給Office一個完美的“兼容”

琴聲

伴隨著Office工具的版本越來越高，用戶使用該工具享受到的便利也是越來越多，與此同時，不同版本之間的兼容性問題也越來越突出。如何有效解決Office工具的兼容性問題，讓日常辦公效率更高，已經成為許多辦公用戶的努力追求。為此，本文針對該問題提出了下面一些解決方案，以便給Office一個完美的“兼容”！

安裝更新補丁

現在，局域網中有的客戶機安裝使用了Office 2007或Offiice 2010，有的安裝了Office 2003，而在默認狀態下，我們無法利用Office 2003版本訪問docx格式的Word文檔。為了解決該兼容性問題，最常見的辦法就是從微軟官方網站中下載安裝兼容性補丁程序，下面就是具體的操作步驟：

首先在安裝有Office 2000、Office XP或Office 2003的客戶機上，依次單擊“開始”|“控制面板”命令，彈出系統控制面板窗口，用鼠標雙擊該窗口中的“Windows Update”圖標，打開如圖1所示的在線更新管理界面，點擊該界面左下方區域的“安裝更新”按鈕，將所有高優先級的更新全部下載安裝成功。

其次打開IE瀏覽器窗口，在該窗口地址欄中輸入“http：//www.microsoft.com/zh-cn/download/detail s.a spx？id=3”網站地址，在其后頁面中我們發現該補丁程序名稱為File FormatConverters.exe，大小只有37.2M。在這里，將“更改語言”選擇為“中文（簡體）”，之后點擊“下載”按鈕，將兼容程序包下載保存到本地計算機硬盤中。

接著用鼠標雙擊獲取到的“FileFormatConverters.exe”程序文件，打開安裝程序向導對話框，按照默認設置完成該補丁程序的安裝任務。安裝操作結束后，重新啟動本地計算機系統，這樣Office 2003這些低版本的程序日后就能順利打開、編輯和保存采用Word、Excel和PowerPoint更高版本文件格式的文件了。該兼容程序包還可以與Microsoft Office Word Viewer 2003、Excel Viewer 2003和PowerPoint Viewer 2003配合使用，用來查看以這些新格式保存的文件。

當然了，需要提醒大家的是，安裝更新補丁程序，只能解決文件訪問問題，而無法解決修改問題，否則微軟也不會推出新版的Offiice程序了。

調整保存設置

為了能讓低版本Office程序正常訪問高版本Office程序編輯處理的文檔，我們可以調整高版本Office程序缺省的文件保存格式，讓新文件自動存儲為doc、ppt、xIs等兼容格式，而不是自動存儲為docx、pptx、x1s等新版文件格式！下面就是該方法的具體實現步驟：

首先使用高版本Office程序編輯處理好新建的文檔文件，點擊文檔編輯界面左上角的圓圈圖標，打開“開始”菜單，按下其中的“Word選項”，切換到Word選項設置對話框。

其次選擇“保存”標簽，打開如圖2所示的標簽設置頁面，在“保存文檔”位置處，將“將文件保存為此格式”設置為“word 97-2003文檔”，再單擊“確定”按鈕保存設置操作。這樣，日后我們只要按下“保存”按鈕執行文件保存操作時，默認就是Word兼容格式了，而要想重新保存為docx格式時，必須按下“另存為”按鈕，從保存類型對話框中選擇“Word文檔（*.docx）”才可以。當然，當我們嘗試將一個原先以新格式編輯處理的文件保存為舊格式時，Office程序將會自動彈出提示信息，告訴我們一些僅新版本Office程序可支持的格式和特性將會發生丟失，這一點我們需要格外小心。

開啟兼容選項

盡管低版本Office程序的文件格式完全能滿足日常的辦公需要，但是微軟還要推出使用新的文件格式，主要就是新文件格式能達到更小的兼容性，確保其他的Office程序無法正常打開它，以保證微軟在Office方面減少競爭對手。不過，為了方便與低版本Office程序用戶交流共享文件，新版本Office程序特意開發設計了一項新的功能名叫兼容模式功能，善于使用這項功能模式，我們可以輕松保證在新版本Office程序中所創建的文件，沒有包含任何之前版本Office所無法支持的功能。

例如，在使用Office 2007程序解決一些不同版本間的文檔遺留問題時，可以先啟動運行Office 2007程序，打開該程序的“開始”菜單，按下“Word選項”按鈕，彈出Word選項設置對話框。按下左側列表區域的“高級”標簽，彈出如圖3所示的高級標簽設置頁面，在“兼容性選項”位置處下可進行合適設置。

當嘗試將“設置此文檔版式，使其看似創建于”選項選擇為某個版本的程序時{程序默認提供了12個不同選項），就能確保新版本程序與對應版本保持兼容，同時我們還能選擇預置的選項組合。如果將“設置此文檔版式，使其看似創建于”選項選擇為“自定義”時，可以用來試驗和處理錯誤。在缺省狀態下，該選項被設置為了Office 2007，展開“版式選項”位置旁邊的“+”，還能對版式選項的具體設置進行自定義修改，確保新版本程序的某些特性與舊版本特性相互兼容。設置結束后，單擊“確定”按鈕保存設置操作。

