自動化辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

徐 森，曹麗麗,2，徐秀芳

（1. 鹽城工學(xué)院 信息工程學(xué)院，江蘇 鹽城 224051；2. 江蘇省鹽城中學(xué) 信息技術(shù)教研組，江蘇 鹽城 224005）

自動化辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

徐 森1，曹麗麗1,2，徐秀芳1

（1. 鹽城工學(xué)院 信息工程學(xué)院，江蘇 鹽城 224051；2. 江蘇省鹽城中學(xué) 信息技術(shù)教研組，江蘇 鹽城 224005）

當(dāng)前，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在快速發(fā)展，但許多企業(yè)在接收和處理信息方面依然比較緩慢。自動化辦公系統(tǒng)是針對當(dāng)前這一現(xiàn)實要求提出的可行有效的方案。系統(tǒng)實現(xiàn)了登錄、日程安排、公文、請假外出、公告、個人信息、消息和用戶管理八個模塊功能。各模塊之間協(xié)同工作，很好的實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公的過程，不僅提高了企業(yè)的辦事效率、減少了人員工作量，而且提高了企業(yè)內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理。

自動化辦公；PHP；MySQL；瀏覽器/服務(wù)器

0 引言

當(dāng)前，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在快速發(fā)展，但許多企業(yè)在接收和處理信息方面依然比較緩慢。過去的辦公模式和處理信息的方法，不能達(dá)到信息快速、準(zhǔn)確的處理要求，不足夠讓企業(yè)在眾多競爭者中脫穎而出，因此建立一個集成化的網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境已經(jīng)被越來越多的企業(yè)所重視[1-10]。

現(xiàn)階段，企業(yè)在發(fā)展中要面對的首要問題就是從過去的辦公方式向自動化辦公方式轉(zhuǎn)變，從而來提高信息處理速度，提高企業(yè)的辦事效率，來應(yīng)對競爭激烈的市場。自動化辦公系統(tǒng)可以和一個企業(yè)的業(yè)務(wù)緊密相連，實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息交流、共享和流轉(zhuǎn)處理，實現(xiàn)文件運轉(zhuǎn)全面電子化；提高了辦公效率、減少了員工工作量；實現(xiàn)了電子留痕、網(wǎng)上跟蹤、即辦即歸檔、方便查詢，通過電子化記錄，使得一些統(tǒng)計、分類工作更加可行、方便，從而使企業(yè)更具競爭力。

1 系統(tǒng)分析

本系統(tǒng)主要實現(xiàn)的功能模塊如下：（1）系統(tǒng)登錄模塊；（2）日程安排模塊；（3）公文管理模塊；（4）請假管理模塊；（5）公告管理模塊；（6）個人信息管理模塊；（7）消息管理模塊；（8）用戶管理模塊。用戶管理模塊包括員工登記管理及用戶權(quán)限分配。

系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程圖如圖1所示：用戶輸入賬號和密碼登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)對輸入的賬號和密碼進(jìn)行驗證，賬號和密碼都正確則跳轉(zhuǎn)至主頁，否則給出提示“賬號或密碼不正確”，重新跳轉(zhuǎn)回到登錄界面。進(jìn)入首頁界面后，可以進(jìn)行日程、公文、請假、公告、個人和消息的管理。如果是管理員身份，還有部門、員工、權(quán)限和系統(tǒng)的管理。

圖1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖Fig.1 System business process diagram

2 系統(tǒng)設(shè)計

2.1 系統(tǒng)功能設(shè)計

本系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖Fig.2 System function structure diagram

