可以進行付款單的增加和相關款項的核銷，在窗口中輸入結算方式，結算金額，錄入基本信息后單擊保存，只有保存后的單據(jù)才可以進行核銷，錄入結算數(shù)據(jù)后保存，只有經(jīng)過核銷的單據(jù)才可以進行結算制單。

（8）在核算模塊中通過付款單生產(chǎn)付款憑證。

此項操作判斷為結算業(yè)務的制單，即生成結算憑證，借記應付賬款，貸記銀行存款科目，在保證了上一步付款結算操作正確的情況下，此階段操作一般不會出現(xiàn)問題，具體操作為：單擊核算——供應商往來制單——核銷制單，即可生成對應的付款結算憑證。

2.2 銷售業(yè)務處理

銷售業(yè)務處理與采購業(yè)務處理基本相同，故以下案例內容只做簡單的操作方法的介紹和基本操作中的注意事項。

（1）1月6號，北京天益像我公司訂購棉布100斤，不含稅單價500元/斤，要求到貨日期為1月10號之前，填制并審核銷售訂單。

此內容判斷為銷售訂單的填制錄入，具體操作為：單擊銷售——銷售訂單，打開銷售訂單窗口，單擊增加，錄入基本訂單信息即可。

（2）1月10號，從二號倉庫發(fā)出棉布100斤，填制并審核發(fā)貨單。

此項內容判斷為銷售出庫數(shù)量和內容的記錄，應填制銷售發(fā)貨單，具體操作為：單擊銷售——銷售發(fā)貨單，打開銷售發(fā)貨單窗口，錄入基本信息或者通過選單——銷售訂單選處發(fā)貨信息均可。

（3）生成銷售出庫單。

生成銷售出庫單，是對銷售發(fā)貨出庫的確認，具體操作為：單擊庫存——銷售出庫單生成/審核——生成，錄入基本信息后生成出庫單。

（4）在核算系統(tǒng)中進行正常單據(jù)記賬。

所謂記賬，是將一筆筆相關業(yè)務條分類一起記錄在賬頁中，形成賬簿；正常單據(jù)記賬是將所有一般發(fā)貨業(yè)務逐筆登記在發(fā)貨賬簿中的過程，具體操作為：單擊核算——核算——正常單據(jù)記賬即可。

（5）1月10號，為北京天益開具銷售普通發(fā)票，并對此進行復核。

此項操作應判斷為銷售發(fā)票的填制，操作方法與采購發(fā)票基本相同，具體操作為：單擊銷售——銷售發(fā)票，打開銷售普通發(fā)票窗口，通過錄入基本信息或者通過選單——發(fā)貨單選出發(fā)票基本信息，之后保存、復核即可。

（6）根據(jù)銷售發(fā)票制單，生成應收憑證。

對銷售發(fā)票進行制單生成，是對銷售業(yè)務進行賬務處理記錄的操作，即對業(yè)務用會計方法記錄的過程，應收憑證的結果應反映出借記應收賬款，貸記主營業(yè)務收入和應交稅費/應交增值稅/銷項稅額等內容；具體操作為：單擊核算——憑證——客戶往來制單——銷售發(fā)票制單即可，此時應注意調整稅率為17%。

（7）1月31日，財務部門收到天益公司轉賬支票一張票號0001，付清貨款并核銷，填制收款單；

此項業(yè)務是對前期銷售貨物賒銷款項的結算內容，因此判斷為銷售業(yè)務的收款結算，并同時完成對銷售發(fā)貨與發(fā)票內容的核銷處理，具體操作為：單擊銷售——客戶往來——收款結算，打開收款單，先選擇單位后單擊增加，通過錄入基本信息或選單信息完成發(fā)票內容的錄入，保存后進行核銷，核銷時應注意再次在基本信息條中錄入結算數(shù)據(jù)，之后保存退出即可。

（8）在核算模塊中通過收款單生成收款憑證。

此項業(yè)務是銷售業(yè)務的最后內容，即對前期結算業(yè)務進行相關賬務記錄處理，要求處理結果應為借記相關資產(chǎn)，貸記應收款項；具體操作為：單擊核算——憑證——客戶往來制單——核銷制單即可。

以上內容是對教學中基于用友T3財務軟件中購、銷、存相關業(yè)務的舉例分析，教學與實際的區(qū)別或者說困難之處主要在于對前期基礎信息的設置和處理，所以這就更需要明白每個階段之間與各個子系統(tǒng)之間的鉤稽關系，而且要明白每一個設置錯誤引起的問題應如何修改，最基本的方法是操作過的流程，按相反的順序進行逐一取消，相信通過這樣的反復練習，一定可以更快更深入的掌握用友財務軟件的操作原理和方法。

參考文獻

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