淺談高效會議系統(tǒng)管理方法

李東亮

低效的會議既浪費(fèi)時(shí)間又制造“文山匯?！?，成為許多公司效率低下、成本增加的重要原因。如何建立企業(yè)的會議系統(tǒng)，是每一個(gè)管理者都關(guān)心的問題。

一、避免開會常見的五個(gè)誤區(qū)

1.不要為了開會而開會

很多企業(yè)都有固定的會議系統(tǒng)，這本身是好事，但管理者往往因?yàn)楣珓?wù)繁忙而忽略了會議的真正目的，只是為了應(yīng)付工作而開會。在開會之前，既沒有明確的會議主題，也沒有做足準(zhǔn)備，這樣開會不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且增加了管理成本，同時(shí)會引起與會者對會議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使員工心生倦怠，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。

開一個(gè)重要的會議之前，管理者一定要提前把會議相關(guān)情況進(jìn)行梳理，認(rèn)真分析此次會議的主題和議題，明確會上要解決的問題和核心方向，對于怎樣做才能解決這些問題做到心中有數(shù)。把思路整理清晰后再開會，掌握主動權(quán)和節(jié)奏感，會議開得更有效率。

2.開會不全是為了解決問題

很多人有一個(gè)非常嚴(yán)重的誤區(qū)——認(rèn)為開會就是解決問題的。事實(shí)上并不是所有的會議都適合解決問題，比如：開大會的時(shí)候就不適合解決問題。

3.不要讓會議成為批評會

公開場合隨意批評人是管理者常犯的錯(cuò)誤。很多時(shí)候我們當(dāng)著所有人的面批評某人以后，當(dāng)事人不但沒有改正錯(cuò)誤，反而心生怨念，這樣不但不能解決問題，反而會激化矛盾。

4.不要讓會議成為領(lǐng)導(dǎo)的獨(dú)角戲

很多管理者都會有一種感受，每次開會領(lǐng)導(dǎo)即便說得慷慨激昂，下面的員工依然沉默不語，表面上你講我聽，看似意見統(tǒng)一，其實(shí)除了領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)了自己的觀點(diǎn)之外，并沒有解決實(shí)際問題。

管理者不要成為舞臺上的主角，要成為會議里搭戲臺的人，讓下屬先發(fā)言談?wù)?，領(lǐng)導(dǎo)后發(fā)言。在這個(gè)過程中，如果員工的想法比你好，那你可以有一個(gè)更好的解決方案，如果順序反了，領(lǐng)導(dǎo)先拋出解決方案，即使下屬的方案比較好，他也不敢講，這樣不但不利于公司的發(fā)展，還會讓下屬覺得領(lǐng)導(dǎo)沒有水平。

5.不要讓會議議而不決

很多公司通知開會，各部門人員如約而至，大家都帶有筆記本，可是進(jìn)入會議后發(fā)現(xiàn)與會議主題偏差很遠(yuǎn)，討論了很多與會議主題無關(guān)的內(nèi)容。會議持續(xù)了很長時(shí)間，可是最終問題怎么解決還是沒有確定。

二、如何打造企業(yè)的會議系統(tǒng)

會議是企業(yè)管理的重要工具，當(dāng)一個(gè)企業(yè)有了一套完整的會議系統(tǒng)之后，公司所有的工作，所有的部門，各部門的每個(gè)員工，都可以通過會議去協(xié)調(diào)資源，當(dāng)這些會議能夠自動運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)候，也就意味著這家公司可以實(shí)現(xiàn)自動化運(yùn)轉(zhuǎn)。

公司到底該開哪些會呢？可以說以下五個(gè)會議非常重要，開好這些會，工作局面不僅可以得到巨大的改變，管理者也會變得輕松。

1.早會

每天通過早會全方位地對每個(gè)員工進(jìn)行透徹了解和把控，讓每一名員工都可以信心滿滿地開始一天的工作。如果團(tuán)隊(duì)比較大，可以把早會分解，如：首先開部班組會，再開部門會，最后開公司級會議，會上各部門要通報(bào)昨日情況，明確今日計(jì)劃，做到各項(xiàng)工作有序開展。

