淺談如何改善院系圖書(shū)資料室的現(xiàn)狀

張春花

【摘 要】本文闡述了院系圖書(shū)資料室的基本功能，并就其管理制度、管理人員的素質(zhì)及管理方法中所存在的問(wèn)題進(jìn)行了相關(guān)分析，并在此基礎(chǔ)上提出了對(duì)應(yīng)的三個(gè)方面的對(duì)策建議，希望對(duì)高校院系圖書(shū)資料室更好的發(fā)揮有借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】院系圖書(shū)資料室；管理制度；管理人員；管理方法

0 引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息資源的獲取已變得多樣化，高校的圖書(shū)資料系統(tǒng)作為高校師生獲取知識(shí)的一個(gè)重要的渠道，其業(yè)務(wù)的技術(shù)含量也在不斷的增加。高校圖書(shū)資料系統(tǒng)一般分為兩類，分別是校級(jí)圖書(shū)館和院系資料室，其傳統(tǒng)的圖書(shū)管理主要分為圖書(shū)的收集采購(gòu)、分類編排、借閱登記和整理收藏等幾個(gè)部分[1]，而筆者作為一名院系資料室管理員，在閱讀大量文獻(xiàn)以及結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)上來(lái)探討普通高校院系圖書(shū)資料室的發(fā)展問(wèn)題。

1 院系圖書(shū)資料室的作用與現(xiàn)狀

隨著高等教育規(guī)模的不斷擴(kuò)大和高等教育改革的不斷深化，高校學(xué)生的學(xué)習(xí)方式相較于中學(xué)階段更為主動(dòng)，而相對(duì)于綜合型的校級(jí)圖書(shū)館，院系圖書(shū)資料室不僅具有服務(wù)人員更加明確化，文獻(xiàn)資料更加專業(yè)化等特征，還具有文獻(xiàn)更新快，精、多等多方面的優(yōu)勢(shì)，有利于學(xué)生的自主學(xué)習(xí)，能加深學(xué)生對(duì)所學(xué)課程的理解，特別是對(duì)研究生而言，院系圖書(shū)資料室提供的信息更為專業(yè)，能有效減少搜素相關(guān)文獻(xiàn)的時(shí)間和精力[2]。因此，院系資料室作為專門(mén)為院系科研教學(xué)提供信息資源服務(wù)的機(jī)構(gòu)，其是校級(jí)圖書(shū)館的重要延伸和補(bǔ)充。

1.1 院系圖書(shū)資料室的功能定位

院系圖書(shū)資料室的功能主要分為兩點(diǎn)：專業(yè)書(shū)籍的收藏和借閱。這就要求院系圖書(shū)資料室均為圍繞該院系專業(yè)課程的相關(guān)紙質(zhì)書(shū)籍和電子信息資源，定期購(gòu)買(mǎi)并收藏與該專業(yè)密切相關(guān)的基礎(chǔ)理論課必備課本，院系內(nèi)部資料以及各種實(shí)時(shí)更新的期刊雜志等，其目的是為師生提供該領(lǐng)域已有的研究成果，以拓展視野并掌握最新的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)[1]。此外，因?yàn)檠芯可徒處熓窃合祱D書(shū)資料室的主要借閱人員，為方便于讀者，院系圖書(shū)資料室多設(shè)置于各個(gè)院系的研究生自習(xí)區(qū)，以便廣大師生可以就近查詢。而借閱者的反饋意見(jiàn)亦能被院系圖書(shū)資料室管理員及時(shí)接受，從而滿足讀者的需求，有利于保證文獻(xiàn)資料的專業(yè)性和更新及時(shí)性。

1.2 院系圖書(shū)資料室的現(xiàn)狀分析

院系圖書(shū)資料室的功能不容置喙，但根據(jù)筆者的觀察，發(fā)現(xiàn)其在實(shí)際運(yùn)作上存在多種問(wèn)題。

（1）領(lǐng)導(dǎo)管理的模糊化

據(jù)《普通高等學(xué)校圖書(shū)館規(guī)程》所示，院系圖書(shū)資料室由校級(jí)圖書(shū)館進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和協(xié)調(diào)，而在實(shí)際的行政管理上，是由院系領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的[2]。但由于院系領(lǐng)導(dǎo)并非專業(yè)的圖書(shū)管理人員，這就導(dǎo)致責(zé)任分工的不明確，管理中存在一些模糊地帶，而管理人員的混亂會(huì)產(chǎn)生諸如相同書(shū)籍反復(fù)的購(gòu)買(mǎi)，期刊雜志更新慢以書(shū)籍分類混亂等多種問(wèn)題，且在圖書(shū)館和院系的“雙重領(lǐng)導(dǎo)”下各院系圖書(shū)資料室之間也存在難以溝通交流的問(wèn)題，最終使得院系圖書(shū)資料室難以發(fā)揮全部的作用。

