如何做好《設(shè)備管理體系 要求》的準備工作

如何做好《設(shè)備管理體系 要求》的準備工作

《設(shè)備管理體系 要求》(T/CAPE 10001-2017)的第三方評價工作由中國設(shè)備管理協(xié)會標準化工作辦公室歸口管理.在第三方評價的過程中,評價師既要走訪現(xiàn)場,也要查閱文件,并以此為依據(jù)判斷組織的管理是否符合《設(shè)備管理體系 要求》.建立完備的文件體系,對于組織的設(shè)備管理體系的推進和評價至關(guān)重要.

文件體系如何搭建

文件體系的完整性

文件體系首先是要素完備,設(shè)備管理體系的各要素均需要在文件體系中體現(xiàn).體系的要素如下圖所示.

文件體系的一致性

組織與設(shè)備相關(guān)的所有的管理體系都要與《設(shè)備管理體系 要求》對標.組織需要明確,設(shè)備管理要體現(xiàn)全員、全部門、全過程、全系統(tǒng)的特點.因此,有必要審核組織的各個管理體系,包括:財務(wù)管理體系、采購管理體系、質(zhì)量管理體系、GMP體系、安全管理體系等,確保它們符合標準的要求.例如,如果組織的采購制度的原則是"低價中標",這就不符合標準中追求"設(shè)備全壽命周期價值最大化"的原則.

組織各管理體系之間的內(nèi)容要保持一致.例如:設(shè)備管理體系中,關(guān)于設(shè)備盤點、資產(chǎn)價值管理等內(nèi)容,要與財務(wù)管理體系中的相關(guān)內(nèi)容保持一致.

設(shè)備管理體系內(nèi)部的各文件也需要保持一致.例如:程序文件與作業(yè)指導(dǎo)書的要求不能互相矛盾.

文件體系的金字塔結(jié)構(gòu)

要素完備的文件還需要以合理的結(jié)構(gòu)組合在一起,形成互相支撐、有機聯(lián)系的整體.金字塔結(jié)構(gòu)是搭建文件體系中最常見的一種方式.設(shè)備管理體系文件的金字塔結(jié)構(gòu)如下圖所示:

組織須圍繞著方針和目標制定管理手冊,通過程序文件對手冊的流程規(guī)范進行詳細說明;通過作業(yè)文件來具體指導(dǎo)需要細化的專業(yè)化的操作;通過規(guī)范的管理記錄,來記錄設(shè)備管理的過程和結(jié)果.

實際上,文件體系的金字塔層級和組織的規(guī)模有關(guān)系.對于規(guī)模比較小、設(shè)備比較簡單、設(shè)備數(shù)量比較少的組織,層級可以比較少;而對于大型的集團公司、設(shè)備復(fù)雜、資產(chǎn)密集的組織,層級可以適當增加.這樣既可以明確各管理層級的設(shè)備管理權(quán)責,也有助于體系的有效落地執(zhí)行.

各管理要素如何在文件體系中體現(xiàn)

設(shè)備管理方針

設(shè)備管理方針是設(shè)備管理體系頂層設(shè)計的核心,應(yīng)該在組織的最高層級的設(shè)備管理文件中體現(xiàn),如《設(shè)備管理手冊》或同等層級的文件.設(shè)備管理方針應(yīng)體現(xiàn)出持續(xù)改進的承諾,并把全員和規(guī)范的理念融入設(shè)備全壽命周期管理的過程.

設(shè)備管理目標

文件體系既要體現(xiàn)目標設(shè)定的標準,又要體現(xiàn)目標管理的過程.

在目標設(shè)定的標準方面,要確保選定的設(shè)備關(guān)鍵績效指標適用于衡量設(shè)備管理水平進步的重要指針.目標的設(shè)定要有依據(jù)和針對性,既要體現(xiàn)具體、可度量的原則,又要符合組織實際,既具有可達性,又具有挑戰(zhàn)性.

在目標管理的過程上,一是體現(xiàn)目標管理機制.有制度明確如何通過目標分解,把組織發(fā)展目標逐層分解落實到各個崗位,并展開到所涉及的相關(guān)職能機構(gòu)和層次,逐層分解并受控.二是目標能有效溝通與展示.全員能關(guān)注、了解和熟悉指標設(shè)定的目的、達成的方式及相關(guān)要素.三是利用各種有效方式,展示指標的趨勢變化和階段性目標的達成狀況,并定期更新,確保目標達成的狀況能傳遞給相關(guān)人員.

體系推進計劃

在《設(shè)備管理手冊》或同層級的文件中,要明確體系推進的方向.

在管理記錄中要體現(xiàn):

一是組織策劃了設(shè)備管理體系優(yōu)化方案.

二是組織對策劃的展開.

