自動化辦公系統的設計與實現

徐 森，曹麗麗,2，徐秀芳

（1. 鹽城工學院 信息工程學院，江蘇 鹽城 224051；2. 江蘇省鹽城中學 信息技術教研組，江蘇 鹽城 224005）

自動化辦公系統的設計與實現

徐 森1，曹麗麗1,2，徐秀芳1

（1. 鹽城工學院 信息工程學院，江蘇 鹽城 224051；2. 江蘇省鹽城中學 信息技術教研組，江蘇 鹽城 224005）

當前，信息技術和互聯網技術在快速發展，但許多企業在接收和處理信息方面依然比較緩慢。自動化辦公系統是針對當前這一現實要求提出的可行有效的方案。系統實現了登錄、日程安排、公文、請假外出、公告、個人信息、消息和用戶管理八個模塊功能。各模塊之間協同工作，很好的實現了網絡化辦公的過程，不僅提高了企業的辦事效率、減少了人員工作量，而且提高了企業內部信息交流、共享、流轉處理。

自動化辦公；PHP；MySQL；瀏覽器/服務器

0 引言

當前，信息技術和互聯網技術在快速發展，但許多企業在接收和處理信息方面依然比較緩慢。過去的辦公模式和處理信息的方法，不能達到信息快速、準確的處理要求，不足夠讓企業在眾多競爭者中脫穎而出，因此建立一個集成化的網絡辦公環境已經被越來越多的企業所重視[1-10]。

現階段，企業在發展中要面對的首要問題就是從過去的辦公方式向自動化辦公方式轉變，從而來提高信息處理速度，提高企業的辦事效率，來應對競爭激烈的市場。自動化辦公系統可以和一個企業的業務緊密相連，實現了企業內部信息交流、共享和流轉處理，實現文件運轉全面電子化；提高了辦公效率、減少了員工工作量；實現了電子留痕、網上跟蹤、即辦即歸檔、方便查詢，通過電子化記錄，使得一些統計、分類工作更加可行、方便，從而使企業更具競爭力。

1 系統分析

本系統主要實現的功能模塊如下：（1）系統登錄模塊；（2）日程安排模塊；（3）公文管理模塊；（4）請假管理模塊；（5）公告管理模塊；（6）個人信息管理模塊；（7）消息管理模塊；（8）用戶管理模塊。用戶管理模塊包括員工登記管理及用戶權限分配。

系統的業務流程圖如圖1所示：用戶輸入賬號和密碼登錄系統，系統對輸入的賬號和密碼進行驗證，賬號和密碼都正確則跳轉至主頁，否則給出提示“賬號或密碼不正確”，重新跳轉回到登錄界面。進入首頁界面后，可以進行日程、公文、請假、公告、個人和消息的管理。如果是管理員身份，還有部門、員工、權限和系統的管理。

圖1 系統業務流程圖Fig.1 System business process diagram

2 系統設計

2.1 系統功能設計

本系統功能結構圖如圖2所示。

圖2 系統功能結構圖Fig.2 System function structure diagram

2.2 數據庫設計

根據對系統各功能所做的用戶需求分析和模塊設計，規劃出在本系統中使用的數據庫實體分別為日程安排、發文、收文、公告、員工和權限共6個實體。現逐一對各個實體進行詳細的介紹說明：（1）日程安排實體。日程安排實體里面主要保存了包括編號、標題、內容、地點、參與人員、開始日期、結束日期這7個屬性，編號作為實體里面的唯一主鍵。（2）發文實體。發文實體是用來儲存發文內容的主要信息。發文實體主要保存編號、發文字號、標題、附件、關聯附件、發文單位、辦理期限、主送、創建時間、更新時間10個屬性。編號作為唯一主鍵。（3）收文實體。收文實體是用來儲存收文內容的主要信息。收文實體里面主要保存了包括編號、收文日期、來文單位、擬辦日期、正文附件、關聯附件、文件名、擬辦意見、創建時間、更新時間這10個屬性。編號作為該實體里面的唯一主鍵。（4）公告實體。公告實體是用來儲存公告內容的主要信息。公告實體主要保存了編號、公告編號、標題、內容、用戶名稱、創建時間、附件7個實體。編號作為唯一主鍵。（5）員工實體。員工實體是系統的直接使用者，儲存了員工登記的主要信息。員工實體包括了編號、員工代碼、員工姓名、密碼、部門、職位、職級、性別、生日、郵箱、負責業務、辦公室電話、移動電話13個屬性。編號作為唯一主鍵。（6）權限實體。權限實體包括編號、名稱、備注、創建時間、更新時間5個屬性。編號作為唯一主鍵。