（2）管理人員的非專業(yè)化

由于院系圖書(shū)資料室的規(guī)模相對(duì)較少，其原則上是每個(gè)資料室配備2名管理人員，但由于資金不足以及教學(xué)輔助崗位人員控制嚴(yán)格等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，導(dǎo)致許多院系圖書(shū)資料室僅有1名管理人員[3]。而管理員主要分為兩類，一類屬于臨聘人員，為節(jié)省資源不少院系會(huì)調(diào)用其他崗位人員或招聘臨時(shí)工以擔(dān)任院系資料室管理人員，這類人員的工作時(shí)間和精力不穩(wěn)定，且其流動(dòng)性大，不利于資料室的穩(wěn)定發(fā)展。另一類則屬于職工家屬，一些高校為了吸引高層次人才會(huì)對(duì)其隨遷家屬安排工作，而這些隨遷家屬的整體學(xué)歷也一般不高。

而在高速發(fā)展的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種交叉學(xué)科以及新型學(xué)科的不斷出現(xiàn)，這就要求院系資料是管理人員必須同時(shí)具備圖書(shū)情報(bào)知識(shí)和學(xué)科專業(yè)領(lǐng)域知識(shí)，以便協(xié)助師生進(jìn)行專題文獻(xiàn)的檢索。

（3） 管理手段的落后化

目前大多高校的院系圖書(shū)資料室的文獻(xiàn)書(shū)籍仍采用傳統(tǒng)的手工操作，即圖書(shū)的采購(gòu)，分類及借閱等仍需管理員親手操作，管理模式簡(jiǎn)單而原始，“事事親力親為”的管理狀態(tài)極耗費(fèi)管理員的精力，而繁瑣的借閱步驟亦阻礙了讀者的步伐。此外，由于院系圖書(shū)資料室受圖書(shū)館和院系雙重領(lǐng)導(dǎo)，缺乏明確化的建設(shè)規(guī)劃，投入的建設(shè)資金受院系收入所限，資料室不僅存在圖書(shū)購(gòu)置不規(guī)范、文獻(xiàn)借閱混亂等管理上的問(wèn)題，還有場(chǎng)地小、設(shè)備器材落后等硬件問(wèn)題。院系圖書(shū)資料室缺乏有效的考核制度，領(lǐng)導(dǎo)的忽視會(huì)進(jìn)一步影響管理員的態(tài)度，使其滋生類似“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的懶散心態(tài)，而資料室疏于管理，讀者減少，資料室的功能得不到體現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)更加不重視資料室的建設(shè)，從而進(jìn)入惡性循環(huán)，資料室的狀況變得越來(lái)越糟糕。

2 加強(qiáng)建設(shè)管理的措施

院系圖書(shū)資料室所存在的問(wèn)題已經(jīng)嚴(yán)重制約了其功能的發(fā)揮，為解決這些問(wèn)題，需從以下三個(gè)方面進(jìn)行改善。

2.1 管理體制的規(guī)范化

目前院系圖書(shū)資料室相對(duì)校級(jí)圖書(shū)館，其規(guī)模較小且數(shù)目多，屬于二級(jí)建制，由各個(gè)院系進(jìn)行行政管理，各個(gè)資料室相對(duì)封閉，規(guī)章制度不一致，彼此之間缺乏溝通交流。為改善這種狀況，需對(duì)已有的圖書(shū)資料管理體系進(jìn)行改革，形成以校級(jí)圖書(shū)館為中心，院系圖書(shū)資料室為輔助的“蜘蛛網(wǎng)”似的結(jié)構(gòu)，并借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)信息的匯總與共享，由校級(jí)圖書(shū)館進(jìn)行統(tǒng)籌管理，各個(gè)院系資料室彼此之間可以互通有無(wú)。此外，院系圖書(shū)資料室的管理員亦需要公平競(jìng)爭(zhēng)，通過(guò)公開(kāi)招聘的方式引進(jìn)圖書(shū)管理方面的人才，或讓已有的管理員進(jìn)行如參加崗位技能培訓(xùn)、專業(yè)學(xué)會(huì)研討講座等繼續(xù)教育，以保證圖書(shū)管理人員的綜合素質(zhì)。