三是制定體系推進工作計劃.組織應(yīng)編制設(shè)備管理工作計劃:涵蓋工廠級的設(shè)備管理體系整體推進總計劃(框架計劃);車間級的體系模塊推進或設(shè)備管理提升方案,班組級的體系落地及指標達成措施,并形成工作閉環(huán).

完善設(shè)備管理組織機構(gòu)并明確職責

在組織的相關(guān)文件中,要明確設(shè)備管理組織架構(gòu).例如:繪制組織機構(gòu)圖、制定配員標準.

在組織的相關(guān)文件中,要明確機構(gòu)職責.分工明確,全面覆蓋設(shè)備全壽命周期管理;組織應(yīng)建立或優(yōu)化有效的績效評價和薪酬激勵機制(例如:薪酬標準高于同級別的其他崗位),吸引有能力的員工從事設(shè)備管理工作.

制度文件

組織應(yīng)建立或優(yōu)化設(shè)備全壽命周期管理所需的制度,將主要工作納入流程管理,流程業(yè)務(wù)的接口設(shè)計應(yīng)合理,形成閉環(huán).

設(shè)備管理體系文件包括如下:

一是公司級的設(shè)備管理手冊,內(nèi)容涵蓋公司級的設(shè)備管理工作方針和目標,以及設(shè)備全壽命周期各階段的管理要求,以及檢查和績效考核機制,體現(xiàn)管理閉環(huán);

二是公司級(工廠級)的設(shè)備管理程序、制度(車間級視需要形成對應(yīng)的實施細則);

三是組織為確保設(shè)備管理體系進行有效的策劃、運行和控制,在基層建立所要求的記錄表單;

四是依據(jù)設(shè)備類別和重要程度,編制各類技術(shù)標準和作業(yè)規(guī)程;

五是依照各崗位編制作業(yè)指導(dǎo)書.

支持

《設(shè)備管理體系 要求》強調(diào)設(shè)備管理需要全員支持.在組織的管理文件和管理記錄中,要體現(xiàn)出所需要的各種支持,包括:發(fā)展支持、財務(wù)支持、配置支持、人才支持、技術(shù)支持、物流支持和信息支持等.

在多數(shù)企業(yè)中,體現(xiàn)上述支持的文件往往不是由設(shè)備管理部門牽頭編寫,因此需要對相關(guān)文件仔細研究,必要時進行修訂和完善,使之符合《設(shè)備管理體系 要求》.重點包括:

一是知識管理機制:組織建立有效機制,創(chuàng)造、收集、整理和提煉內(nèi)外部知識,通過在組織內(nèi)傳播和分享知識,支持組織目標的實現(xiàn);

二是教育培訓(xùn)體系:設(shè)計多維度綜合協(xié)調(diào)的員工培訓(xùn)和技能提升機制,不斷強化設(shè)備運行和維修人員的能力,促進員工與組織的共成長;

三是現(xiàn)場6S管理:組織應(yīng)積極開展以整理、整頓、清掃、清潔、安全、素養(yǎng)為中心的現(xiàn)場管理活動;

四是可視化和定置化管理:組織應(yīng)在管理過程中有意識地應(yīng)用可視化和定置化管理工具,強化管理的可視性和直觀性;

五是清除六源活動:組織應(yīng)建立清除六源活動的管理要求和流程閉環(huán),以培養(yǎng)員工的問題意識和從分析源頭到解決現(xiàn)場問題的能力;

六是全員改善活動:組織應(yīng)建立全員改善活動的管理要求和流程,開展多種形式的全員改善活動.

檢查和績效評估

《設(shè)備管理體系 要求》強調(diào)設(shè)備的閉環(huán)管理原則,在《設(shè)備管理手冊》中要明確該原則外,在管理記錄中加以體現(xiàn)組織有計劃地開展了如下管理活動,包括:績效監(jiān)測、內(nèi)部檢查、管理評審、糾正和預(yù)防措施等.

體系實施與運行的相關(guān)文件要求

設(shè)備的前期管理與基礎(chǔ)管理

組織的《前期管理制度》或者類似文件,要充分體現(xiàn)追求"全壽命周期價值"最大化的原則,建立完善可操作的管理制度.內(nèi)容包括設(shè)備規(guī)劃、設(shè)備選型與技術(shù)交流、設(shè)備招標投標與合同簽訂、設(shè)備監(jiān)造和監(jiān)理、設(shè)備安裝調(diào)試及驗收(設(shè)備驗證)、設(shè)備運行初期管理等.并建立機制,持續(xù)關(guān)注和優(yōu)化設(shè)備資產(chǎn)的投資回報.

組織的《前期基礎(chǔ)制度》或者類似文件要包括如下要素:

夯實設(shè)備基礎(chǔ)管理,將設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、設(shè)備運行數(shù)據(jù)等設(shè)備信息資源納入管理;

根據(jù)重要程度對設(shè)備進行分級管理;

建立完整的固定資產(chǎn)管理制度,確保設(shè)備資產(chǎn)實物各環(huán)節(jié)的管理要求得到有效執(zhí)行(包括:購置、驗收、入賬、使用、調(diào)撥、移轉(zhuǎn)、出租、出售、托管、閑置、封存、報廢等).

