搜集編寫部門資料的幾點體會

張作紅

（河北省保定市淶源縣地方志辦公室 河北 保定 074300）

搜集編寫部門資料的幾點體會

張作紅

（河北省保定市淶源縣地方志辦公室 河北 保定 074300）

部門資料是志書的基礎，是志書的重要來源，也是編修志書的第一環節工作，要引起高度重視。部門資料質量的高低直接影響志書的質量，做好部門資料工作是編纂高質量志書的有力保障。高素質的業務人員是搜集上乘部門資料的關鍵。只有擁有大量、詳實、準確的部門資料，才能編纂出一部能突出本地特色、重點、亮點的精品志書。

部門資料；重要性；搜集；編寫；修改

筆者參與了縣內二輪修志從啟動到成書的編撰全過程，深知資料對志書質量的重要，尤其是部門資料，部門資料占志書的絕大部分。部門資料質量的高低直接影響志書的質量。要使編撰出版的志書，全面真實記錄經濟社會發展的歷程，造福社會為民所用，就必須重視部門資料的質量。可以說部門資料是志書的基礎，做好部門資料工作是編纂高質量志書的有力保障。目前，本縣二輪志書已付梓出版，談搜集編寫部門資料似乎有點過時，然而，作為二輪志書的始終參與者，只想將編纂縣志過程中，收集、撰寫、修改、核實、補充部門資料的些許感受、感悟、體會寫出來，與方志同仁共勉。

體會一：對部門資料重要性的認識不可缺

地方志書是全面系統地記述本行政區域自然、政治、經濟、文化和社會的歷史與現狀的資料性文獻。涉及社會的方方面面，而修志就是要留下真實的歷史記憶，這就要求志書記錄的是第一歷史，就是原始資料。它包括各種資料，而地方志書所需百分之七八十的資料要靠撰稿單位提供，即是部門資料，部門資料是地方志書的首選資料。李鐵映同志在全國地方志第三次會議上明確指出：新一輪修志“質量上應該有新的更高的要求，從一開始就把質量放在第一位。要把精品意識貫穿到工作的全過程和各個環節”。而編纂志書的第一環節就是搜集資料，也主要是征集部門資料。部門資料的優劣決定志書的優劣，認識到其重要，才能引起高度重視，才能下大力做好第一環節的工作。這對編纂一部能突出本地特色、重點、亮點的精品志書至關重要。

體會二：部門資料征集實屬不易

征集部門資料是編修縣志最基本的初始工作，也是比較重要的一個環節。如果資料征集不到位，缺乏充足的資料，就不能全面反映縣情。二輪志書的斷限正處于改革開放階段，征集資料時，遇到的困難種種，單說面臨的形勢困難就對我們搜集資料帶來很大難度。當時，隨著社會主義市場經濟體制的建立，政府職能發生了相應的轉變。一是原來的政府直接管理和賦予行政職能的各類社會組織，有的變成了自主經營的市場主體；有的職能縮小，業務不再涵蓋全行業；有的合并或被撤銷，造成資料的來源渠道由相對集中單一變為分散，資料的涵蓋面由大變小。二是機構改革等因素造成資料的大量流失，特別是有關單位機構沿革的資料流失嚴重。還有個別單位辦公地點的搬遷，人員變動，一些資料失散，很難查找。三是隨著計劃經濟向市場經濟的變革，很多國有、集體企業改制、重組、破產，企業無存、人員下崗，資料流失更為嚴重。種種原因，造成了許多志書應該記載的內容無資料可查，部分部門資料收集困難重重。面對困難，工作人員迎難而上。部門無法提供的檔案資料，方志辦工作人員利用節假日、早出晚歸，聯合部門供稿人員走訪知情人、開座談會、搞社會調查、專題調查、典型調查等形式，深入實際搜集口碑資料。這些寶貴資料的獲取確實不易。經過戰嚴寒酷暑、遭白眼冷遇，拒之門外亦不鮮見。其中的艱苦、辛苦、難度也只有當事人才能體會。

體會三：高素質的業務人員是搜集上乘部門資料的關鍵

搜集資料的任務按篇目內容下達相關單位后，如何讓部門業務人員提供上乘的部門資料呢？面對茫然的部門資料人員，首先要進行業務培訓，提高業務人員的素質。培訓時，組織分志編纂人員和資料搜集人員先學習政治理論和修志基礎知識。再結合相關篇目學習有關方面的知識，提高對資料的認識水平；學習篇目、資料提綱，掌握志書的總體要求；熟悉篇目、收集資料提綱的內容要求，做到心中有數、方法明確。

（一）讓業務人員掌握搜集資料的常用方法

一是內部動員。按篇目內容發動系統內部或單位各個職能部門提供資料。二是走訪、座談。對檔案資料無記載的，通過走訪、座談搜集口碑資料，對記錄的口碑資料認真整理，考證后形成寶貴的不可替代的資料。三是部門供稿人員還可登門拜訪當事人。這樣可使當事人不受拘束，盡可能多地回憶當時的情況。四是可通過互聯網，進行網絡征集等。如人物資料。