2.2 管理人員的素質(zhì)提升

目前很多院系圖書(shū)管理工作人員由臨聘人員或?yàn)榻鉀Q家屬問(wèn)題錄用的教師家屬擔(dān)任，這些工作人員對(duì)于院系圖書(shū)文獻(xiàn)專業(yè)知識(shí)的服務(wù)往往心有余而力不足，其自身能力的不足，缺乏創(chuàng)新精神，自身知識(shí)的更新跟不上院系教學(xué)改革的步伐等問(wèn)題，也是制約院系圖書(shū)資料室發(fā)展的重要原因之一。針對(duì)這種情況，一方面要建立完善合理的人才培養(yǎng)機(jī)制，加大人才的引進(jìn)培養(yǎng)，另一方面對(duì)于已有的院系圖書(shū)資料室管理員，則應(yīng)該制定合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理引導(dǎo)圖書(shū)管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和創(chuàng)新能力，采用多種激勵(lì)措施來(lái)提高院系圖書(shū)資料管理者的工作效率、創(chuàng)新動(dòng)機(jī)以便更好地為廣大師生服務(wù)[4]。

2.3 管理方法的信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，高校圖書(shū)館的數(shù)字化和自動(dòng)化水平也隨之不斷提高，如校園網(wǎng)的建立可以讓校級(jí)圖書(shū)館和院系圖書(shū)資料室緊密相連，由校級(jí)圖書(shū)館進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，進(jìn)行資源共享，可以避免文獻(xiàn)的重復(fù)購(gòu)買(mǎi)，減少了不必要的經(jīng)費(fèi)支出[5-6]。而信息化時(shí)代下對(duì)的院系圖書(shū)資料室則需要注意以下幾點(diǎn)：（1）改變服務(wù)模式。院系圖書(shū)資料室需適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，相對(duì)于傳統(tǒng)的借閱模式，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，現(xiàn)在廣大師生可以足不出戶，在學(xué)校宿舍里就可以搜索所需的文獻(xiàn)電子資源，不受時(shí)空的限制。而這就要求圖書(shū)管理員不僅具備相關(guān)的圖書(shū)情報(bào)知識(shí)，還須樹(shù)立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷地更新與計(jì)算機(jī)相關(guān)的知識(shí)，才能更好地為讀者服務(wù)。（2）在購(gòu)買(mǎi)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)要保證紙質(zhì)書(shū)籍的收藏。一方面雖然現(xiàn)在很多文獻(xiàn)資料已錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，讀者可以通過(guò)網(wǎng)上圖書(shū)館進(jìn)行查看，但部分文獻(xiàn)資料存在特殊情況，如有些內(nèi)部資料是不適宜公開(kāi)在網(wǎng)絡(luò)上的，有些文獻(xiàn)受版權(quán)所限，亦不可轉(zhuǎn)為數(shù)字資源，因此這些文獻(xiàn)資源仍需要人工妥善保管。另一方面則是有些讀者更喜歡閱讀紙質(zhì)書(shū)籍，紙質(zhì)書(shū)籍具有電子書(shū)籍不可替代的閱讀感受。（3）注重信息安全?；ヂ?lián)網(wǎng)給圖書(shū)管理帶來(lái)了極大的便利同時(shí)也帶來(lái)了數(shù)據(jù)安全的問(wèn)題，為避免用戶信息以及資料數(shù)據(jù)的泄露，院系資料室的管理員亦需要增強(qiáng)自身的責(zé)任感，并了解相關(guān)的法律知識(shí)，且需要由特定的計(jì)算機(jī)工作人員定期的檢查并更新圖書(shū)館的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)[7]。

3 總結(jié)

總之，在高速發(fā)展的信息時(shí)代，院系圖書(shū)資料室要認(rèn)真客觀地發(fā)現(xiàn)自身的不足，積極完善各方面的不足，并充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，健全圖書(shū)情報(bào)系統(tǒng)，提高圖書(shū)管理員的素質(zhì)，更好地為廣大的師生服務(wù)。

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[責(zé)任編輯：朱麗娜]