淺談加強人事檔案管理的舉措

包蕊

摘 要：做好人事檔案管理工作不但是關系個人的人生發展，也是實現"以人為本"的人事檔案管理舉措，更是充分挖掘人才潛力、實施人才戰略的前提和保障。本文從闡述現階段人事檔案管理工作的意義和任務著手，查找在管理中存在的主要問題，并在此基礎上進一步分析解決問題的對策和方法。

關鍵詞：人事檔案；管理；發展

改革開放后，我國對于人才強國戰略逐漸重視起來。在十一屆三中全會后，中央確定了“尊重知識、尊重人才”的國策，提出干部隊伍在建設上要倡導“革命化、年輕化、知識化、專業化”。2000年中央經濟工作會議首次提出制定和實施人才戰略的要求，并于2001年發布《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十個五年計劃綱要》，首次將人才戰略提升到國家戰略高度納入到經濟社會發展的總體規劃。2002年中央和國務院制定下發了《2002-2005年全國人才隊伍建設規劃綱要》，明確了“實施人才強國戰略”的指導方針、目標任務和主要政策措施。2003，又首次召開中央人才工作會議，下發了《中共中央、國務院關于進一步加強人才工作的決定》，突出強調“實施人才強國戰略是黨和國家一項重大而緊迫的任務”。2007年，人才強國戰略作為發展中國特色社會主義的三大基本戰略之一寫進了中國共產黨黨章和黨的十七大報告。人才是支撐行業發展的主導因素，而建立健全科學規范、全面高效的人才管理體制機制是發揮人才特殊作用的基本保障。人事檔案管理工作是人才管理體制機制建設的重要組成部分，加強人事檔案管理為人才管理機制的科學運行提供了依據和保障。現形勢下隨著經濟的快速發展而頻繁進行的人事制度改革為人事檔案管理工作提出了難題，人事檔案管理與人事制度改革不相適應的問題也不斷呈現出來。深入分析并切實解決人事檔案管理工作中的突出問題，對于促進社會經濟發展和實施人才興國戰略具有極其重要的理論價值和現實意義。

1人事檔案的意義和任務

1.1人事檔案管理的意義

人事檔案是在人事管理活動中形成的，主要是記錄和反映個人經歷和德才表現，然后以個人為單位組合起來，以備上級部門的人事考察以及單位自身的人事管理。人事檔案主要是由上級人事部門對于單位工作人員的培養、選拔和任用活動中形成的，主要記載個人的經歷、學歷、思想品德、社會關系、工作狀況以及獎勵等方面的原始記錄。也是個人自然情況和個人參與社會活動的記載的真實反映。因此，為了保存這些關系到個人和集體的利益問題檔案文件，我們必須加強人事檔案的管理工作，無論是現在還是將來，人事檔案的管理工作都是一件艱巨的工作。

1.2人事檔案管理的任務

保證人事檔案完整與安全，這既是整個人事檔案管理工作的重心，也是人事檔案管理的每個環節的必要任務。我們要把維護檔案完整與安全融入到檔案管理工作理念中去，在檔案管理中，我們要堅決做到四不：不亂、不散、不壞、不丟，這也是我們做好檔案管理工作的必然要求。

2遵循安全性原則，迎接網絡環境新挑戰

網絡環境下，信息在產生、處理及傳輸的過程中，時刻處于一個開放的狀態。任何人通過信息高速公路中任一節點、任一終端都可以查閱到相關人事檔案信息。

2.1 人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。我們要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，應做到檔案內部局域網通過VPN與外網連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術，對單位的檔案資源，采用身份認證技術，防止非法訪問。加密技術是在電子通信系統和應用系統中采用“雙密鑰碼”。一個是公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰。發出電子文件時，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個結構的網絡和不安全的網絡之間設置障礙阻止對本機構信息資源的非法訪問。為了安全，在計算機上設置只能讀取狀態而不能對軟件、檔案做任何添加、修改，防止檔案的失真。

2.2 人事檔案利用是人事檔案工作存在和發展的動力和源泉，離開了人事檔案利用，人事檔案工作就失去了存在的意義。人事檔案工作必須強化公眾服務和以人為本的理念，向社會敞開大門，為社會公眾提供更多的人事檔案文化產品和個性化的服務方式。讓檔案以各種形式真正從人事檔案庫房內“解放”出來，積極融入老百姓的生活，這樣才能增強民眾對人事檔案的親和力，逐步改變社會對人事檔案概念的認識偏差，進而凸現人事檔案的文化屬性。

3. 利用現代化管理手段做好人事工資檔案管理

3.1實行工資檔案管理信息化。

工資檔案通常由人事部門管理，不納入國家檔案管理體系。在國家檔案管理的改革中人事檔案的管理顯得比較滯后，長期以來，工資檔案管理工作，主要是由人工管理的，由于大量的測算、數據分析、人工填報各表格等基礎性工作很多，查找人事檔案非常費時費力，需要投入相當大的人力和精力，給工作造成很多不便及大量的人力、物力上的浪費。

3.2工資檔案管理臺帳化。 檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。利用計算機管理工資檔案不失為一種好辦法，但為了堵塞工資管理中的漏洞，提高精確度，還應建立手工工資管理臺賬，即：工資變動情況登記表；登記表匯總個人基本信息、工改前和工改后工資基本情況，并特設工改后工資變動專欄，按工作調動、職稱變動和職務（技術等級）晉升等分類記錄工資變動情況，將每個人的工資變動按年逐次記錄下來，每變動一次記錄一次，遇有特殊情況加以說明。這樣，可以直觀地反映出每個人的工資變動情況，清楚明了，遇工作調動則表隨人走。

4人事檔案信息化對保障人事檔案知情權的促進作用

人事檔案管理模式需要進行改革，人事檔案提供利用制度應與時俱進，在遵守國家相關法律法規的同時，把有利于廣大人民群眾作為管理工作的出發點和落腳點，保護公民了解人事檔案信息的知情權，增加透明度，放寬服務對象。人事檔案管理工作應以人為本，對人事檔案信息數據庫中的一些非保密信息，如出生年月、參加工作時間、入黨時間、學歷、職稱、年度考核情況等向個人開放。首先，應允許個人知道自己檔案的目錄內容，知道自己的檔案袋里究竟放了些什么。其次，應允許向個人開放人事檔案信息中的部分內容。查檔人員利用計算機在不接觸原始人事檔案的條件下查閱檔案，不僅可以提高查閱檔案速度，還有利于保護人事檔案實體本身的安全。

參考文獻：

[1]張麗娜.人事檔案信息適度公開，確保當事人知情權[J].法制與社會，2009.