“五位一體”深化應用典型案例報告

李丹

【摘要】為進一步優化物資計劃管理流程，充分發揮計劃引領作用，XX供電公司物資供應中心依托以職責、流程、制度、標準、考核為一體的“五位一體”機制，認真剖析工作現狀，針對工作中存在的問題，通過深化協同共管模式，采取制定一個物資計劃批次表，建立一個典型案例數據庫，設計一個計劃審查標準化作業指導書，把好一個計劃預審關口，強化一個統計分析及考評機制的“五個一”措施，規范物資計劃管理，提升計劃申報質量。自2015年以來，該中心超前主動服務各項目，實現計劃業務協同，連續兩年12個批次物資計劃報送準確率達到100%，提高了計劃審查效率。

【關鍵詞】五位一體；五個一

一、應用“五位一體”前管理現狀及存在問題

應用“五位一體”機制前，物資計劃管理存在以下不足：

一是物資部門與發策、財務及項目管理部門協同性不強。二是計劃前期延伸工作不到位。

三是計劃審查流程有待進一步優化，職責需進一步明確。

二、主要做法

（一）加強計劃橫向協同，明確各專業部門職責

成立物資需求計劃管控小組，明確各部門工作職責。

（二）發揮計劃引領作用，優化計劃審查流程

1.物資計劃管理向項目前端延伸。建立物資計劃、項目儲備、初步設計協同聯動機制，介入項目可研、工程設計、標準物料應用等關鍵環節，構建物資與專業共享信息、共同決策的運轉機制。

2.強化與需求單位物資計劃的縱向協同管控。強化需求計劃與里程碑進度相匹配，引導需求單位及時申報物資需求，持續提升需求計劃的準確和及時性。

3.做好部門之間橫向協同。

4.組織好物資需求計劃的內部集中審查。各批次計劃申報截止日期前一周召開計劃預審會，要求發展建設部、財務部、項目管理部門、公司審查專家、設計單位、物資供應中心、需求單位提報人員及物資計劃人員共同參會，各司其責，共同完成計劃預審，把關計劃及技術規范書提報質量。

（三）細化工作要求，嚴格考核管理

進一步細化物資計劃工作管理，通過引導、管控、通報考核等措施，確保物資計劃各項指標在全省同業對標中的排名。

（四）深化協同共管，采取“五個一”措施提升計劃申報質量

1.制定一個物資批次計劃分解表。關口前移，根據節點管控批次，主動加強與項目主管部門溝通，扎實梳理年度需求，協調需求單位根據項目實際，提前制定公司年度物資計劃上報分解表，實現物資需求與項目進度同步，確保各類工程項目按期完成。

2.建立一個物資計劃審查案例數據庫。針對計劃申報工作中發生的典型錯誤，編寫計劃管理典型案例，適時進行培訓，通過典型案例分析舉一反三，提升物資計劃管理預控水平。

3.設計一個計劃審查標準化作業指導書，明確應該做什么、誰來做、怎么做、做到什么程度等關鍵點，確定審查要點，規范審查流程，提升操作質效。

4.把好一個計劃預審關口。強化項目主管部門在物資計劃申報的職責。

（1）對擬采購項目前期、采購條件及資金預算等情況進行審查；

（2）對管理范圍內的物資需求計劃及技術規范書進行審查，確保

（3）要求項目管理部門加強對計劃申報人員特別是崗位調整人員的系統操作培訓。

5.強化一個統計分析及考評機制。定期召開計劃提報分析會，總結經驗，分析不足，制定改進措施。

三、具體案例分析

以2015年2月完成的電網公司輸變電項目2015年第二批招標采購為例，xx供電公司依托“五位一體”管理機制，開展物資計劃提報工作。

2014年底，XX供電公司物資供應中心根據省公司下發的2015年集中采購目錄和批次安排表，制定了XX供電公司物資集中采購批次申報表。然后協同發策部門、財務部門、項目管理部門根據項目儲備及預計的項目里程碑計劃，結合物資批次申報時間初步制定了各項目的物資提報預安排時間節點表（待綜合計劃下達后從新修改正式制定該表）。

2015年1月3日，物資供應中心通過掛網及短信告知各需求單位和項目管理部門電網公司輸變電項目2015年第二批招標采購計劃的申報開始時間、截止時間、開標時間，提醒各項目管理部門提報物資計劃。

2015年2月3日，在省公司批次計劃截止日期前，物資供應中心組織計劃預審會，并要求各計劃提報單位人員及物資計劃人員、相關管理部門、設計單位、公司專家庫專家參會，分別對商務和計劃部分進行確認。商務部分由物資供應中心、需求單位及項目管理部門進行共同審查，重點審查項目電壓等級、項目名稱、批次選擇、物料選擇、數量、估算價格、交貨日期、交貨地點、采購方式等是否正確；技術部分由審查專家、項目管理部門、設計人員共同確認，包括是否選擇固化ID及選擇的正確性、自編標書是否正確。物資供應中心對審查發現的問題一一記錄，形成2015年總部第二批輸變電設備物資計劃預審情況統計表，并轉發至各需求單位進行修改確認后完成了物資計劃的提報。

最后，物資供應中心結合此次申報和預審情況，形成預審報告，轉各基層單位和項目管理部門學習，同時按照“誰提報、誰負責”的原則，對錯誤計劃涉及的需求單位在月度會上予以通報考核。由于電網公司輸變電項目2015年第二批招標采購計劃在省公司及總部的集中審查會上未出現錯誤，故未進行二次考核。

四、工作成效

（一）建立了完善的物資計劃協同聯動機制

物資供應中心主動聯系發策部門、財務部門、項目管理部門、需求單位，依據綜合計劃、財務預算、項目里程碑計劃，對照批次安排，制定了物資計劃上報批次分解表。

（二）形成了職責明晰的物資計劃管理體系

明確了需求單位、發策部門、財務部門、各專業管理部門、物資供應中心在物資計劃管理中的職責，專業管理縱向貫通的穿透力明顯增強，橫向協同更加通暢。

（三）提升了物資計劃的審查效率

組建了由需求單位、專業管理部門、設計單位、公司專家庫成員共同參加的計劃專業審查團隊，按照分級負責、聯合審查的工作方式，把關計劃及技術規范書申報質量，確保了各批次計劃申報的及時、完整性，物資計劃及技術規范書合格率有了一定程度的提高。

（四）實現了物資計劃的閉環管理

在物資計劃管理工作中深化“五位一體”管理應用，強化協同聯動機制，明確各崗位審查職責、細化計劃相關制度、制作計劃審查標準化作業卡、將計劃提報正確率納入月度績效考核、同業對標及企業負責人KPI考核，做到了一個計劃批次進行一次培訓，開展一次預審，進行一次分析、完成一次通報考核的全面管控，實現了物資計劃的閉環管理。