提高檔案工作中人事檔案管理的途徑分析

關(guān)浩

【摘要】：隨著事業(yè)單位人事改革工作的推進(jìn)，人事檔案管理事業(yè)在迎來(lái)發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也同樣面臨著巨大的挑戰(zhàn)。要想使人事檔案管理工作更好地服務(wù)于企業(yè)，就不僅要促進(jìn)管理制度的改革，同樣也應(yīng)該促進(jìn)管理觀念的革新，積極探索現(xiàn)代化的管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)并運(yùn)用于工作當(dāng)中，以提高檔案管理工作的效率，從而為企業(yè)合理配置人才資源，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】：人事檔案管理；檔案工作；途徑

1、關(guān)于人事檔案管理概述

所謂人事檔案，主要是指對(duì)一個(gè)人的專業(yè)特長(zhǎng)、學(xué)歷背景、政治面貌以及社會(huì)經(jīng)歷等信息的真實(shí)而又詳細(xì)的記錄。隨著新歷史時(shí)期的形成，人們重新對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行了一次科學(xué)、合理的定義，其所想要表達(dá)的是在人事檔案管理的作用下能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效整合，即是對(duì)個(gè)人基本情況的真實(shí)反映，不僅能夠作為真實(shí)的個(gè)人資歷記錄來(lái)保存，而且還能夠當(dāng)作是企事業(yè)單位在人才選聘和考核過(guò)程中重要的參考依據(jù)。經(jīng)過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，還有諸多的問(wèn)題存在于現(xiàn)階段的人事檔案管理工作當(dāng)中，如：在某些企事業(yè)單位中，人事檔案管理工作并沒(méi)有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，資金的缺乏，管理人手的不足，都限制了人事檔案管理在企事業(yè)單位中的進(jìn)一步發(fā)展，缺乏專業(yè)化管理意識(shí)和能力，落后的管理方式，難以維持的管理秩序，使得管理工作中的問(wèn)題不斷顯露了出來(lái)，基于此，提高整體的人事檔案管理水平已經(jīng)成為了當(dāng)前首需解決的問(wèn)題，只有規(guī)范化管理人事檔案，才能使人事檔案管理的效率和水平不斷提高，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案管理已經(jīng)勢(shì)在必行。

2、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1對(duì)人事檔案信息開發(fā)利用不充分，無(wú)法體現(xiàn)檔案信息應(yīng)有的作用

造成這一問(wèn)題的原因主要有三點(diǎn)：第一，現(xiàn)階段的檔案利用缺乏主動(dòng)精神，檔案生成后往往會(huì)被管理部門束之高閣，只是被動(dòng)地等待領(lǐng)導(dǎo)或者其他相關(guān)人員來(lái)查閱。并且查閱的材料主要是以團(tuán)材料和工資調(diào)整這兩方面為主，忽視了其他個(gè)人資料對(duì)于人才開發(fā)的重要性，不利于根據(jù)職員個(gè)性特點(diǎn)來(lái)合理的配置工作任務(wù)。第二，當(dāng)前人事檔案信息開放程度還較低，只有部分領(lǐng)導(dǎo)才有權(quán)利進(jìn)行人事檔案查閱，而普通職員則被拒之門外。不僅使得人事檔案失去原本存在的的意義，還導(dǎo)致人事檔案管理工作得不到職工支持，給管理工作帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。第三，查詢效率低是造成人事檔案信息開發(fā)利用程度低的重要原因。

2.2人事檔案材料補(bǔ)充不及時(shí)

整理人事檔案是一項(xiàng)細(xì)致的技術(shù)性較強(qiáng)的工作，《干部檔案整理工作細(xì)則》要求整理工作做到“認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。通過(guò)整理使每一個(gè)檔案達(dá)到“完整、真實(shí)、精練、實(shí)用”的目的。把個(gè)人材料歸檔成冊(cè)是人事檔案規(guī)范化的基本前提，但有些單位在檔案整理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)在這個(gè)方面做得非常欠缺。由于歷史問(wèn)題，部分職工人事檔案中缺失材料明顯，特別是學(xué)歷、學(xué)位和職稱材料方面材料缺失比較明顯。也有部分職工有外出培訓(xùn)經(jīng)歷，有獲獎(jiǎng)的材料等，但沒(méi)有將培訓(xùn)鑒定表等材料及時(shí)歸檔，有些單位檔案雖己立卷成冊(cè)，但沒(méi)嚴(yán)格按要求的格式進(jìn)行分類處理，給檔案利用、查詢等帶來(lái)了諸多不便。

