以大學文化建設為導向的高校檔案管理探究

文/山西大學商務學院 王光娟

以大學文化建設為導向的高校檔案管理探究

文/山西大學商務學院 王光娟

本文分析了大學文化建設對于高校發展的重要作用，以及當前我國高校檔案管理過程中存在的問題。文章最后，筆者結合個人工作經驗就如何才能做好以文化建設為導向的高校檔案管理工作提出了幾點看法。

文化建設；高校；檔案管理；存在問題；措施分析

一、高校檔案管理對于大學文化建設的意義

文化對于人思想的影響不同于其他，它具有潛移默化、深遠持久的特點。大學校園中的建筑、校風能夠給人以最直觀的印象，而高校檔案則不一樣，由于檔案所記錄的內容具有真實性和客觀性，因而它反映了一所學校的發展歷史以及發展過程中所形成的獨具特色的文化內涵。高校檔案管理工作具有基礎性，原因在于它的開展能夠為高校其他各項工作的開展提供依據。高校檔案管理工作通過整合學校自建立以來的資料資源，為學校的發展進程起到積極的、有力的推動作用。進而提升了一所大學的文化凝聚力和吸引力，為學校文化建設提供了堅實的保障。

（一）高校檔案管理是校園文化的靈魂。高校檔案記錄了學校發展的方方面面，因而我們說它是一所大學文化的核心所在。例如：高校歷年以來的教學檔案，能夠履行文化的借鑒以及教育功能。大學本就是以育人為目的的，高校教學檔案能夠通過校園這個大平臺，對大學生進行文化教育，從而實現科學、文化、社會知識的有效傳播，大學生綜合素質的進一步提升。高校建筑檔案，同樣也具有文化建設職能。大學文化是一種有意識的行為，因此我們說校園中的每一處建筑物都是根據其“辦學宗旨”來的，所以高校建筑檔案不僅記錄了各類建筑物、景觀，而且也對建筑物以及景觀所蘊含的人文精神做了記錄。此外，高校的建筑檔案還能夠為以后的建筑提供設計靈感，從而使學校文化建設實現內在與外表的統一。

（二）高校檔案管理是校園文化的媒介。我們上文中提到，同新聞資料一樣，高校檔案具有真實性、客觀性，并且與社會接軌。正是由于檔案的這些特點，決定了它成為新時期校園文化建設的成效最顯著的載體之一。高校檔案室通過舉行不定期的展覽活動，能夠充分發揮檔案的媒介作用，從而為師生深入了解該校歷史、文化、發展歷程提供了條件，進而幫助高校全體師生實現精神素養的提升，這對于弘揚高校校風、促進文化建設有著非常特殊的意義。

（三）高校檔案管理為學生鑄造靈魂。當前，普遍存在這樣一種現象：學生在大學校園中雖然各方面都能表現突出，但是一旦他們走出校園走上社會就會發現，自身各方面素養實際上難以適應社會發展需求。究其原因還是在于大學教學內容上，我們現在的大學往往只注重傳授給學生教材上固有的知識，卻忽視了對學生進行創新精神教育。而從當下來看，社會所需要的正是那種具備開闊視野以及創新精神的人才。因此我們說只會讀死書、只會教學生死知識的學校，并不能稱之為優秀學校，唯有對學生實行知識與文化精神建設的同步授予，才能培養出社會所需要的人才。高校檔案集大學歷史文化和人文精神為一身，其中蘊含著嚴謹的學術精神、追求發展的探索精神，能夠為學生鑄造靈魂，從而升華其愛崗敬業精神。

（四）高校檔案管理為校園文化建設提供依據。高校檔案影響著一代又一代大學師生的思想道德以及文化精神。大學文化的精髓正是由于檔案中所記錄的學校優秀辦學理念產生的。高校檔案的文化建設依據功能尤其體現在當學校領導在決策遇到問題時，檔案能夠為他們提供真實的基礎和依據。此外，教學檔案能夠為教師科研、學生學習提供大量有價值的數據。

二、文化建設對于高校發展的重要作用

（一）學校文化概述。一所高校的校園文化實際上包含四個方面，即物質文化、制度文化、行為文化和精神文化。物質文化是校園文化的重要組成部分，能夠為校園文化建設提供必要的基礎以及前提。此外，完善的校園設施也能夠為各項文化活動的順利開展提供條件。制度文化主要包括各種規定、校規。制度文化對于校園文化建設主要起引導和內化作用，但這一作用主要還要依靠制度的外在約束作用。行為文化是最外化的體現，社團文化、學術文化、課堂文化、宿舍文化都是其重要的組成部分。精神文化，這是校園文化的核心，對于校風、教風、學風等起著潛移默化的作用。

（二）大學文化建設的作用。首先，良好的文化氛圍有利于學校管理工作的順利開展。這主要是因為文化對于師生觀念、行為起到積極的約束作用。其次，良好的文化氛圍能夠自然而然地引導全校師生樹立起正確的價值觀念。這種引導，主要體現在思想、行為兩個方面。再次，大學文化建設創新能夠敦促高校不斷提升自身的核心競爭力，從而為學校生存發展提供保障。最后，大學校園文化能夠在無形中對學生起到全面教育的作用，人文精神的熏陶有利于師生良好思想素質的養成，而校園文化活動的開展則有利于師生員工身體素質的提高。

