淺析檔案工作標準的原則與要求

劉清

摘要：隨著信息技術的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中檔案工作標準與標準化是檔案信息化建設的重要內(nèi)容和任務。在信息技術為基礎，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會發(fā)展中，通過檔案工作標準與標準化的科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島，本文對于檔案工作標準的原則、檔案工作標準的要求以及檔案標準的標準制定進行研究，在此基礎上提出對策建議。

關鍵詞：檔案標準；檔案標準化；標準制定

一、檔案工作標準的原則

隨著信息技術的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中檔案工作標準與標準化是檔案信息化建設的重要內(nèi)容和任務。在信息技術為基礎，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會發(fā)展中，通過檔案工作標準與標準化的科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島。檔案工作標準的原則包括了以下原則，一是統(tǒng)一性原則，在檔案管理工作中涉及的工作內(nèi)容眾多，因此在檔案工作標準與標準化的實施過程中，應統(tǒng)一各項工作的標準，實現(xiàn)各項相關標準之間在內(nèi)容和技術上的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，達到檔案信息資源管理的統(tǒng)一標準。二是優(yōu)化原則，檔案工作標準體系內(nèi)的每項具體標準，其內(nèi)容應為最新和相對高級的工作、技術和實施程序，因此，在制定的過程中應高于具體的一般性的管理工作的操作內(nèi)容，具有一定的技術與管理的先進性。三是適時性原則，檔案工作標準化及標準化體系應當根據(jù)相應法律、政策變化，及檔案管理工作信息化建設需要進行動態(tài)愛的調(diào)整與完善，以不斷完善和適時的標準實現(xiàn)檔案管理信息化建設。四是繼承性原則，在適時性的基礎上，還應注意檔案標準化及標準體系的穩(wěn)定性，在保證穩(wěn)定性和繼承性的基礎上實現(xiàn)其科學性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。

二、檔案工作標準制定的一般要求

隨著信息技術的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中檔案工作標準與標準化是檔案信息化建設的重要內(nèi)容和任務。在信息技術為基礎，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會發(fā)展中，通過檔案工作標準與標準化的科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島，對于檔案工作標準的一般要求應包括以下幾方面，一是標準的編寫應在國家法律法規(guī)的框架下，與其他標準相適應，在制定檔案工作標準的過程中，應將信息管理、管理學等多個學科和行政管理的內(nèi)容與標準進行研究，實現(xiàn)與其他標準的相適應。二是文字表達準確、簡明，對于工作標準的表述應當直接能夠表述清楚所要做的內(nèi)容與標準，同時言簡意賅，通俗易懂，達到易懂、易操作的要求。三是技術內(nèi)容應當準確無誤，在實現(xiàn)工作標準化的過程中，特別是在以信息技術為標準的內(nèi)容與標準上應嚴格規(guī)范。四是術語、符號和代號要統(tǒng)一，對于工作標準的制定在術語、符合、代號方面應統(tǒng)一，實現(xiàn)檔案管理標準化并與其他部門之間的相關標準實現(xiàn)統(tǒng)一，為實現(xiàn)檔案管理的信息資源開發(fā)利用與共享提供前提和保障。五是編排格式和細則應符合規(guī)定，檔案工作標準的構成、內(nèi)容編排、層次劃分及編號、編寫細則應符合相關的要求。

三、檔案工作標準的制定

在信息技術為基礎，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會發(fā)展中，通過檔案工作標準與標準化的科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島。檔案標準的立項與標準制定應按照以下步驟實施，一是標準的征求意見，在爭取意見的過程中，除了在管理部門征求意見，還應當擴大范圍在相關的應用部門進行征求意見，將意見進行收集、整理、分析，為標準的起草提供決策參考信息。二是標準的起草，在起草的過程中，應充分的考慮標準的統(tǒng)一性、優(yōu)化性、適時性和繼承性等要求。在完成起草后應對標準指標和內(nèi)容進行充分的專家咨詢與論證，在征求各方面意見的基礎上進行完善。三是標準的送審、報批，在完成起草和論證的基礎上，呈報相關主管部門完成相關行政審批程序。五是標準的實施，在實施的過程中，加強組織管理、擴大宣傳，做到檔案管理與應用部門及其他相關部門對于標準充分了解并應用。六是標準實施的效果評價，對于標準實施應按照適時性原則進行動態(tài)跟蹤，及時評價標準實施的效果和管理的成效，對于不能夠滿足檔案管理需要的內(nèi)容和指標應及時作出調(diào)整，并在使用過程中及時發(fā)現(xiàn)新問題，解決新問題，使檔案標準化管理規(guī)范、科學，滿足檔案管理與檔案信息資源共享的要求。

四、結束語

隨著信息技術的不斷發(fā)展，在檔案管理工作中檔案工作標準與標準化是檔案信息化建設的重要內(nèi)容和任務。在信息技術為基礎，互聯(lián)網(wǎng)+以及大數(shù)據(jù)分析為主流的信息社會發(fā)展中，通過檔案工作標準與標準化的科學化、規(guī)范化、系統(tǒng)化建設能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的價值最大化，消除檔案信息資源壁壘與孤島，通過嚴格按照檔案工作標準的原則和檔案工作標準的要求以及檔案標準的李想與標準制定進行檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的共享，使檔案信息價值最大化，能夠為經(jīng)濟和社會發(fā)展提供更多有益的決策和參考信息。