完善疾控中心人事檔案管理的有效策略分析

黃陳橙

摘 要：人事檔案是個(gè)人信息記錄的重要載體，包括了個(gè)人基本狀況、成長(zhǎng)經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、道德品質(zhì)等。在職稱評(píng)定、崗位調(diào)整、干部選拔方面，人事檔案是重要的參考依據(jù)，具有不可替代的價(jià)值。對(duì)于疾控中心而言，做好人事檔案管理工作，意味著能夠?yàn)橄嚓P(guān)業(yè)務(wù)開展提供信息保障，保證各項(xiàng)工作順利實(shí)施。基于此，本文對(duì)疾控中心人事檔案管理進(jìn)行了綜合性闡述，并提出了相關(guān)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：疾控中心；人事檔案；管理策略

1 人事檔案特點(diǎn)概述

客觀上來(lái)看，人事檔案是依付組織人事部門所產(chǎn)生的，是組織人事部門工作過程中的衍生物。人事檔案以個(gè)人為單位，其內(nèi)容包括個(gè)人履歷、考核、任免、學(xué)習(xí)進(jìn)修、思想政治等多個(gè)方面，這些信息要素共同形成了人事檔案。“一人一卷”是人事檔案工作的基本原則。當(dāng)人事檔案立卷后，其內(nèi)容也會(huì)隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)生變化，相關(guān)內(nèi)容會(huì)根據(jù)個(gè)人實(shí)踐經(jīng)歷的增加而增長(zhǎng)[1]。也就是說(shuō)，人事檔案歸檔是一項(xiàng)循序漸進(jìn)的工作，不可能“一蹴而就”，需要對(duì)個(gè)人相關(guān)信息不斷跟蹤、收集，才能保證檔案信息的完整性。當(dāng)人員主管單位出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，其人事檔案需要向新主管單位傳遞，這種流動(dòng)是由國(guó)家組織人事管理體制所決定的。人事檔案信息當(dāng)中會(huì)涉及部分個(gè)人隱私信息，這些信息通常僅由組織人事部門掌控，具有機(jī)密性，不對(duì)外開放。

2 做好人事檔案管理的重要意義

人事檔案是個(gè)人詳細(xì)的人生經(jīng)歷說(shuō)明，能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┛陀^信息依據(jù)。在個(gè)人職位晉升時(shí)，除了要參考日常工作業(yè)績(jī)外，也需要人事檔案提供職工工齡、工作年限等基本信息，以作為晉升及調(diào)級(jí)的重要參考[2]。在單位進(jìn)行人才選拔時(shí)，會(huì)從人事檔案當(dāng)中提取具有價(jià)值的信息。通過深入研究人事檔案，進(jìn)一步了解職工個(gè)人情況，有利于實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理優(yōu)化。總體上來(lái)看，人事檔案不僅對(duì)職工個(gè)人發(fā)展至關(guān)重要，也是單位內(nèi)部實(shí)踐活動(dòng)當(dāng)中的重要參考依據(jù)，其價(jià)值不容忽視。

3 目前疾控中心人事檔案管理過程中存在的問題

盡管疾控中心對(duì)人事檔案管理工作重視程度愈來(lái)愈高，對(duì)人事檔案管理體系進(jìn)行了優(yōu)化，并取得了一定成果，但在部分環(huán)節(jié)上還是存在一定問題，有待加強(qiáng)[3]：（1）管理模式滯后。由于疾控中心不處于醫(yī)療系統(tǒng)一線，導(dǎo)致人事檔案信息更新之后，歸檔不夠及時(shí)，影響了人事檔案利用效率。同時(shí)，部分地區(qū)疾控中心人事檔案管理依然以傳統(tǒng)管理模式為主，無(wú)論是在人事檔案資料整理，還是在管理布局方面都存在一定缺陷，無(wú)法滿足當(dāng)下形勢(shì)需求。人事檔案管理還停留在靜態(tài)形式上，未能充分融入信息化技術(shù)，進(jìn)一步制約了人事檔案管理工作效能。（2）檔案信息化建設(shè)有待完善。一方面，疾控中心相關(guān)軟、硬件設(shè)施建設(shè)有待完善，部分設(shè)備需要更新。另一方面，信息錄入工作需要加強(qiáng)。部分疾控中心在檔案信息化建設(shè)過程中，信息錄入不完整，未經(jīng)過仔細(xì)核查，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)信息失真或存在遺漏。（3）疾控中心人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，除了要求相關(guān)人員具備良好的專業(yè)技能外，還要求其具備較高的思想覺悟。然而，部分疾控中心在人事檔案管理方面重視程度不夠，相關(guān)管理人員多為兼職人員，且未經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓(xùn)便上崗工作。兼職工作人員對(duì)檔案資料整理、收集、歸檔等缺乏專業(yè)性認(rèn)知，工作當(dāng)中也未能做到“盡心盡責(zé)”，存在資料遺漏、歸檔錯(cuò)誤、歸檔不夠及時(shí)等問題，嚴(yán)重影響了人事檔案管理質(zhì)量及效率。

