實驗室計量標準檔案信息化管理研究

文/北京市昌平區農產品監測檢測中心 李艷迎

實驗室計量標準檔案信息化管理研究

文/北京市昌平區農產品監測檢測中心 李艷迎

實驗室計量標準檔案對實驗室質量的管理體系起著決定性的作用，計量標準檔案工作的信息化和規范化管理是衡量實驗室質量控制效果的重要標準。本文結合實驗室計量標準檔案信息化管理工作的實踐，首先分析了實驗室檔案管理的現狀及應對策略和計量標準檔案信息化管理的重要性與優勢，最后分步介紹了計量標準檔案信息化的管理方法與步驟。

計量標準檔案；實驗室；信息化；管理

一、實驗室檔案管理的現狀及應對策略

（一）缺乏專職檔案管理員。通常情況下檔案管理員身兼數職，比如在負責管理檔案的同時還可能是財務人員，需要進行日常財務工作；或者是樣品管理人員，負責樣品收集、制備、登記等工作。專職的檔案管理人員能夠更專業更全面地做好實驗室檔案工作。為了建立一個完整的計量標準檔案信息化管理體系，我單位檔案管理員具備檔案專業中級職稱，即檔案館員，專職負責所有文件的存檔、歸檔工作。

（二）計量認證檔案管理的復雜性。檔案的特點是內容豐富、種類繁雜、涉及的資源方面廣泛，目前實驗室檔案的管理現狀之一就是檔案歸類不分明、不完善。我單位檔案室發出的《實驗室檔案歸檔要求》就是從檔案的收集、歸檔、分類、排列、編號、編制檢索工具等這些管理的角度出發制定的，力爭為檢驗人員提供一個可以參考的標準，有助于實驗室管理人員在工作中形成一個好的檔案整理習慣，更有效地保障檔案數據能夠完整、真實精確地歸檔。

二、實驗室計量標準檔案信息化管理的重要性和優越性

（一）有利于檢驗工作質量水平的提高。由于實驗室的工作性質，大量實驗數據和檢測報告形成了繁雜的文字材料，例如：檢驗項目的相關材料、檢測報告和實驗室的質量控制結果等，如果沒有對實驗室的這些檔案進行信息化管理，結果可想而知。實驗室可以利用現代化的辦公設備對繁多的檔案數據進行數字化保存、上傳管理，這樣不僅可以提高檢驗人員工作的效率，還能有效減少大量數據的冗余，管理更加人性化。一旦遇到問題，還可以通過網絡技術，進行解決辦法的搜索查詢，快速便捷地解決問題，進而實現實驗室檔案數據的信息共享。

（二）提高管理效率。在實驗室檔案日志中，記錄了真實的日常工作流程以及實際問題解決方案，通過網絡對日志進行信息化處理后，可以便于檢驗人員隨時查看，以避免工作中不必要的錯誤，同時，還可以在遇到問題時與網上記錄作對比，分析總結出更合理的試驗辦法，降低了差錯重復率，提高了管理效率。

（三）保障檢驗檢測工作的質量。實驗室的各個儀器設備在進行實驗工作時會產生大量的實驗數據，而這些數據的存儲和管理是保證實驗能夠正常、正確運行的關鍵，也是實驗質量的保證。必須認真歸檔每個實驗的發展過程、詳細的記錄才能給下面的科研工作帶來最真實的參考。

三、實驗室計量標準檔案信息化管理的方法步驟

（一）計量標準檔案建立完整。計量標準檔案可劃分為三種檔案：第一類表格類檔案，主要有人員考核記錄、實驗室溫濕度記錄、方法驗證記錄、檢驗報告、新項目評審記錄等質量記錄。第二類證書類檔案，主要涵蓋實驗室計量認證證書、供應商資質證明、計量標準儀器設備的檢定或校準證書。第三類是其他質量體系文件涉及的實驗室相關法律法規、檢驗標準、質量手冊、程序文件等。我單位對檔案類別建立完整，比如：設有公正和誠信程序、設施和環境條件管理程序、儀器設備管理程序、文件控制程序以及評審客戶要求、標書、合同程序等。

（二）計量標準檔案分類清晰。完善的實驗室計量標準檔案管理系統應包含多個檔案管理類別，首先要將所有的檔案文件列出總的文件清單，再按照類別進行檔案的歸檔劃分來管理，這樣不僅保證了檔案在被調用或查閱時的便捷性，還能保證計量標準檔案資料在被修改或調用時的完整有序性。在我單位，對所有檔案，均有明確的編號、分類，以程序文件檔案為例，我們不僅有程序文件列表清單，還對同級文件進行了不同類別的劃分并列出了表格清單，比如：檔案編號為CPJC-04-0601-2016-B/0《儀器設備、計量器具臺賬》屬于儀器設備管理程序類別，CPJC-04-2403-2016-B/0《抽樣計劃》屬于抽樣控制程序類別等，對所有的檔案文件進行了非常詳細的編排劃分、歸檔管理。

（三）培養高素質、復合型人才。一方面，計量標準檔案信息化涉及農學、物理學、化學、光學等多方面的專業知識，需要工作人員在掌握相關知識的前提下，具備檢測能力和統計能力。另一方面，計量標準檔案信息化管理還要求工作人員應該具有一定的網絡技術水平和計算機操作能力，這樣才能保證檔案資源的信息化建設，保證實驗結果是科學的、精確的、公正的。既然從事了計量標準檔案管理工作，就必須認識到自己責任的艱巨性，加強自己的專業能力和水平，巧妙地將手工管理技巧和信息化管理方法結合起來，提高實驗室計量標準信息化管理體系的整體質量水平。

四、結語

實驗室檔案的信息化管理系統相當復雜和龐大，為了將實驗室全部的工作信息結合起來構建管理信息網，做到信息一體化，計量標準檔案信息化管理水平的提高是關鍵，結合人工管理方法在實踐中發現問題、分析問題、解決問題，逐步完善和提高檔案管理機制體制，使實驗室計量標準檔案信息化管理變得更加規范化、標準化、網絡化。

[1]莫若琦.淺談檔案管理工作與計量認證的關系[J].經濟學研究,2008(4).

[2]宋穎.實驗室計量認證中的檔案管理[J].科技情報開發與經濟,2007(1).