（二）讓業務人員掌握搜集資料的內容

結合本部門承編縣志篇目內容，首先是查找檔案資料。查找時應注意將與資料搜集篇目有關的檔案作為重點，要仔細查閱和摘錄，對與篇目關系不大的檔案，可作為一般性瀏覽，以免遺漏。其次，本單位的發展脈絡資料，本單位斷限內的經濟和社會事業建設，或某一專門事物變化及發展演變的基本情況，尤其是關鍵年份的發展變化情況。其中最初情況和中間的關鍵性、重大性的變化、結果及近期情況的資料不能缺少。此外，還要搜集本單位斷限內的機構沿革情況。再次是其他有關資料，大事記、先進人物資料。大事記是本單位發生的有價值的重大事項或重要及特出的事物。先進人物、模范人物是在本行業有重大貢獻的人物。另外，為突出時代特點和單位特色，應盡量搜集一些重大舉措、重要活動及本單位有關的社會焦點或熱點問題的資料。

集中培訓后，我們還多次召開有關單位調度會，根據篇目內容進行專題培訓。實踐證明，經過培訓，提高了部門供稿人員的素質，提供的資料采用率較高。

體會四：編寫好部門資料是志書質量的重要保障

對提供上來的部門資料如何組織編寫，主要有三個環節。

（一）部門資料的驗收、補充

資料驗收補充是資料征集工作基本結束后的一個重要環節，是提高志書編纂質量的有效手段。資料補充的內容主要包括反映歷史現狀，關鍵性節點、需要核實和突出特色亮點的內容。資料補充主要集中在部門資料驗收階段。首先是承編單位完成初稿后，方志辦編輯人員根據收集資料提綱進行驗收，通過驗收的納入編輯階段，不能通過驗收的，由方志辦編輯人員列出補充資料提綱，由承編單位對遺漏資料進行補充。其次是編輯過程中，發現按要求收集的資料不夠全面、系統或資料有疑問，方志辦編輯人員根據需要列出補充收集資料提綱、資料核實提綱，由承編部門進行收集和資料核實。并對遺漏的資料進行補充、錯誤的資料進行修改。再次是在編寫過程中隨時補充，在部門志稿的復審和總纂階段，大量的資料收集任務已完成，在對資料的整理、甄別、取舍過程中，一旦發現資料不夠理想或對資料存在疑問、立即同資料收集單位取得聯系，對資料進行補充核實。

（二）責任編輯編寫長編稿

交到方志辦的部門資料經過驗收基本不缺要項，但在編輯過程中發現，資料有總結、有報告、有記錄、有圖表，有詳有略、有單一性的也有多主題的等等。相對于一定的主題而言，原始資料中的無用文字或不相干類項占據著很大比重，必須通過選擇、提取、合并、重組，使原始資料以新的志稿形態出現。如何將已掌握的資料進行編排，形成一個有機的整體。如何根據已掌握的素材把志書寫出特色，在充分體現史實的基礎上增強可讀性，又不違背修志原則。在編寫過程中，要以嚴謹認真的求實精神，對資料進行客觀分析考證、精心鑒別篩選，做到不唯上、不唯書，不溢美、不隱惡，記述是非曲折善美，務必忠實于客觀事實，特別是對時間、地點、人物、數據、引文等要核實表述清楚，不能前后矛盾和張冠李戴。對資料的表述不能含糊其詞，運用每一個詞語都要精雕細刻，準確恰當地表述事物的本意。對原始資料進行篩選取舍和考證鑒別而歸納提煉后，結合篇目內容要求，按照志書的體例撰寫長編稿。一般要做到詳今略古和詳近略遠，詳獨略同，詳典型略一般，詳關鍵略平常年份，詳實踐活動略文件輯錄，詳事業發展略工作過程，詳動態史料略靜態史料。

（三）反復修改

責任編輯按照所承編的內容寫出的長編稿，要進行反復的修改。修改到一定程度，由副主編、主編進行審閱、修改。責任編輯按主編、副主編的修改意見改好后，再采用內部集中評審的方法進行修改。這種方法是主編、副主編、所有編輯集中在一起，對某一編一起討論修改。這種方式，各抒己見，編輯之間除了互相學習，還提高了自身的業務水平，同時使志書的質量顯著提高。

在實際修改過程中，字斟句酌，刪減無關資料容易，但經常遇到的情況是，有大量相關資料，刪去可惜，不刪總顯得臃腫瑣碎，這就需要概括、提煉。一要刪削雷同內容。雷同的表現，有的是一事多處記述，有的是文表重復。二是要力避事無巨細、面面俱到。要注意綜合概括，要去粗取精，去偽存真，鉤玄提要。三是刪削套話空話。無具體史料，無實際意義，均因刪去。四是壓縮共性內容，保留個性內容。全國、全省、全市共有的內容宜簡不宜繁。五是舍棄議論和褒貶的內容，做到述而不論。六是避免總結報告式語詞。志書中記人、記事、記物均用事實說話，不加修飾。七是精簡過多過繁的表格。八是刪去浮言贅語，盡量做到樸實無華，簡潔流暢。

地方志書具有“資政、教化、存史”的作用，它是一部科學的資料性著述，是由豐富、全面、準確的資料所構成。因此，部門搜集到的資料不僅要大量、豐富，還要真實、可靠。總之，在部門資料的搜集中要做到廣征博采而務求其全，在資料的篩選上要堅持嚴格精細而務求其真，在資料的運用中要體現存真求實而務求其要。這樣，才能編纂出一部能突出本地特色、重點、亮點的精品志書。