項目合同信息管理系統的改進設計

相孟琪

【摘 要】本文描述了通過對項目管理系統的改進，在供應商資質評審、智能化制作合同文本、合同談判、合同風險自動評估、合同索賠、合同評審、查詢優化等合同管理節點上進行了從線下到系統的轉換。

【關鍵詞】項目合同信息管理系統，供應商資質評審，合同索賠，查詢優化

【Abstract】This paper describes the improvement of the project management system. This improvement realized the transition from manual to system， which include the supplier qualification and intelligent production contract， contract negotiation， contract risk assessment， contract automatic claims， contract review， contract management and query.

【Key words】Project contract information management system； Supplier qualification review； Contract claim； Query optimization

0 引言

項目合同是合同的一種，是以承包的項目（一個整體工程有幾個項目構成）計算咨詢費用的合同。能明確建設項目發包方和承包方在項目實施中的權利和義務，是建設項目實施的法律依據，也是建設項目實施階段實行社會監理的依據。

項目合同信息管理系統通過從項目立項開始對企業合同進行全面的信息化、網絡化管理，達到加強企業合同的規范化管理、提高企業在合同管理流程環節的工作效率之目標。

常見的項目合同信息管理軟件一般包括項目立項、合同擬定（起草）、合同辦理（審批）、合同簽署（用印）、合同履約、合同付款、合同歸檔以及合同查詢等，常用流程如下圖1所示。

在項目實施過程中，經常會遇到下列問題：

1）供應商資質審查工作都是線下收集供應商資質的相關資料，然后線下進行審批，最后將審批結果保存在EXCEL里，每次與供應商簽訂合同的時候再去查EXCEL，另外，供應商管理部門會對供應商進行等級評定，優質的供應商一段時間內享有免審的特權。實際操作的過程中，不同的合同分屬于不同的部門和負責人，卻可能是和同一家供應商簽訂合同，由于信息不能及時共享，會導致供應商資質的收集和評審重復進行，即使信息及時共享了，還需要每次去查詢免審是否到期，產生不必要的時間和人力成本；另外，根據供應商評級可以給優質供應商在一定時間內免于審批的特權，比如A級供應商可以3年內免于再次審批。但是每一簽訂的時候都要去查詢是否到期。

2）合同談判工作都是線下進行，在合同歸檔時，沒有完整的電子記錄。

3）公司會根據不同的合同類型擬定好合同模板，當供應商選定合同談判完成后，直接套用現成的模板完成合同文本的制作。在這種情況下，合同文本需要人工匹配，加上合同文本條款多，在操作過程中容易發生錯誤，需要多次檢查，耗費大量時間。

4）履約異常不能及時發現，導致合同風險發生。

5）當發生合同糾紛時，合同索賠過程沒有完整的線上記錄，且在系統上進行合同查詢時，完全不知道到底哪些合同有索賠，賠償了多少。

6）合同評審都是線下操作，每次付款前都需要先去查詢評審記錄，浪費精力。

7）查詢分析問題。單一合同查詢時，不能輸入合同編號就查詢到該合同的基本信息、履約信息、變更信息、賠償信息，付款信息、歸檔信息，而是需要多個入口去查詢；另外根據管理規定，需要從多個不同的維度進行統計，但是一般的系統都是將報表固話格式，當出現新的統計口徑時，就需要重新開發報表；還有對于風險類合同缺少統計。

為了有效解決上述問題，本文針對項目立項、合同談判、合同擬定、合同履約、合同付款、合同糾紛、合同查詢七個方面（見圖2中★所標記），提出一種改進的項目合同管理方法。

1 改進的項目合同管理

1.1 項目立項環節增加供應商資質審批環節

供應商資質審查是保證采購項目保質保量地完成的必要手段。通過資格審查，審查其是否能達到生產技術方面的要求，是否具有適當的融資能力及管理水平等等，這樣可以防止在履行合同時出現交貨質量與實際要求不相符的情況。在具體采購操作中，經過資格預審，可以篩選掉大部分不可能成為供應商的企業，使有資格參加本次采購的供應商數目縮小到合理范圍內，從而提高工作效率，降低采購成本。

一般的信息管理系統都會有供應商主數據管理，但是基本沒有資質相關字段的存儲。

供應商資質審批的一般過程是：

1）供應商提交關于資質評審的相關資料。

2）供應商管理部門根據規定流程對供應商資質進行審核以及評級。

嚴格來說，該步驟應該在供應商管理系統中來實現，但是在還不具備SRM 系統的單位來說，對于這樣的需求，可以簡單實現。

實現方法：在合同信息系統建立功能——《供應商資質記錄表》。界面顯示如下圖3：

圖3界面上僅提供必需的字段，用戶可根據需求補充。

供應商資質審查通過后，在供應商資質登記表中錄入其資質。供應商編號和供應商名稱從供應商主數據表關聯，然后將資質等級和資質有效期輸入并保存，并完成線上審批。

合同立項，選取供應商時，對是否有資質等級和資質有效期進行判斷，如果選取不到，則代表資質審批未通過，不可以選擇該供應商。

優點：可以減輕業務人員頻繁收集供應商資質的工作量，實現信息共享，并可以智能評判供應商的資質，減輕工作人員工作量。endprint

1.2 合同談判管理

合同談判是合同雙方為滿足各自的需求，通過協商而爭取達成一致意見的行為和過程。合同談判的結果決定合同條文的具體內容。因此需要重視合同談判工作。這一過程在用信息管理系統來實現可以分為三部分：談判發起、談判過程記錄、談判結論。