2.3 系統詳細設計

系統登錄模塊主要使用判斷語句，將用戶登錄時輸入的賬號和密碼與員工登記表中的數據進行比較，如果賬號、密碼正確則跳轉至主頁，否則系統將提示錯誤并返回登錄界面，用戶將不能進入此系統。這種登錄方式保證了系統的安全性。

日程安排可以實現用戶對日程的制定和查詢。有三種日程查看方式，包括按周查看，按月查看和直接查看所有日程。按月查詢將整月的日程呈現在日歷上；按周查看方便用戶查看近期的日程；直接查看一項將所有制定的日程安排都羅列出來，如果需要查看特定的日程，可以通過搜索直接查看。用戶可以自己新建日程安排，按所給要求填寫好標題、開始時間、地點、參與人員和正文內容，最后點擊保存即可。

公文管理模塊是用于處理企業日常工作中的一系列公文，這個功能主要通過收文發文功能來實現。用戶登陸系統，收發管理、審核公文，實現不同的公文流轉。用戶可以進行發文擬稿，查看已經提交的發文和被退回的發文。收文功能下可以查看所有收到的公文，并分類待閱示和已閱示，待辦理和已辦結的公文，待審核和已審核，待指派和已指派的公文。

發文需要員工進行發文擬稿，輸入主送類別、發文單位、標題、主送、附件、協辦部門等信息，點擊提交，發文會提交給上級領導。上級領導在發文一欄待審核的發文中可以看到員工提交的發文稿，輸入審批意見，點擊提交，審批表會提交到主要領導人那邊進行再次審核。審批完成的發文直接打印或者根據發文內容執行計劃。若用戶提交的發文有問題或填寫有誤，則領導在審批時會選擇退回，被退回的發文會回到提交用戶那邊，用戶可以在被退回的發文一項進行查看，修改后點擊重新提交，再次進行審批。

具有收文登記權限的用戶登錄系統后，進入收文模塊，呈現給用戶的是一個屬于該用戶的收文列表。選擇收文登記，輸入文種、文件名、擬辦意見、辦理/收閱部門、附件等信息，點擊提交，收文會提交給上級領導。上級領導在收文一欄待審核的發文中可以看到員工提交的發文稿，輸入審批意見，點擊提交，審批表會提交到主要領導人那邊進行再次審核。

請假管理模塊主要是提供給員工使用的請假流程。員工撰寫公文，填寫好主要內容，內容有標題、開始時間、臨時代理人、類型、請假多少天、結束時間、請假事由和附件。填完信息后點擊提交，由部門領導審批，領導批準后請假完成。

公告管理模塊用于公司內部和外部一些重要信息的通知。由管理員負責管理，公司員工和領導可以搜索和查詢。在公告管理中，有新建公告、公告查詢、外部公告和內部事務。用戶在新建公告時，選擇發布外部公告或者內部事務，然后填寫好公告內容包括標題、附件等。用戶可以對正文內容的文字進行編輯，改變字體、顏色或樣式。

管理員發出的公告，可以查看已簽收人員，對有錯誤的公告可以進行修改，不需要的公告可以進行刪除。當公告發布的比較多一時間來不及看，但需要首先看一個公告時，用戶可以根據公告的詳細信息進行高級搜索，這樣可以節省不少查找時間。