2.2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

根據(jù)對系統(tǒng)各功能所做的用戶需求分析和模塊設(shè)計，規(guī)劃出在本系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)庫實體分別為日程安排、發(fā)文、收文、公告、員工和權(quán)限共6個實體。現(xiàn)逐一對各個實體進(jìn)行詳細(xì)的介紹說明：（1）日程安排實體。日程安排實體里面主要保存了包括編號、標(biāo)題、內(nèi)容、地點、參與人員、開始日期、結(jié)束日期這7個屬性，編號作為實體里面的唯一主鍵。（2）發(fā)文實體。發(fā)文實體是用來儲存發(fā)文內(nèi)容的主要信息。發(fā)文實體主要保存編號、發(fā)文字號、標(biāo)題、附件、關(guān)聯(lián)附件、發(fā)文單位、辦理期限、主送、創(chuàng)建時間、更新時間10個屬性。編號作為唯一主鍵。（3）收文實體。收文實體是用來儲存收文內(nèi)容的主要信息。收文實體里面主要保存了包括編號、收文日期、來文單位、擬辦日期、正文附件、關(guān)聯(lián)附件、文件名、擬辦意見、創(chuàng)建時間、更新時間這10個屬性。編號作為該實體里面的唯一主鍵。（4）公告實體。公告實體是用來儲存公告內(nèi)容的主要信息。公告實體主要保存了編號、公告編號、標(biāo)題、內(nèi)容、用戶名稱、創(chuàng)建時間、附件7個實體。編號作為唯一主鍵。（5）員工實體。員工實體是系統(tǒng)的直接使用者，儲存了員工登記的主要信息。員工實體包括了編號、員工代碼、員工姓名、密碼、部門、職位、職級、性別、生日、郵箱、負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)、辦公室電話、移動電話13個屬性。編號作為唯一主鍵。（6）權(quán)限實體。權(quán)限實體包括編號、名稱、備注、創(chuàng)建時間、更新時間5個屬性。編號作為唯一主鍵。

2.3 系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計

系統(tǒng)登錄模塊主要使用判斷語句，將用戶登錄時輸入的賬號和密碼與員工登記表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，如果賬號、密碼正確則跳轉(zhuǎn)至主頁，否則系統(tǒng)將提示錯誤并返回登錄界面，用戶將不能進(jìn)入此系統(tǒng)。這種登錄方式保證了系統(tǒng)的安全性。

日程安排可以實現(xiàn)用戶對日程的制定和查詢。有三種日程查看方式，包括按周查看，按月查看和直接查看所有日程。按月查詢將整月的日程呈現(xiàn)在日歷上；按周查看方便用戶查看近期的日程；直接查看一項將所有制定的日程安排都羅列出來，如果需要查看特定的日程，可以通過搜索直接查看。用戶可以自己新建日程安排，按所給要求填寫好標(biāo)題、開始時間、地點、參與人員和正文內(nèi)容，最后點擊保存即可。

公文管理模塊是用于處理企業(yè)日常工作中的一系列公文，這個功能主要通過收文發(fā)文功能來實現(xiàn)。用戶登陸系統(tǒng)，收發(fā)管理、審核公文，實現(xiàn)不同的公文流轉(zhuǎn)。用戶可以進(jìn)行發(fā)文擬稿，查看已經(jīng)提交的發(fā)文和被退回的發(fā)文。收文功能下可以查看所有收到的公文，并分類待閱示和已閱示，待辦理和已辦結(jié)的公文，待審核和已審核，待指派和已指派的公文。

發(fā)文需要員工進(jìn)行發(fā)文擬稿，輸入主送類別、發(fā)文單位、標(biāo)題、主送、附件、協(xié)辦部門等信息，點擊提交，發(fā)文會提交給上級領(lǐng)導(dǎo)。上級領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文一欄待審核的發(fā)文中可以看到員工提交的發(fā)文稿，輸入審批意見，點擊提交，審批表會提交到主要領(lǐng)導(dǎo)人那邊進(jìn)行再次審核。審批完成的發(fā)文直接打印或者根據(jù)發(fā)文內(nèi)容執(zhí)行計劃。若用戶提交的發(fā)文有問題或填寫有誤，則領(lǐng)導(dǎo)在審批時會選擇退回，被退回的發(fā)文會回到提交用戶那邊，用戶可以在被退回的發(fā)文一項進(jìn)行查看，修改后點擊重新提交，再次進(jìn)行審批。

具有收文登記權(quán)限的用戶登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入收文模塊，呈現(xiàn)給用戶的是一個屬于該用戶的收文列表。選擇收文登記，輸入文種、文件名、擬辦意見、辦理/收閱部門、附件等信息，點擊提交，收文會提交給上級領(lǐng)導(dǎo)。上級領(lǐng)導(dǎo)在收文一欄待審核的發(fā)文中可以看到員工提交的發(fā)文稿，輸入審批意見，點擊提交，審批表會提交到主要領(lǐng)導(dǎo)人那邊進(jìn)行再次審核。

請假管理模塊主要是提供給員工使用的請假流程。員工撰寫公文，填寫好主要內(nèi)容，內(nèi)容有標(biāo)題、開始時間、臨時代理人、類型、請假多少天、結(jié)束時間、請假事由和附件。填完信息后點擊提交，由部門領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后請假完成。