三、當前我國高校檔案管理工作中存在的問題

（一）對于檔案管理工作重視程度不足。檔案管理工作是否能夠很好地服務于大學文化建設受很多因素影響，其中對檔案管理的重視程度就是一個極為重要的方面。但是當前我國很多地方的高校檔案室條件極為簡陋，甚至根本沒有為檔案管理開辟一個專門的空間，由此而又直接導致了檔案管理人員對檔案管理工作的不重視。

（二）檔案信息化建設落后，嚴重降低了檔案管理工作服務于大學文化建設的效率和質量。當前，很多高校的檔案還沒有實現信息化管理，仍然采用憑借人工操作進行檔案收集、借閱、管理的方式。這樣一來，就使得檔案的分類、整理、歸納都遠遠落后于其他領域。此外，由于信息化的發展，檔案的收集范圍得到進一步擴大，檔案的收集數量也呈明顯增加趨勢，傳統的檔案管理工作模式根本無法滿足當前社會的需要。不僅嚴重阻礙了高校檔案管理的效率，而且嚴重降低了為文化建設服務的質量，不利于大學文化建設的進一步開展。

（三）高校檔案管理制度落后，檔案管理規范化程度低。

造成這一現象的原因主要是伴隨著檔案管理環境的變化，原有的一些檔案管理規則制度都不再適用于當下。所以在實際的檔案管理過程中，難免會出現規章制度與實際情況相矛盾的現象。制度的落后必然會造成檔案管理規范化程度的降低。一方面導致大學制度文化建設進程緩慢，另一方面也不利于大學行為文化的發展。

（四）缺乏檔案管理的高素質人才隊伍。首先，由于高校相關部門對檔案管理工作的不重視，直接導致了檔案管理工作人員缺乏對工作的責任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于相關部門在檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導致高校檔案管理工作人員的專業素質不足，檔案管理經驗不足。再次，由于缺乏對檔案管理工作人員的后期培訓，使其無法及時滿足工作發展的需要。最后，由于部分高校檔案管理工作人員道德素質較差，對需要保密的工作內容做不到保密，嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率。

（五）檔案管理方式落后。影響高校檔案管理工作的一個重點就是檔案管理的方式。當前很多大學的檔案管理工作依然采用傳統方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。

（六）檔案管理工作沒有做到以文化建設為根本導向。從當前來看，很多高校的檔案管理工作偏離了文化建設的導向。一味地追求效率而忽視了質量；一味地追求外在，而忽視了對全校師生的精神文化培育。

四、做好以文化建設為導向的高校檔案管理工作措施分析

（一）提升全校師生對于檔案管理工作的重視程度。首先應當從提升學校領導干部認識入手，使領導干部明白做好檔案管理工作的重要性，最大限度地爭取到領導對工作的支持。其次，檔案管理部門內部應當細化分工，對每一項具體的工作設置專職的管理崗位，將高校檔案管理工作由被動局面轉化為主動。最后，單位應當積極開展豐富多彩的宣傳活動，普及檔案管理知識，以提升社會各界對高校檔案管理工作的重視程度，為大學文化建設奠定基礎。

（二）進一步更新高校檔案管理工作所需要的基礎設施。完善的軟、硬件配置一方面有利于提升高校檔案管理工作效率，另一方面也有利于提升檔案管理的質量。因此，學校不僅要為檔案管理工作配備良好的計算機及其系統；也要防患于未然，投入一定的資金來聘請專員設置嚴密的安全防護系統。

（三）完善檔案管理制度，提升檔案管理工作規范化程度。當前，實現高校檔案管理工作信息化是大勢所趨也是形勢所迫。但是檔案信息化管理是一套全新的管理模式，沒有前車之鑒，缺乏一套系統化理論化的管理制度以及有效的指導，導致現在一些部門的檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，使得檔案管理信息化建設進度緩慢，多走了許多彎路。因此要想做好信息化的檔案管理工作，就必須要有良好的制度作為工作的運行保證。一方面高校要根據自身發展實際制定一些科學合理的信息化檔案管理規則，有針對性地開展檔案管理工作。另一方面，高校在制定信息化的檔案管理規則時要充分注意與其他工作的協調配合，以使所制定的規則能夠具有較強的靈活性。尤為值得注意的是，檔案管理制度一定要與大學文化建設基調相契合。

（四）培養一支檔案管理的人才隊伍。首先，要提升高校檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業知識以及工作經驗的考察，以從源頭上提升檔案管理隊伍的整體素質。其次，高校要加強對檔案管理工作人員的任職教育培訓，經常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強個人操作技能。再次，高校要采用優勝劣汰的方式來提升檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質低下的工作人員進行及時的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質培訓活動，防患于未然。只有這樣，才能為大學文化建設提供人才保證。

（五）堅持正確的檔案管理宗旨，致力于促進大學文化氛圍建設。高校檔案管理工作要服務于學校文化建設，無論是哪種形式的檔案活動，都要堅持以大學文化建設為導向，致力于促進高校師生的思想以及行為文化建設。

五、小結

綜上所述，高校檔案對于大學文化建設具有非常重要的作用。但是，從目前來看，我國很多地區的高校檔案管理工作仍然存在缺陷，因此，為了進一步提升檔案管理工作質量，也為了營造出良好的大學文化建設氛圍，我們必須要加強對這一課題理論與實踐的研究。

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