4 完善疾控中心人事檔案管理的相關(guān)策略

4.1 轉(zhuǎn)變管理模式

通過轉(zhuǎn)變檔案管理模式，持續(xù)改善疾控中心人事檔案管理工作，進(jìn)一步提升管理質(zhì)量及效率。首先，要加強(qiáng)人事檔案資料收集及整理。疾控中心內(nèi)部檔案管理部門要規(guī)范人事檔案資料收集及整理制度，構(gòu)建出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，并要求相關(guān)人員嚴(yán)格按照流程開展工作。其次，疾控中心人事檔案管理工作實(shí)施過程中，要?jiǎng)訂T其他部門參與進(jìn)來(lái)，不能單方面依靠檔案管理部門[4]。中心內(nèi)部各部門都應(yīng)該設(shè)立一名專門的檔案管理員，與檔案管理部門工作對(duì)接，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息動(dòng)態(tài)化管理。一旦某部門出現(xiàn)人事變動(dòng)，由部門檔案管理員及時(shí)向檔案管理部門反饋，并做好記錄，這樣便能夠及時(shí)更新人事檔案信息，避免歸檔信息滯后。再者，要將人事檔案管理成果與工作人員績(jī)效關(guān)聯(lián)起來(lái)，對(duì)于積極進(jìn)行檔案資料收集、反饋的工作人員，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并納入年終考核當(dāng)中。以績(jī)效激勵(lì)的方式，動(dòng)員單位全體成員積極配合人事檔案管理，將人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿珕T性的工作。

4.2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

加快人事檔案信息化建設(shè)是完善疾控中心人事檔案管理的重要舉措。在人事檔案管理工作開展過程中，通過融入信息化技術(shù)，能夠?qū)n案信息科學(xué)、合理、快速分類，并且用戶能夠從數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中快速調(diào)取人事檔案信息，這將大幅度提升人事檔案的附加價(jià)值[5]，將其轉(zhuǎn)變成戰(zhàn)略性資源。首先，疾控中心要加大檔案信息化建設(shè)資金投入，對(duì)基礎(chǔ)軟、硬件設(shè)施及時(shí)更新，包括服務(wù)器、信息存儲(chǔ)介質(zhì)、交換機(jī)等，為檔案信息化管理創(chuàng)造一個(gè)良好的軟、硬件環(huán)境。其次，要完善內(nèi)部人事檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)。疾控中心可外聘第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)，通過數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、服務(wù)器技術(shù)等在單位內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息化管理平臺(tái)，并保證平臺(tái)與其他辦公系統(tǒng)間的兼容性，實(shí)現(xiàn)信息共享。再者，要重視檔案信息安全管理。要求相關(guān)人員定期備份檔案信息數(shù)據(jù)，避免信息意外遺失。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息資源監(jiān)控，若發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)異常，要及時(shí)采取措施對(duì)異常數(shù)據(jù)跟蹤、處理，防范外部非法攻擊。通過構(gòu)建電子身份認(rèn)證制度，對(duì)訪問者登錄行為進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控。無(wú)法通過身份認(rèn)證訪問者，限制其訪問行為。

4.3 完善相關(guān)人才隊(duì)伍培養(yǎng)

疾控中心人事檔案管理的關(guān)鍵在于人。要實(shí)現(xiàn)人事檔案高效化管理，必然離不開一支專業(yè)人才隊(duì)伍的支持。在條件允許的情況下，疾控中心應(yīng)大力引進(jìn)專業(yè)性人才，補(bǔ)充人事檔案管理隊(duì)伍，提升隊(duì)伍整體戰(zhàn)斗力。對(duì)于兼職人員，在其上崗前應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)，使其能夠初步了解人事檔案管理工作流程，并指派專業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，增強(qiáng)其崗位勝任力。對(duì)于檔案管理專職人員，可指派其參與本地檔案局培訓(xùn)活動(dòng)，不斷增強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力。疾控中心也可聘請(qǐng)高校專家蒞臨指導(dǎo)，不定期開設(shè)講座，不斷拓展人事檔案管理人員視野。另外，要鼓勵(lì)人事檔案管理人員“自我充能”，引導(dǎo)其在閑暇之余主動(dòng)學(xué)習(xí)。通過實(shí)施定期業(yè)務(wù)考核，激勵(lì)并督促相關(guān)人員全身心投入工作當(dāng)中，激發(fā)其主觀能動(dòng)性與工作積極性。

5 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作是疾控中心的基礎(chǔ)性工作之一，其成效直接關(guān)系到疾控中心能否健康、穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)，應(yīng)得到充分重視。通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、完善相關(guān)人才隊(duì)伍培養(yǎng)，讓疾控中心人事檔案工作能夠落到實(shí)處，不斷提升相關(guān)工作質(zhì)量、效率，為疾控中心人才管理提供保障。

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