關于醫院人事檔案管理的探討

蘭青+曾梅

摘 要：醫院的人事檔案，包含了醫院全體職工的詳細個人信息，它是每一位醫院職工的個人基本信息和家庭狀況、學歷、政治思想、道德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇、身體狀況等較完整的展現，是各級組織全面考察和正確選拔使用干部的信息和依據，同時，也為醫院人事分配制度改革、專業技術職稱評定和職工享受各類福利待遇提供可靠憑證，是醫院人事管理的重要基礎和有效工具。

關鍵詞：三甲醫院；人事檔案管理

人事檔案作為一種重要的信息資源，內容應全面、準確、完整。因此，積極利用人事檔案信息處理醫院的相關人力資源合理配置，即保留人才、引進人才，又利用人才促進醫院的科學發展。

1 醫院人事檔案信息的涵蓋內容及發展必要性

人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料，因此，它能記錄職工個人成長、思想發展的歷史，能展現職工的家庭情況、專業情況、個人自然情況等各個方面的內容，總之，人事檔案是職工個人信息的儲存庫，它概括地反映員工個人全貌。由于職工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據。直接為現實工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

2015年3月6日，國務院辦公廳印發《全國醫療衛生服務體系規劃綱要（2015-2020年）》，部署促進我國醫療衛生資源進一步優化配置，提高服務可及性、能力和資源利用效率，指導各地科學、合理地制定實施區域衛生規劃和醫療機構設置規劃。這是首次在國家層面制定的醫療衛生服務體系規劃，是推動深化醫改向縱深發展，解決看病難、看病貴問題，打造健康中國的一項重要舉措。通過綱要的頒布可見國家對醫療系統的重視，因此，醫院的人事檔案信息和人力資源管理也必須盡早盡快改革以滿足醫療衛生服務體系規劃的需要。在此綱要的推動下，醫院的人事檔案資源必然成為醫院的人力資源分配和管理的重要依據。切實可靠豐富全面的人事檔案資源，可以使醫院的人才在各個不同的崗位得以有效利用，從而帶來經濟效益。

2 醫院人事檔案信息在人力資源管理的作用分析

2.1 是醫院人力資源合理配置的必備條件

合理配置的前提，是要對所設的崗位進行全面而細致的工作分析，這是人力資源管理的一項重要的基礎工作。首先，對崗位進行分析，可以檢驗崗位設置的合理性，明確各個崗位的工作任務、工作職責、履職所必須具備的各種素質（教育背景、經驗和專業知識等等），為合理配置人員提供客觀依據。然后，對職工進行分析，利用醫院人事檔案資源，調配最具資質最實用的專業人才，滿足崗位需求。因此，人力資源部門不僅要通過深入調研做出崗位分析，編制好崗位規范，因崗取人，還要定期對職工的工作業績、工作態度、職務能力和個性等方面進行綜合性的考核評價，以此了解職工對現任崗位的適應程度，同時檢驗醫院在崗位設置和人員配置方面的有效性，發現問題后要認真分析，主動調整和改進，努力使人事相宜、人盡其才。

2.2 促進醫院人力資源的合理開發

人事檔案信息能促進醫院人力資源的合理開發。與其他經濟資源不同，人力資源是具有目的性、主觀能動性和社會意識的人所擁有的創造性勞動能力。一切物的因素都要通過人的因素才能加以利用。加強人力資源開發，一方面可以改善直接生產者的素質，從而提高勞動生產率；另一方面，可創造更多的技術發明，從而實現多方位的技術發展和經濟效益。例如，在醫院，為了促進醫院發展符合2015年政府提出的《全國醫療衛生服務體系規劃綱要（2015-2020年）》，必須吸納人才引進人才。在挑選和面試眾多應聘者時，醫院可結合人事檔案資源對應聘者進行一一對應的分析和匹配，檢驗各個應聘者是否適合醫院的崗位，是否能勝任醫療工作，是否能作為該醫療崗位的技術支持或者技術后備，未來是否能推動醫院該醫療崗位的發展和進步。尤其是在新型崗位的設立后，由于人才的培養年限較長，往往不能滿足新型崗位出現的即時性需求，此時需要醫院相關決策者在沒有完全對口人才的前提下，做出最適合崗位工作和崗位發展的選擇。為了做出最正確的決定，必須結合醫院過往的人事檔案資源進行分析，必須通過比較過往的人事決定提供經驗，必須對應聘者做人事方面最全面最專業的評估，從而合理配置新型崗位的人才設置。

2.3 優化醫院人力資源的職稱評估

合理、公正、高效、切實的職稱評定是醫院全院職工對人事科的重要期望和要求，為滿足全院職工對職稱評定的高要求高期待，為符合醫院有效運行、健康發展的遠景，必須且必要的一步是利用人事檔案管理，做最專業最全面的職稱評定，這是人事檔案管理的重要功效。醫院人事檔案信息能夠很好地為相關人力資源管理部門提供有關人力資源的學歷、工作資歷以及工作績效等多方面職稱評估所需的內容信息，從而有效地強化醫院人力資源支撐評估的科學性。而且，有人力資源的職稱評估，自然也少不了醫院人力資源的工資合理評定，而人事檔案信息同樣也可以有效地促進醫院人力資源管理的工資制度改革，為相關人力資源管理部門提供有關醫院工作人員工資評定所需的各種資料信息，從而有效地實現每一位醫院工作人員的工資合理化。

3 如何優化人事檔案管理

3.1 利用新技術新設備，例如購買醫院管理的專業數據庫軟件，采集、儲存、管理和分析相關數據，實現準確高效的調取和收集人力數據及信息。

3.2 適當擴展人事檔案信息化的管理范圍。例如，將醫院的流動人員的人事檔案納入醫院的人事檔案信息化管理范圍。在國家的現行政策下，流動人員并不屬于醫院的管理范圍，理應不屬于醫院的人事資源部分管轄。但是，在2015年《全國醫療衛生服務體系規劃綱要（2015-2020年）》提出后，醫院必須將流動人員在院期間的工作內容做完備的資料保存，例如流動人員的基本信息、過往工作經歷、在我院工作期間的工作簡歷、工作成效、學習進修、獎懲過失等。

3.3 將實體資料、電子資料、網絡資源歸納整理。就目前醫院的人事資源來看，實體人事檔案資源已經涵蓋了全院職工的基本個人信息，但是這些信息畢竟是不全面的、靜態的紙質資料，為適應醫院發展需求和完善職工個人信息，建立電子資料和網絡資源庫，將每位職工的業務進展、職業建設、專業建設等信息資源涵蓋其中，尤其是不少信息內容龐雜繁復，包含圖片和視頻，甚至不少個人成績是網站建設等，無法通過紙質呈現。所以，電子資料和網絡資源庫的建立更具有必須性和不可缺少。

3.4 保證人事檔案信息數據庫的保密性和安全性。

4 總結

綜上所述，醫院人事檔案信息對于人力資源管理的人才合理配置、人才開發以及職稱評估等多方面工作都有著非常重要的影響，因此，相關醫院人力資源管理部門應當充分地利用好人事檔案信息來優化醫院的人力資源管理，從而有效地提高醫院人力資源管理水平，促進醫院的健康發展。

參考文獻

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