醫療機構檔案管理模式與探討

洪波

摘要：檔案是歷史的見證。醫療機構檔案不僅記載了本單位重要事件歷史發展的過程， 是研究醫學科學發展的重要資料， 也記載了關乎人民群眾身心健康、關系社會和諧的重要信息， 是民生檔案的重要組成部分， 在社會主義和諧社會建設中發揮著越來越重要的作用。

關鍵詞：醫療機構；檔案資源建設；檔案資源管理；醫療改革；檔案事業

1 當前我國醫療機構檔案資源建設中存在的主要問題

1.1 檔案信息化建設意識不高

很多醫療機構對于檔案信息化建設意識不足，只注重本院的經濟效益和業務的發展，忽略對檔案資源的管理，沒有把檔案資源管理當成是醫院管理中一個重要的組成部分，導致整體的檔案管理水平停滯不前。隨著計算機技術的高速發展和大力普及，醫療機構的信息化建設步伐也得到了加快。很多醫院都已經從過去手動管理逐步轉型為計算機管理，并開始創建醫院局域網、應用辦公自動化系統以及醫院信息系統等來對檔案進行管理。

1.2 缺乏一套檔案信息化建設管理標準

檔案管理是否規范與標準是實現檔案信息化建設的重要前提條件，更是提高檔案信息化水平的一個決定性因素。但從實際的檔案管理工作來看，還缺乏一套嚴格的管理制度和標準的操作流程，導致在開展檔案管理收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用這些工作環節的時候無法可依、無據可循，整體管理工作毫無秩序、混亂不堪。在很多醫療機構中，人事管理系統、收費系統等層次與所屬的部門實際要求不符，導致管理工作出現脫節現象。例如：檔案管理的數據儲存的方式與接口存在著技術問題，導致數據信息沒有得到有效的轉換、對接以及共享，這些都給醫院檔案工作實現信息化管理產生了不同程度的阻礙。

1.3 缺乏統一的軟件應用系統

很多醫療機構在檔案管理工作中采取的管理模式主要為多部門、分散式共同管理。例如文書檔案、基礎檔案等都是由檔案部門來進行保管和儲存，健康檔案以及財務檔案等都是由保健科與財務科來進行保管，這種分散式、多部門的管理方式促使整個管理工作沒有統一的軟件系統作為指導，在操作過程中形式不一，大大降低了檔案的信息化水平，最終導致很多文檔的缺失。同時很多醫療機構所應用的管理軟件還較為落后，部分還依然應用單機版系統來進行檔案管理工作，導致系統難以順利的實現兼容、對接、升級以及更新，給系統維護增加了難度，以至于無法滿足現代化管理的需求。

1.4 醫療機構基礎設施建設資金投入有限

經濟決定上層建筑，只有以強大的經濟作為后盾，各項工作才得以順利開展。醫療機構也不外乎此，加強醫療機構的基礎設施投入，是順利實現檔案信息化建設的重要保障。但是，從當前的實際情況來看，很多醫療機構對于基礎設施建設資金投入是非常有限的，如果僅僅依靠當地財政的預算來購置大量的先進設備是遠遠不夠的，資金投入的局限性導致檔案管理部門所需的設備無法得到完善，加之現有設備在逐漸老化和陳舊，成為了檔案管理工作順利實現信息化的絆腳石。

1.5 檔案管理人員專業技術以及職業素養偏低

很多醫療機構對于檔案的管理工作沒有形成一個全面正確的認識，部分醫療機構還采用兼職人員來負責檔案管理工作，導致管理人員的素質水平參差不齊。很多管理人員的知識文化水平和技能水平都較低，沒有接受過系統的培訓，加之年齡較大，導致他們無法正常使用計算機網絡來進行檔案管理，這些因素都對檔案的信息化的建設與發展產生了阻礙。此外，部分管理人員責任心缺失，缺乏創新精神，不符合現代檔案管理工作人員的規定與要求。

2 醫療機構檔案管理的解決措施2.1強化領導， 增強檔案管理意識

在建立健全檔案管理工作機構、配備專職檔案管理人員的基礎上， 著力提高各級醫療機構干部和職工的檔案管理意識， 特別是領導干部的檔案管理意識。要把檔案管理納入機構管理和建設的重要議事日程， 堅持與業務建設同步規劃、同步發展； 要大力宣傳醫療檔案管理工作， 使醫療機構的領導、管理者和職工充分認識醫療檔案管理工作的重要性， 更好地支持和參與檔案管理， 形成領導重視、職工參與， 一級抓一級、層層抓落實的檔案管理工作新格局。

2.2建立健全檔案機構，配備人員

根據國家規定， 各級醫藥衛生部門要理順檔案管理體制， 建立綜合性檔案工作機構， 即綜合檔案室， 負責本單位的檔案工作和統一管理本單位形成的全部檔案（ 病歷檔案除外） 。一些小型的醫療機構其內設的部門種類相對較少，由此形成的醫療材料文件數量也不是很大，這樣比較有利于集中統一的管理工作。隨著綜合檔案部門的創立，檔案的工作人員也可以從中獲得好處。醫療工作人員依據國家文件的規定，忠于職守且肩負高水平的文化標準，在待遇方面等同于一般的醫療技術工作者，這一點要求應該長久地保持。

2.3科學分類，建立檔案管理網絡

根據工作需要， 可將醫療機構檔案主要分為文書檔案、醫療檔案和科技檔案等。其中， 文書檔案以行政職能部門為主， 包括黨群工作、行政管理、醫療、護理、預防保健、基本建設、設備儀器和會計管理。醫療檔案以臨床科室為主體， 包括內科、外科、婦產科、兒科等， 盡量涵蓋所有專業科室。科技檔案以科研教學為主。各部門應明確兼管檔案工作的負責人， 形成較完整的醫院檔案工作網絡， 讓他們收集和接收所在部門管理范圍內具有保存價值的檔案資料， 并做好初步的檔案整理工作， 嚴格簽字、登記、入庫手續， 確保檔案信息準確， 程序合法， 使檔案規范化管理得以保證， 特別是醫療檔案的證據性得以保證。

3.結語

綜合上述可知，在醫療機構的檔案資源管理工作中，還存在著信息化建設重視度不高、缺乏一套檔案信息化建設管理標準、缺乏統一的軟件系統、基礎設施建設資金投入有限、檔案管理人員素質偏低等問題。為此，只有在針對這些問題上努力完善管理制度，積極采取各種有效的措施，加強對檔案的保管工作，提高檔案保管的安全性，才能夠促使醫療機構檔案資源管理工作順利實現信息化，根本上提高醫療機構檔案管理的工作水平。

參考文獻：

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