管理、服務、宣教
——做好檔案管理工作的“三駕馬車”——以某三甲醫院檔案管理工作為例

文/四川省腫瘤醫院 古昌偉

管理、服務、宣教
——做好檔案管理工作的“三駕馬車”——以某三甲醫院檔案管理工作為例

文/四川省腫瘤醫院 古昌偉

利用檔案價值，發揮檔案服務職能是檔案管理工作的初衷和目的。要實現這一目的，需要檔案工作者在規范檔案管理的同時，進一步強化服務意識，并開展檔案宣教活動，使全員充分認識到歷史檔案對于現實工作的非凡價值，進而強化檔案意識，參與檔案管理，全面促進單位檔案管理水平的提高。本文以某三級甲等醫院通過加強檔案管理、服務和宣教，提升檔案管理水平的案例，淺談加強醫院檔案管理工作的思路和途徑。

檔案；管理；服務；宣教

檔案是對歷史工作全面、客觀、準確的記錄和反映，具有史料價值，兼具社會效益和經濟效益，檔案管理是管理工作的重要組成部分，是必不可少的工作。醫院檔案是一種特殊的信息資源，是醫院發展中形成的歷史記錄，主要包括文件、圖表、音像、磁盤等不同的信息材料，可為臨床醫學提供依據。但是，傳統的“重醫療業務，輕醫院管理”思維在當前仍舊較普遍存在，對于檔案工作，醫院管理者往往更是難以認識到其重要性。某醫院為省級三甲專科醫院，近年來，由于種種原因，該院檔案管理工作存在管理水平落后、人員硬件條件不足、檔案服務能力較差等諸多問題，而經調研發現，此類問題在大多數醫院普遍存在。

一、存在的問題

（一）缺乏統一管理，檔案質量不佳。該院檔案室由醫院院辦公室負責管理，檔案包括行政類、黨群類、業務類等文書檔案，科研、基建、設備等科技檔案，會計檔案等專業檔案，以及部分實物檔案、音像檔案等。因醫療行業管理要求和醫療業務的專業性，醫療病歷檔案統一由病案室管理，影像膠片檔案、病理切片檔案等各類檢查影像檔案則分屬各個業務科室管理。此外，部分由醫院保管的干部人事檔案則由人力資源部進行管理。全院檔案資料沒有完全實現集中管理和統一管理，檔案資料管理質量不能得到有效控制。

（二）缺乏制度保障，檔案缺失嚴重。該院檔案管理制度十余年未進行修訂，內容老舊，已不符合當前工作實際。其中對檔案收集范圍描述簡單、籠統，責任單位不明確，未制定文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表，對于文件材料的收集和檔案的鑒定都無法提供參考依據。本應納入檔案室管理的工作資料無序分散在各個部門，部分工作資料疏于管理進而損毀流失，導致檔案缺失問題嚴重。此外，未建立各科室、部門兼職檔案管理員制度，全員檔案管理參與度低。檔案利用、借閱審批及登記管理等制度流于形式，執行不到位。

（三）缺乏硬件設施和專職人員，管理水平較低。由于長期以來形成的工作觀念，絕大多數企事業單位的領導干部和工作人員的檔案管理意識還比較淡薄，導致檔案管理在硬件環境、人員配備以及工作經費等方面均受到限制。該院檔案室設置在行政樓底樓，擁有3間面積為15平方米左右的庫房，底樓環境陰暗潮濕，存在老鼠、蟲蟻等危害，不利的環境增加了管理難度。在人員配備方面，諸如大多數企事業單位，缺乏專業檔案管理人員從事檔案管理工作。檔案室長期以來僅有一名兼職檔案管理員，除了負責檔案管理之外，還從事辦公室后勤事務。此外，十余年來，該兼職檔案管理員崗位人員幾經變更，均為非專業人員，且缺乏專業技能培訓，更是加劇了檔案管理不規范的問題。

（四）缺乏信息化建設，服務方式落后。由于硬件條件和專業管理人員的不足，該院檔案管理方式落后，因信息化管理系統的缺失，檔案的整理、編目以及檔案的調閱仍停留在全手工操作狀態。特別是在進行檔案查閱時，除已清楚知曉該檔案年份、題名等信息，否則只能通過人工翻閱歸檔文件目錄查閱，查閱時間長，準確查找率低，大大降低了工作效率，導致查閱領導和部門的不滿。同時，由于把大量的時間花費在人工操作中，檔案管理人員已無法有效地進行檔案編研利用和宣傳工作，檔案服務職能難以正常發揮。

二、解決對策及其成效

鑒于醫院檔案管理存在的問題，檔案管理部門逐步形成了轉變觀念、加強宣教、倡導檔案價值和服務職能、增強全員檔案意識、規范檔案管理工作、提升檔案服務水平的工作思路。以下是具體做法：