2.周例會

周例會一般由骨干參加，對上周的工作進(jìn)行匯報(bào)和總結(jié)，對下周的工作和目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃，并制定具體的行動措施。一周開一次例會很有必要，時(shí)間太長會積壓太多的問題，時(shí)間太短大家會覺得力不從心。周例會既可以增加部門之間相互了解和學(xué)習(xí)的機(jī)會，又可以將公司存在的問題暴露出來供大家探討解決。

3.月度例會

每個(gè)月度都應(yīng)安排固定的會議，對公司生產(chǎn)、經(jīng)營情況進(jìn)行跟蹤，如：成本跟蹤會、項(xiàng)目推進(jìn)會等會議。會上通過擔(dān)當(dāng)部門的工作匯報(bào)，公司領(lǐng)導(dǎo)能夠掌握公司目前運(yùn)轉(zhuǎn)情況，發(fā)現(xiàn)運(yùn)行中的問題，并提出改進(jìn)方向。通過這種方式，可以有效保證公司朝正確方向運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.季度會議

每個(gè)季度舉行一次戰(zhàn)略研討會，對公司整個(gè)季度的工作進(jìn)行總結(jié)，對下一季度的戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行梳理。大家重新審視產(chǎn)品和市場以及團(tuán)隊(duì)各方面的情況，明確公司和每個(gè)部門的具體方向和策略，以此來確保整個(gè)團(tuán)隊(duì)能夠圍繞公司的經(jīng)營戰(zhàn)略去努力，最終達(dá)成年度目標(biāo)。

5.年會

公司比較重要的會議之一就是年會，會對過去一年的工作進(jìn)行總結(jié)，并規(guī)劃下一年的工作思路、目標(biāo)。對過去一年工作中表現(xiàn)出色的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)進(jìn)行表彰，激發(fā)員工的自豪感和歸屬感。

三、會議中的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)

會議是管理者的重要舞臺，也是管理者展現(xiàn)自身魅力、在團(tuán)隊(duì)中獲得威信的重要機(jī)會。一個(gè)優(yōu)秀的管理者首先應(yīng)是一個(gè)有主見的人，懂得去影響員工的人。

1.聽大多數(shù)人的建議，和少數(shù)人商量，最終自己做決定

聽大多數(shù)人的建議，可以讓我們集思廣益，對一個(gè)問題的看法更客觀。跟少數(shù)人商量，更多是跟核心骨干溝通，通常這些人的立場和公司是一致的，能夠從各個(gè)角度深度看待問題，這些人在一起時(shí)更容易撞出結(jié)果。任何一家公司既要有民主也要會集中，最終一定是管理者做決策。

2.開大會之前開小會

在開大會之前，已經(jīng)把很多議題通過小會的方式確定了下來，所以在大會上，大家的意見就非常容易統(tǒng)一。如果管理者不懂這種方法，就會出現(xiàn)每一次在開大會執(zhí)行一項(xiàng)決議時(shí)，都有很多人反對，這種情況下決議很難實(shí)施，令管理者頗為頭疼和尷尬。久而久之，整個(gè)公司的員工會對高層或者領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生一種權(quán)威上的懷疑，這就意味著決策可能有問題，大家在執(zhí)行時(shí)難免會打折扣，給公司的各項(xiàng)政策和任務(wù)的實(shí)施帶來很大的困難。

3.開大會要形式多于內(nèi)容，開小會則內(nèi)容多于形式

關(guān)于企業(yè)文化，有一個(gè)非常重要的觀點(diǎn)，即沒有形式就沒有內(nèi)容，形式是內(nèi)容的載體。所有的內(nèi)容要通過形式來傳遞，內(nèi)容是潛藏在形式當(dāng)中的。

越是大的場合就越難以去探討實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，開大會的核心在于造勢和統(tǒng)一思想，造勢可以增加員工對公司的信念，統(tǒng)一思想可以讓團(tuán)隊(duì)更有凝聚力。而開小會的過程是要解決實(shí)質(zhì)性問題，就需要開門見山直奔主題，把更多的時(shí)間和精力放在問題本身，減少花費(fèi)在形式上的時(shí)間。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳曄.公司管理者素質(zhì)對公司發(fā)展的影響.

[2]陳標(biāo)宏.國外商業(yè)模式研究綜述.endprint