一旦新版本Office程序工作在兼容模式狀態時，我們能從當前編輯窗口的文檔標題欄中看到“兼容模式”字眼。此外，在兼容模式狀態下，類似“SmartArt圖形”之類的所有非兼容功能將自動處于不可用狀態。相反地，我們只能使用指定低版本Office程序中具有的操作特性，這樣，我們通過新版本程序編輯的文檔格式才可以在低版本程序中進行編輯處理。當我們將Office新文件格式轉換成舊文件格式，或者是當我們將新版本程序設置成默認以舊文件格式保存，那么日后再次訪問舊文件格式時，新版本程序會自動以兼容模式啟動運行。endprint

修改系統鍵值

大家知道，即使我們采用手工設置方法，將新版本Office程序的默認文件保存格式設置成“Word 97-2003文檔”之類的低版本格式，但是此時打開鼠標右鍵菜單時，發現其中仍然只有Office 2007或Office 2010這些格式的新建命令，這么說來，我們還是無法通過新版本程序，快速創建適合低版本程序訪問的Office文檔。有鑒于此，我們可以通過修改系統注冊表相關鍵值的方法，來解決不同版本Office程序兼容性不好的問題，下面就是具體的操作步驟：

首先依次單擊“開始”|“運行”命令，從彈出的系統運行對話框中，輸入“regedit”命令并回車，切換到系統注冊表編輯界面，在該界面左側列表中，將鼠標定位到H KEY_CLASSES_ROOT＼.doc＼Word Document 8＼ShellNew節點上，要是找不到目標節點選項，不妨采用手工方法創建好對應節點選項，如圖4所不。

其次用鼠標右鍵單擊ShellNew節點，從彈出的右鍵菜單中依次選擇“新建”|“字符串值”命令，手工創建好一個新的字符串鍵值，并將該鍵值名稱設置為“FileName”，同時將其數值設置為“Winword8.doc”，最后刷新系統注冊表即可。

按照相同的操作步驟，依次展開HKEY CLASSES ROOT＼xls＼ExceI.Sheet.8＼ShellNew注冊表節點，要是無法找到該節點時，可以手工創建好，之后在對應該節點下，手工創建好“FileName”字符串鍵值，并將該鍵值數據設置為“exce18.doc”即可。同理，在HKEY_C LASS ES_ROOT＼pptkPowerPoint Show.8＼ShellNew注冊表節點下面，手工創建好“FileName”字符串鍵值，再將其數值設置為“PwrPnt8.ppt”即可。

完成上述設置操作后，再次打開鼠標右鍵菜單時，我們將從新建子菜單中看到“Microsoft Word 97-2003文檔”、“Microsoft Excel 97-2003工作表”、“Microsoft PowerPoint 97-2003”等命令選項，通過這些選項就能快速創建能兼容低版本程序的文檔文件了。

借助外力轉換

在局域網環境中與他人交流共享Office文檔文件時，如果對方用戶正在使用低版本Office程序，而他們又想讓自己編輯的文件內容以新文件格式保存時，以確保自己能享受到僅在新版本Office程序中才有的功能特性時，不妨從網上下載安裝Office 2007文件轉換器程序，該外力程序可以讓低版本Office程序的用戶保存成新的文件格式。該文件轉換器大小只有2.7 MB，可以免費從微軟官方網站上下載獲取到，它幾乎能在各種版本Windows系統的計算機上安裝運行。Office文件轉換器工具包是最新的轉換器工具包，并且是可用于Microsoft Office產品的唯一轉換器工具包，該Office文件轉換器工具包會安裝附加的文本轉換器和圖形（圖像）過濾器。

Office文件轉換器工具包既能從網上單獨下載，又能從Microsoft Office 2003 Resource Kit工具中提取。從http：//office microsoft.com/en-us/office-2003-resou rce-kit/office-converter-pac k-available-as-aseparate-download-HA001151363.aspx位置處就能輕易獲得Office文件轉換器工具包，按照默認設置就能成功將其安裝到計算機系統中。如果要從Office資源工具包中提取安裝時，可以先正常下載安裝Microsoft Office 2003資源工具包，安裝結束后Office文件轉換器工具會被自動拷貝到本地計算機硬盤中，之后進行下面的操作開始提取安裝：

首先依次單擊“開始”|“運行”命令，彈出系統運行對話框，輸入命令行代碼“X：＼Program Files＼ORKTools＼ORK11＼TOOLS＼Office Converter Pack＼OCONVPCK EXE”，其中“x”為裝有Microsoft Office 2003資源工具包的硬盤分區符號，單擊回車鍵后，彈出安裝向導對話框。其次點擊“是”按鈕，接受許可安裝協議，再按照默認設置完成其他的安裝操作，最后重新啟動計算機系統即可。日后，使用Office文件轉換器工具，可以對目標文檔文件執行批量轉換操作。

執行兼容檢查

為了確保低版本用戶能夠正常訪問高版本Office程序創建的文檔文件，我們可以先對新格式文件執行兼容性檢查，將所有在低版本Office程序中不能正常識別的特性或格式全部找出來。新版本的Office程序都自帶有兼容性檢查器，在使用該工具對當前編輯的文件執行兼容性檢查時，可以按照下面的操作來進行：

首先啟動運行新版本Office程序，打開該程序的“開始”菜單，依次選擇“準備”|“運行兼容性檢查器”命令，彈出如圖5所示的檢查對話框，在這里能清楚地判斷出究竟有哪些內容不能被低版本的Office程序正確識別，這些內容在低版本Office程序中可能無法被識別或編輯。將這些內容刪除掉，或者將特殊功能取消掉，就能保證低版本程序訪問該文檔文件了。endprint