（一）加強普法宣教，強調檔案服務職能，提高檔案管理重視程度。該院在中長期發展規劃中明確提出依法治院發展戰略，檔案管理部門以此為契機，將《檔案法》的貫徹落實納入依法治院范疇。加強檔案法律法規的宣教是有效開展檔案工作的重要前提，而對單位領導的宣教則至關重要。醫院領導在檔案工作中的特殊作用體現在兩個方面：一是領導的影響力，二是領導的宣傳力。通過領導學法課堂向院領導宣講法律法規和檔案規范化管理標準，以法治的高度強調檔案管理的特殊地位。院領導認識到了檔案管理工作的重要性和必要性，了解了檔案規范化管理的標準和要求，逐步增強了對檔案工作的重視和支持力度。在院領導的影響和支持下，在全院開展普法宣傳，并結合本院實例，宣傳利用檔案帶來的社會效益和經濟效益，強調檔案管理工作的服務職能，促使醫院干部職工認識到開展檔案管理工作的最終目的是為單位中心工作和全院干部職工服務，不斷增強全員檔案管理意識。全院上下對檔案管理的傳統認知得以改變，對檔案管理的重視程度逐步提高，這是加強檔案管理工作的第一步。

（二）加強管理組織建設，完善管理制度設計，體現檔案服務職能。醫院管理者的重視程度提高了，對檔案工作有了更深入的了解，也認識到醫院檔案管理存在的諸多問題。為改變現狀，加強管理，該院在院辦公室設置了二級科室負責具體的檔案管理工作，在此基礎上，檔案室配置了專職檔案管理員。在管理架構和人員配置進一步完善的基礎上，通過派出人員參加專業知識技能培訓和參觀學習其他單位先進經驗，結合本院實際，逐步完善檔案管理規章制度建設，修訂了該院檔案管理辦法，制定了文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表，明確了全院各類檔案的管理責任和管理范圍的劃分。制度設計充分體現檔案管理的服務職能，在檔案收集、整理、移交工作上，充分考慮各部門人員的非專業性，以指導輔助為主，以硬性要求為輔，強化了對檔案的查閱、利用審批登記等制度的落實，并在最大限度簡化了流程，優化了服務。

（三）加強檔案管理員培訓，納入部門績效考核，打造檔案管理團隊。建立全院兼職檔案員管理體系，各部門兼職檔案管理員負責指導本部門日常工作材料的收集整理以及移交檔案室，部門工作人員均需參與醫院檔案管理工作當中。注重全院檔案管理隊伍的建設，有的放矢地開展業務培訓。其一，充分考慮到兼職檔案管理員和工作人員的非專業性，在進行制度宣貫和業務培訓時，盡量化繁為簡，富于可學性和可操作性。其二，在全員培訓的同時，針對科技檔案、專業檔案等，主動進行針對性的培訓，甚至手把手地指導，爭取培訓落到實處，不流于形式。此外，與運營管理部門共同設計將檔案管理工作納入部門和人員績效考核，明確責任與獎懲，保障工作順利開展。

（四）開展檔案信息化建設，實現現代化管理，提升檔案服務水平。借助信息化建設，既是規范檔案管理的有效途徑，也是提升檔案服務水平的重要手段。檔案管理信息化涵蓋了硬件、軟件及數字化標準等諸多內容，而核心仍舊是以適應醫院工作特點，發揮醫院檔案服務職能為導向進行建設。首先，對庫存檔案進行掃描和數字化制作，使紙質檔案數字化，因工作需求，在進行數字化文件制作時，統一制作為不能做二次修改并能夠實現全文檢索的雙層PDF格式，此種格式在確保檔案準確性和利用檢索方面具有優勢。其次，引進先進的檔案管理軟件系統，并配置了計算機、服務器、磁盤陣列、UPS電源等硬件設備，通過先進的硬件和軟件對檔案進行管理，軟件系統涵蓋了檔案數據錄入掛接、檔案歸檔、檔案管理、檔案檢索、即時讀取、檔案借閱利用等功能，硬件系統則以實際需求進行設計，特別保證了數字檔案的安全、讀取的速度以及存儲空間的可擴展性。再者，結合網絡技術，數字檔案元文件實現了在醫院中心機房的異地存儲，并在權限設置的基礎上，實現了多用戶異地查檔，保障數據安全的同時，滿足了用戶查檔需求，提升了工作效率。

（五）開展檔案編研和文化宣傳工作，加強檔案文化傳播服務能力。在醫院檔案管理日益規范化的基礎上，整合信息資源，創新渠道形式，開展檔案編研和文化宣傳工作。將檔案室編纂的醫院組織沿革、全年大事記等編研成果以生動的形式通過醫院官方微信、H5網頁等網絡新媒體宣傳平臺進行發布宣傳。立足館藏，挖掘史料，開展醫院院史整理編纂工作，并在院內籌建院史展示廳，既實現了對全院職工的院史宣傳教育，豐富了醫院文化，也強化了全院檔案意識。逢醫院重要工作和活動，結合歷史檔案開展檔案宣傳活動，如在該院順利完成三甲復評后制作的該院創三甲工作檔案宣傳和結合國際檔案日開展的檔案實物圖片征集和展出活動，均取得良好反響，使全院改變對檔案管理的固有認知，增強了檔案保管和利用意識。

三、結語

管理是基礎，服務是核心，宣教是重要手段，該院三管齊下，以發揮檔案服務職能為導向，夯實管理制度和全員檔案管理機制，著力提出檔案信息化建設，創新開展檔案宣教，營造檔案管理氛圍，該院在較短時間內實現了檔案管理工作的巨大轉變和快速提升，而在全院檔案集中管理、電子文件的歸檔等方面，仍需要進一步探索實踐。

[1]丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].衛生政策與管理,2014,52(2):116-118.

[2]燕軍.加強檔案宣傳工作,促進檔案社會化服務[J].中國醫學創新,2010,7(10):140-141.