設(shè)備的運維管理

相關(guān)文件中,例如:在設(shè)備操作人員的崗位說明、《自主維護管理制度》以及《安全操作、清掃、點檢、潤滑作業(yè)指導(dǎo)書》中,要體現(xiàn)出標準對設(shè)備運維管理的要素.包括:

完善崗位責任制和交接班制度,確保設(shè)備的正確使用和操作;

建立設(shè)備的維護管理制度,明確設(shè)備維護工作分工,確保責任人能有效開展設(shè)備清潔、日常檢查和基礎(chǔ)保養(yǎng)等工作;

對設(shè)備潤滑全過程進行管理,提升潤滑管理的績效;

制定設(shè)備點檢管理辦法,明確管理要求,定期總結(jié)和改進,建立持續(xù)改善的閉環(huán)機制;

制定設(shè)備狀態(tài)監(jiān)測與狀態(tài)維修的管理制度和流程.

設(shè)備的維修和故障管理

在相關(guān)文件中,以《設(shè)備維修管理制度》為例,要體現(xiàn)出標準對設(shè)備維修管理的要素.包括:

維修模式和維修策略:確定符合組織需要的維修模式;依據(jù)維修模式、設(shè)備的重要程度、劣化特性等確定設(shè)備的維修策略,加強維修計劃管理和過程控制,定期對維修記錄進行統(tǒng)計和分析;

維修規(guī)程:組織應(yīng)制定合理的維修工作流程和管理要求,編制維修規(guī)程(維修技術(shù)標準),指導(dǎo)維修作業(yè)有序進行;

維修費用管理:合理編制維修費用預(yù)算,控制預(yù)算達成.

在相關(guān)文件中,以《設(shè)備故障管理制度》為例,要體現(xiàn)出標準對設(shè)備故障管理的要素.包括:

故障等級分類:組織應(yīng)建立設(shè)備故障等級的分類原則;

故障管理閉環(huán):組織應(yīng)通過統(tǒng)計分析故障(事故)數(shù)據(jù),識別故障(事故)管理的重點,策劃管理工作方向,形成故障管理閉環(huán).

設(shè)備備件管理

設(shè)備備件的管理往往是一種跨部門的管理.例如:設(shè)備科提出備件計劃,采購部負責購買,倉儲部負責備件倉庫的管理,所以要進行跨部門的合作,必要時修訂和完善相關(guān)文件,使備件管理符合標準的要求.包括:建立備件管理制度,追求用最少的備件資金和合理的庫存儲備來保證設(shè)備維修的需要;優(yōu)化備件計劃管理、采購管理和庫存管理表現(xiàn),探索備件社會化協(xié)作模式,加強備件的循環(huán)利用和修舊利廢,提升備件的經(jīng)濟管理水平.

設(shè)備更新與改造

設(shè)備更新與改造應(yīng)符合標準追求"設(shè)備全壽命周期價值"最大化的原則,及"風險控制"原則,在相關(guān)文件中要體現(xiàn):

在設(shè)備技術(shù)評價的基礎(chǔ)上,開展設(shè)備的更新和技術(shù)改造工作.在進行相關(guān)決策時,要考慮設(shè)備的技術(shù)壽命和經(jīng)濟壽命;

推動設(shè)備節(jié)能降耗,開展再制造和綠色維修工作;

規(guī)范設(shè)備變更的閉環(huán)管理,包括風險評價、變更申請、變更實施、變更驗收等過程;

強化特種設(shè)備及專用設(shè)備的管理.

設(shè)備管理信息化與智能維護

在管理文件和管理記錄中,要體現(xiàn)組織重視設(shè)備管理信息化與積極探索智能維護.

設(shè)備服務(wù)社會化

在管理文件和管理記錄中,要體現(xiàn)組織充分利用社會化資源,以及借助內(nèi)外部專家資源,解決專項疑難雜癥.

為了更好地幫助企業(yè)準備《設(shè)備管理體系 要求》所對應(yīng)的文件資料,在《設(shè)備管理體系 應(yīng)用指南》(T/CAPE 10002-2017)附件中,專門編制了一覽表,以指導(dǎo)企業(yè)進行相應(yīng)文件的優(yōu)化和梳理.

準備《設(shè)備管理體系 要求》所對應(yīng)的文件,并不復(fù)雜.只要我們認真把握標準要求的精神,開展深入細致的工作,就一定能做好.也一定能通過設(shè)備管理水平的提升,為"加快建設(shè)制造業(yè)強國,加快發(fā)展先進制造業(yè)"貢獻力量!

(中國設(shè)備管理協(xié)會標準化工作辦公室供稿)