公告管理模塊用于公司內(nèi)部和外部一些重要信息的通知。由管理員負(fù)責(zé)管理，公司員工和領(lǐng)導(dǎo)可以搜索和查詢。在公告管理中，有新建公告、公告查詢、外部公告和內(nèi)部事務(wù)。用戶在新建公告時，選擇發(fā)布外部公告或者內(nèi)部事務(wù)，然后填寫好公告內(nèi)容包括標(biāo)題、附件等。用戶可以對正文內(nèi)容的文字進(jìn)行編輯，改變字體、顏色或樣式。

管理員發(fā)出的公告，可以查看已簽收人員，對有錯誤的公告可以進(jìn)行修改，不需要的公告可以進(jìn)行刪除。當(dāng)公告發(fā)布的比較多一時間來不及看，但需要首先看一個公告時，用戶可以根據(jù)公告的詳細(xì)信息進(jìn)行高級搜索，這樣可以節(jié)省不少查找時間。

在消息管理模塊下，用戶可以查看其他用戶發(fā)來的消息，可以進(jìn)行回復(fù)或刪除操作。用戶可以新建消息，輸入收信人、正文內(nèi)容或添加附件進(jìn)行消息的發(fā)送。

個人信息管理模塊主要是用戶個人的一些基本操作，主要包括個人日程的制定和查詢、記錄和查看代辦事項、添加和查看聯(lián)系人、個人資料的修改、密碼修改五個子功能。

3 系統(tǒng)測試

系統(tǒng)在整個開發(fā)過程中進(jìn)行了多方面測試，包括白盒測試，從程序內(nèi)部檢查系統(tǒng)的各個需求是否實現(xiàn)，并進(jìn)行了單元測試，對系統(tǒng)進(jìn)行分組測試以及聯(lián)調(diào)。系統(tǒng)開發(fā)完成后，利用墨盒測試法進(jìn)行了集成測試。最后，對系統(tǒng)進(jìn)行了性能測試和壓力測試，以確保系統(tǒng)能夠正常的運行。目前，系統(tǒng)經(jīng)測試后，運行穩(wěn)定，情況良好。

4 結(jié)束語

自動化辦公系統(tǒng)可以應(yīng)用于各種中小型企業(yè)或單位，方便了企業(yè)內(nèi)部信息的傳遞、交流和共享，保證了企業(yè)內(nèi)獲取數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性，企業(yè)內(nèi)部員工可以遠(yuǎn)程辦公，不受地域的限制。該自動化辦公系統(tǒng)完成了登錄管理、日程管理、公文管理、請假管理、公告管理、個人信息管理、消息管理和用戶管理八大功能模塊。包括公文的收發(fā)、審核；日程的制定、查詢；個人信息的修改、查詢；用戶的添加、修改和刪除、用戶的權(quán)限分配等。各模塊之間協(xié)同工作，很好的實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公的過程，提高了企業(yè)內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理，節(jié)省了許多業(yè)務(wù)辦理的時間，減少了人員工作量，提高了員工的工作效率。該系統(tǒng)操作簡單，具有較好的穩(wěn)定性，但是仍然有一些不足之處，今后還要繼續(xù)完善。隨著信息技術(shù)的發(fā)展更新，必將實現(xiàn)更多的實用功能，為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

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Research and Design of Office Automation System

XU Sen1, CAO Li-li1,2, XU Xiu-fang1
(1. School of Information Engineering, Yancheng Institute of Technology, Yancheng Jiangsu 224051, China;2. Jiangsu Province Yancheng Middle School, Yancheng Jiangsu 224005)

At present, information technology and Internet technology develop rapidly, but many companies in the reception and processing of information are still relatively slow. Office automation system is a feasible and effective solution to the current requirements of this reality. Achieve login, schedule management, document management, leave management, announcement management, System to achieve the login, schedule, documents, leave to go out, announcements, personal information, information and user management functions of the eight modules.The modules work together very good realization of the office network, not only improve the company′s efficiency,reduce staff workload, but also improve the enterprise internal information exchange, sharing and transfer.

: Real estate information supermarket; B/S; Sales; Tenement

TP391.41

A

10.3969/j.issn.1003-6970.2017.10.008

本文著錄格式：徐森，曹麗麗，徐秀芳. 自動化辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J]. 軟件，2017，38（10）：47-49

國家自然科學(xué)基金(61105057)；江蘇省政策引導(dǎo)類計劃(產(chǎn)學(xué)研合作)-前瞻性聯(lián)合研究資助項目(BY2016065-01)

徐森(1983-)，男，博士，副教授，研究方向：智能信息處理、數(shù)據(jù)挖掘。

曹麗麗，女，江蘇省鹽城中學(xué)教師，研究方向：智能信息處理。