1）談判發起部分用于協調合同相關干系人參與談判。需要與郵件系統對接，或者在系統內發消息取得確認。

2）談判過程記錄用于記錄談判過程。

3）談判結論用于記錄談判的最終決議，并注明談判是否完成。

談判完成，方可進入下一個合同處理環節。

1.3 合同擬定階段智能化形成合同文本。

智能化的合同文本建議將已經擬好的合同模板格式固化在數據庫系統中，當合同發生時，只要輸入模板中不確定的信息，如：合同類型，供應商、合同金額、履約條款、合同標的、聯系人、聯系電話、合同內容、交付物等。當合同審批通過后，直接將這些字段內容嵌入合同模板，從而完成智能化制作合同文本，如有特殊條款，在例外中聲明，最終完成整個合同文本的打印，完成合同文本的制作。如此操作會大大降低合同制作人員的工作量，而且模板統一，也方便法務及其他人員審核。

1.4 合同履約階段自動評估合同風險

標準的合同審批流程在合同審批時已經約定好履約條款，但是實際上合同執行過程中，處處存在風險，不是每筆履約都能按計劃執行。那么就需要在履約的過程中做好事先預防、事中控制以及事后總結。

事先預防可使用項目風險管理中風險識別所使用的檢查表方法，用時間基準作為參照，以履約計劃中的履約時間與系統時間比較，在履約前固定時間（根據單位的實際業務情況）向業務人員發送履約提醒，提醒其在近期需要進行履約審批。

事中控制體現在當到達履約時間后，統計系統時間內應該進行履約審批流程的合同，如不存在審批流程，則表示依然沒有進入履約審批環節，系統則需要向業務人員、財務人員以及合同負責人等相關干系人發出警報，提醒其合同存在風險。這個時候就需要采取一些風險應對措施，以避免向更糟糕的方向發展。

當計劃履約時間與系統時間相差超過固定時間（例如六個月）時，則將合同標記為風險合同，必要時需要補充未履約原因。

1.5 合同糾紛中的合同索賠管理

合同索賠[1]是合同管理中常見的一項合同管理內容，同時也是規范合同行為的一種約束力和保障。

這一過程用信息系統實現可分為如下幾部分：

第一、基礎主數據定義。

1）先定義索賠類型。是工期索賠還是費用索賠，或者合同規定索賠還是非合同規定索賠等。

2）定義索賠構成的條件。索賠的前提條件是合同的一方或雙方存在違約行為和事實，并且由此造成了損失，責任應由對方承擔。

3）定義索賠依據。是國家有關的法律、行政法規；國家、部門和地方有關信息系統工程的標準、規范和文件；本項目的實施合同文件、包括招標文件、合同文本及附件；有關的憑證，如往來文件、會議紀要、進度表等。

第二、發出索賠通知書。定義企業標準的索賠通知書模板，根據實際情況填寫索賠通知書，發起審批請求。審批完成后，線下報送索賠資料。

第三、監理工程師答復。系統可以提供上載功能，將監理工程師的答復上傳的系統管理，方便查閱。

第四、索賠確認單。索賠確認單關聯具體的合同，在實際收款時關聯索賠確認單，便可使得合同、收付款與索賠關聯起來。

1.6 合同付款前的合同評審

合同評審工作是付款的必要前提。增加評審功能，對合同交付物或者階段成果進行評審，由評審專家在系統中完成評分，給出評審結論，再根據評審規則最終得出是否可以通過評審，只有通過了評審的合同才可以進行付款。

1.7 合同查詢多維化

通常情況下需要通過合同查詢得到統計類報表，并從中發現差異或者是否存在異常。常見的合同管理系統會提供多種查詢，例如合同信息查詢，合同變更查詢，合同月度付款計劃等。在實際的合同實施過程中，如下三種報表的開發非常必要：

A.合同信息聯查表。

通過合同信息聯查表在查詢某合同時，需顯示或可直接聯查到如下信息：

1）合同文本信息，例如合同依據、供應商、合同類型、合同標的、交付物、聯系人、合同金額、內容要點等。

2）可聯查到立項申請，可以看到立項時間，申請理由、技術要求等立項相關資料。

3）可聯查到合同變更，如果有的話，可以查詢變更內容。

4）可聯查到履約審批情況，目前履約到合同的第幾筆。

5）可聯查到該合同付款情況，要付幾筆，已付幾筆，在批幾筆，未付幾筆。

6）可聯查到索賠記錄，是否有索賠，索賠款項是否到賬等。

B.任意維度統計表。任意維度統計表指不確定報表格式，由用戶自主定義報表維度。例如選擇供應商、合同編號、合同金額、合同狀態，則可以按供應商統計出相關合同，具體與每個供應商簽了哪些合同，每筆的金額是多少，合同目前的狀態是什么都一目了然。

C.合同風險預警表。根據履約情況統計出出現履約異常的合同，并標識出履約異常天數，給予警示。

2 總結

通過以上對供應商資質審批、合同談判、智能制作合同文本、自動評估履約風險、合同糾紛、付款前評審、合同查詢等七處的優化，完善了整個合同管理流程，減少了業務人員的重復工作，發揮了系統的自動評判作用，大大提高了業務人員、財務人員以及管理人員工作效率。

【參考文獻】

[1]譚志斌，柳純露.《系統集成項目管理工程師教程》（第2版）清華大學出版社， 443-458.

[責任編輯：朱麗娜]endprint