在消息管理模塊下，用戶可以查看其他用戶發來的消息，可以進行回復或刪除操作。用戶可以新建消息，輸入收信人、正文內容或添加附件進行消息的發送。

個人信息管理模塊主要是用戶個人的一些基本操作，主要包括個人日程的制定和查詢、記錄和查看代辦事項、添加和查看聯系人、個人資料的修改、密碼修改五個子功能。

3 系統測試

系統在整個開發過程中進行了多方面測試，包括白盒測試，從程序內部檢查系統的各個需求是否實現，并進行了單元測試，對系統進行分組測試以及聯調。系統開發完成后，利用墨盒測試法進行了集成測試。最后，對系統進行了性能測試和壓力測試，以確保系統能夠正常的運行。目前，系統經測試后，運行穩定，情況良好。

4 結束語

自動化辦公系統可以應用于各種中小型企業或單位，方便了企業內部信息的傳遞、交流和共享，保證了企業內獲取數據的真實性、準確性，企業內部員工可以遠程辦公，不受地域的限制。該自動化辦公系統完成了登錄管理、日程管理、公文管理、請假管理、公告管理、個人信息管理、消息管理和用戶管理八大功能模塊。包括公文的收發、審核；日程的制定、查詢；個人信息的修改、查詢；用戶的添加、修改和刪除、用戶的權限分配等。各模塊之間協同工作，很好的實現了網絡化辦公的過程，提高了企業內部信息交流、共享、流轉處理，節省了許多業務辦理的時間，減少了人員工作量，提高了員工的工作效率。該系統操作簡單，具有較好的穩定性，但是仍然有一些不足之處，今后還要繼續完善。隨著信息技術的發展更新，必將實現更多的實用功能，為企業提供更好的服務。

[1] 張建新. 網絡自動化辦公系統分析與設計[J]. 科技資訊,2010, 27(17): 22-22.

[2] 常學洲, 朱之紅. 計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J]. 軟件, 2014(2): 93-94.

[3] 許榮泉. 基于PHP技術的中小企業辦公系統的設計與實現[D]. 四川: 西華大學, 2010.

[4] 劉蒙蒙. 網絡辦公自動化系統的設計與實現[D]. 山東: 濟南大學, 2014.

[5] 李亞男. 辦公自動化系統設計與實現[D]. 四川: 電子科技大學, 2011.

[6] 王娜娜. 基于PHP技術的辦公自動化系統的設計與實現[J].科技視界, 2012,15(36): 36-38.

[7] 李建新. 網絡條件下的辦公室自動化建設[J]. 軟件, 2013,34(1): 98-99.

[8] 王威. MySQL數據庫源代碼分析及存儲引擎的設計[D].南京: 南京郵電大學, 2012.

[9] 王圓圓. 自動化辦公系統在企業科學管理中的重要性分析[J]. 信息與電腦, 2010, 11(10): 27.

[10] 陳萌. 計算機軟件在實現當前企業辦公自動化管理上的應用[J]. 軟件, 2013(11): 103-103.

Research and Design of Office Automation System

XU Sen1, CAO Li-li1,2, XU Xiu-fang1
(1. School of Information Engineering, Yancheng Institute of Technology, Yancheng Jiangsu 224051, China;2. Jiangsu Province Yancheng Middle School, Yancheng Jiangsu 224005)

At present, information technology and Internet technology develop rapidly, but many companies in the reception and processing of information are still relatively slow. Office automation system is a feasible and effective solution to the current requirements of this reality. Achieve login, schedule management, document management, leave management, announcement management, System to achieve the login, schedule, documents, leave to go out, announcements, personal information, information and user management functions of the eight modules.The modules work together very good realization of the office network, not only improve the company′s efficiency,reduce staff workload, but also improve the enterprise internal information exchange, sharing and transfer.

: Real estate information supermarket; B/S; Sales; Tenement

TP391.41

A

10.3969/j.issn.1003-6970.2017.10.008

本文著錄格式：徐森，曹麗麗，徐秀芳. 自動化辦公系統的設計與實現[J]. 軟件，2017，38（10）：47-49

國家自然科學基金(61105057)；江蘇省政策引導類計劃(產學研合作)-前瞻性聯合研究資助項目(BY2016065-01)

徐森(1983-)，男，博士，副教授，研究方向：智能信息處理、數據挖掘。

曹麗麗，女，江蘇省鹽城中學教師，研究方向：智能信息處理。