PDCA在管理系統中的應用

張茜

摘 要：PDCA模型是一種強調逐步改進的迭代系統，它通過反復、循環地增加知識來完善上一次更新的系統，達到迭代刷新的最終目的，每一次的更新都是一個進步。PDCA模型就像爬樓梯一樣，一個循環運轉結束，生產的質量就會提高一步，然后再制定下一個循環，再運轉、再提高，不斷前進，不斷提高。文章對PDCA在管理系統中的應用進行研究，以期提高工作效率。

關鍵詞：PDCA，管理系統，業務流程重組

1 PDCA（戴明循環）

1.1 PDCA的前身：BPR模型

BPR（Business Process Re-engineering）譯為：業務流程重組，即，重新設計和安排企業的整個生產、服務和經營過程，使之合理化。通過對企業原來生產經營過程的各個方面、每個環節進行全面的調查研究和細致分析，對其中不合理、不必要的環節進行徹底的變革[1]。

原先的工作模式是根據過去的市場需求、技術條件、人員結構、管理模式形成的，長期形成的舊有制度往往僵化不易改變。為了構造先進、合理的流程方案，需要保留舊時有價值的經驗，根據市場變化、成本、技術條件、風險等方面加入適合自身的可行性強的方法，重新定位產品和服務，強調提高整體工作效率和協調能力，關注范圍更大、細節更豐富全面的工作、業務流程。

BPR不是完美的，在20世紀90年代，一部分歐美企業通過BPR帶來了顯著的經濟效益，成為成功范例，但是還有另一部分企業因使用BPR并沒有得到預期的效果，有的甚至造成破產的嚴重后果。除了企業本身自我評估有誤之外，忽略作業之間的聯系，忽略作業流程和管理流程也是失敗的重要原因[2]。針對管理問題研究出了PDCA作為BPR的補充說明。

1.2 PDCA概述

PDCA是Plan，Do，Check和Action的第一個字母，PDCA循環就是按照計劃、執行、檢查、完善這樣的順序進行質量管理和優化工作的，并且循環不止地進行下去的科學程序。PDCA主要執行過程如圖1所示。

PDCA的關鍵是循環，循環的關鍵是處理，它的處理階段就是其解決問題的過程，同時也是總結經驗、學習提升的過程。PDCA是目前廣泛使用的質量管理的基本方法，不僅限于某一個工作流程，還可以用于整個工程項目甚至整個企業的管理。各級部門都擁有自己的小環，層層循環，通過循環可以連接各個部門和前后工作。不斷地循環可以使處理事情的想法和實踐互補，使企業運轉效率提高。

流程再造必須有再造的參照物和基準，才能夠做到有的放矢。流程再造推行后，如果沒有及時建立健全的以流程為導向的績效評估機制，原有的績效評估機制就會與新的流程發生沖突，誤導員工的價值取向，使流程偏離主航道。所以在業務流程重組之后也不能一勞永逸，需要后期不斷更新，即持續性開展業務流程優化[3]。

2 PDCA與管理系統

PDCA可說明改進活動室周而復始地不斷循環的過程，每完成一個循環，質量水平就上了一個臺階。

2.1 Plan

從系統的時間界限劃分來說：第一個部分是在系統構建時期完成的適應當下工作狀況的后勤流程管理系統的工作流程映像；第二部分是在系統正式運行后，體現在改善部分工作流程的情況。計劃職能包括以下兩個方面。

2.1.1 明確實現目標

指明系統中的某一流程在整體服務中應起的作用和所處的地位。決定具體生產活動的性質，決定此活動區別于其他活動的標志。各種配置在系統中的流程，要使其有意義，至少應該有自己獨一無二的目的或使命，并予以標準化。

2.1.2 模擬計劃

在明確了系統中某一具體目標的流程的計劃之后，結合有關規定，按照流程分時間階段地實施邏輯順序，使所有參與該項流程任務的員工有明確的任務定位，給定完成任務的充分時間，并給出對任務完成情況的匯報，進行該項目流程的可行性分析[4]。

2.2 Do

按照計劃階段確定的目標和方法實施過程。

2.3 Check

不可控的需求變更會導致對成本、進度以及服務質量的負面影響，這些極有可能危害管理給公司帶來的效益。所以，管理系統中對重要的流程設施了管控點，對涉及安全、成本、利潤的關鍵點，提出了部門級管理員必須定期檢查該管控節點工作情況，上一級管理員定期檢查該部門級管理員和實際操作情況，質監部門負責抽查的管理設定。通過對細節的把握，提高系統全局的可行性。

以某維修部門的電氣設備檢修流程為例，某大型電氣設備的運行穩定和安全是重要的管控點，負責對此機器定期檢查的操作員必須定期將檢查結果提交系統，形成待查項目，流程管理員、部門管理員依次、按時檢查該操作員的工作，并由上級管理員抽查。

2.4 Action

對總體檢查結果進行處理，成功的經驗加以肯定；對于失敗的教訓也要總結，避免重現。對于沒有解決的問題，應提給下一個PDCA循環中去解決，以便持續改進作業過程。只要在Check環節的作業是有效的，那么就會發現問題，就能改進某一流程，進而推動整個系統的改進[5]。

3 結語

對于某個管理系統來說，對總結檢查結果進行處理，結合先進的經驗、技術，經過整合再反饋、運用到新的流程中，再通過總結檢查結果的方式，對成功的經驗加以肯定，予以標準化，繼續執行；對于失敗的教訓，繼續總結，以免重現。對于暫時不能解決的問題，在探索實踐中尋找答案（交給下一個PDCA循環），克制跟風管理現象對后勤造成損失。透過精確的過程管理，并將所有的細節細膩地文檔化，管理工作在總體上看似雜亂無章也會變得系統與規范，保證新進員工的工作順暢[6]。

[參考文獻]

[1]邁克爾·哈默，史蒂文斯·坦頓.改革革命：確保改革成功的指導原則[M].梅俊杰，楊勇艇，張旦億，譯.上海：上海譯文出版社，1998.

[2]ZUO WJ，LI WW，XU T，et al. A complete development process of finite element software for body-in-white structure with semi-rigid beams in .NET framework[J].Advances in Engineering Software，2012（1）：261-271.

[3]詹姆斯·錢皮.企業x再造[M].閆正茂，譯.北京：中信出版社，2002.

[4]邁克爾·哈默.超越改革：以流程為中心的組織如何改變著我們的工作和生活[M].沈志彥，孫康琪，楚卿子，譯.上海：上海譯文出版社，1988.

[5]汪克夷，孫旻，趙笑一.基于流程管理的組織再造研究[J].大連理工大學學報（社會科學版），2005（1）：26-30.

[6]HE J，WANG J，HE D，et al. The design and implementation of an integrated optimal fertilization decision support system[J].Mathematical & Computer Modelling，2011（4）：1167-1174.