始終如一 Excel序號輸入有高招

愚人

不怕排序 快速整理排序后的序號

在Excel中對已經做好排序的數(shù)據，在進行排序時經常會將序號變得混亂。對于這類數(shù)據的重新排序我們可以使用自動填充的方法快速重新填充序號。比如原來的數(shù)據排序發(fā)現(xiàn)序號紊亂，那么可以在原來的序號列輸入原來第一個序號（本例為“一”），接著按住鼠標下拉填充，填充類型選擇“填充序列”即可快速完成序號的填充（圖1）。

Excel自動填充可以很方便地輸入各種序號，比如對于重復星期的輸入，選中需要填充的單元格，點擊“開始→填充→列→日期→工作日”，這樣輸入“星期一”后進行填充即可。當然還可以進行填充等比、等差遞進的序列（圖2）。

無懼增刪 解決增減數(shù)據后斷層序號

對于已經排序好的數(shù)據，如果刪除其中一行或者多行數(shù)據，會導致原來的序號出現(xiàn)斷層。對于這種序號斷層的問題，可以借助SUBTOTAL函數(shù)自動排號。

這里以圖1的數(shù)據為例，在A2輸入公式“=SUBTOTAL（103，$B$2：B2）”并填充，可以看到填充后自動添加上1、2、3序號，不同的是這里的序號是會隨著工作表動態(tài)變化，比如刪除一列數(shù)據，則序號自動進行調整。同樣新增或者對數(shù)據進行排序，A列的序號也會動態(tài)進行調整（圖3）。

循環(huán)序號 輕松填寫

平時工作中一些數(shù)據需要使用重復序號，如果需要填充的序號較多，手工填寫費時費力且容易出錯。對于這類序號可以借助MOD函數(shù)和ROW函數(shù)制作循環(huán)序號。比如需要輸入每個年段的班級序號，只要在B2輸入公式“=MOD（ROW（3：3），3）+1”并向下填充即可。如果要重復輸入1→5，則將其中參數(shù)“3”更改為“5”即可（圖4）。

Excel中輸入循環(huán)序列的函數(shù)還有許多，如要輸入類似1，1，1、2，2，2循環(huán)序號，則可以使用INT和ROW函數(shù)。比如在B2輸入公式“=INT（ROW（3：3）/3）”并填充即可獲得類似的循環(huán)序列（圖5）。

超長序號 連接輸入

日常工作中很多公司的產品都會使用自己企業(yè)的零件代碼編號，比如類似5942036562636101、5942036562636102，前綴5942036562636是公司內部代碼，表示子公司、部門等代碼，101為起始序號。由于這些代碼超過15位數(shù)字，在Excel中默認會使用科學計數(shù)法表示（無法顯示完整序號也無法自動填充），如果使用文本模式自動填充只能復制文本（圖6）。對于這類超長的代碼序號，可以將代碼分段，然后使用連接符號輸入。

首先在A2輸入前綴代碼，并將單元格的格式設置為“數(shù)值”（小數(shù)點0位）并向下填充，在B2輸入101并填充，接著在C2輸入“=A2&B2”，這樣C列就會自動輸入上述超長序號。當然如果你的序號是更長的數(shù)字，可以使用多列輸入，然后再進行連接即可（圖7）。

空行不編號 生成有數(shù)據的連續(xù)序號

日常的數(shù)據中為了美觀，很多數(shù)據都會人為增加一些空行進行隔斷。默認情況下自動填充會為這些空行添加序號，造成序號紊亂?，F(xiàn)在可以借助IF函數(shù)生成有數(shù)據的連續(xù)序號，空行自動留空。

在D1輸入公式“=IF（B1<>""，COUNTA（$B$1：B 1），""）”，這里使用<>對B1單元格數(shù)值進行判定，如果B1≠空，則D1等于B列B1開始向下累加至相應行的非空數(shù)據數(shù)量值，否則為空。這樣只要B列的數(shù)值是空值（空單元格），那么序號就留空，從而實現(xiàn)空行不編號（圖8）。

當然由于這里是使用IF嵌套Count函數(shù)對單元格進行判定，同樣也可以根據B列數(shù)據的變化進行動態(tài)調整。比如在B列添加或者刪除數(shù)據，那么對應的A列序號也會智能進行序號的增減，大家可以在A1輸入公式后預先填充，這樣B列數(shù)據變化后可以自動進行序號的調整。