3、改進(jìn)人事檔案管理工作的建議

3.1全面樹立檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)機(jī)制

意識(shí)是第一位的，是行動(dòng)的指南，良好的意識(shí)在工作中往往發(fā)揮不可低估的作用。風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)存在的一種警惕、預(yù)測(cè)與責(zé)任，以便隨時(shí)做好風(fēng)險(xiǎn)防范，使風(fēng)險(xiǎn)管理具有主動(dòng)性、前瞻性、規(guī)劃性和預(yù)防性。由于人事檔案的特殊性，人事檔案風(fēng)險(xiǎn)與投資、金融等風(fēng)險(xiǎn)所具有的損失性和收益性不同，對(duì)于人事檔案而言，任何風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的都將是不可挽回的損失，是純粹風(fēng)險(xiǎn)，因此人事檔案工作人員在工作中要居安思危，瞻前顧后，從全局、全程角度出發(fā)樹立檔人事案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)于防止風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生和盡量減少事故損失具有重要的作用。根據(jù)對(duì)人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制要素的分析，人事檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)將貫穿于人事檔案信息資源形成過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，滲透人事檔案信息資源組成的每一個(gè)要素，同時(shí)對(duì)外在的自然、社會(huì)、人為因素所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也有所應(yīng)對(duì)。

3.2加強(qiáng)人事檔案收集管理

完善檔案功能，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。我們前文提到，人才的合理開發(fā)利用是促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵性因素，而人事檔案則是職員信息的載體。因此，要想實(shí)現(xiàn)單位的發(fā)展，做好人事檔案管理工作尤為重要。這就要求我們首先一方面要妥善保存原有的職員檔案，另一方面要擴(kuò)大人事檔案的內(nèi)涵，適當(dāng)增添一些與職員有關(guān)的醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、住房情況、業(yè)績(jī)記錄、日常工作表現(xiàn)等內(nèi)容。從多方面來(lái)加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料的收集，完善職員信息，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案收集的完整性與真實(shí)性。此外，人事檔案管理還應(yīng)該根據(jù)單位發(fā)展的實(shí)際需求進(jìn)行功能改革，從而使人事檔案更好地服務(wù)于單位發(fā)展，提高檔案使用率，發(fā)揮其應(yīng)有的功能。

3.3通過(guò)完善人事檔案管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理

要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設(shè)備，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等基礎(chǔ)設(shè)備，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度，每天監(jiān)測(cè)并填寫庫(kù)房溫濕度記錄。配備鐵質(zhì)檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機(jī)等保管、整理人事檔案的有關(guān)器械和物品。對(duì)于人事檔案的內(nèi)容格式、分類體系以及信息采集按要求統(tǒng)一，要建立電子賬號(hào)，實(shí)現(xiàn)信息共享。要建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于人事檔案的信息，可以通過(guò)工作人員錄入方式，形成電子文檔，并將重要的材料進(jìn)行數(shù)字化處理。此外，建設(shè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，用于開展人才服務(wù)，發(fā)布人才供求信息等。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)今社會(huì)我們所強(qiáng)調(diào)的是人盡其用，針對(duì)不同人的不同特征，安排不同的工作和職位。隨著人力資源在企事業(yè)單位中的地位不斷升高，包含于其中的人事檔案管理也逐漸得到了人們的關(guān)注和重視。從人事檔案管理的重要性這方面內(nèi)容出發(fā)，我們必須進(jìn)一步對(duì)人事檔案管理的水平及管理者的能力進(jìn)行強(qiáng)化，只有這樣才能夠更加契合于社會(huì)可持續(xù)發(fā)展的需求，為企事業(yè)單位在市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地提供條件。

【參考文獻(xiàn)】：

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