論大數據時代創新山西地震檔案管理新途徑

文/山西省地震局檔案室 劉敏娟

論大數據時代創新山西地震檔案管理新途徑

文/山西省地震局檔案室 劉敏娟

為進一步適應物聯網時代的發展，提高檔案管理工作的效率，需進行智慧化、智能化的創新型智慧檔案管理，即檔案整理工作全自動化，檔案著錄、掃描、采集一體化，通過條形碼、二維碼、RFID技術等進行檔案唯一標識，便于檔案整理及定位。

檔案；智慧；管理；大數據

山西地震檔案是地震各行政機關、事業單位、業務管理部門在處理各個事物時所產生的各種文件，對其進行整理保存便形成地震檔案，具有原始性、真實性的特點。主要包括各個時期的收發文件、函電、會議材料、科技、聲像、會計、報告報表等資料。地震檔案為防震減災事業科學發展做好保障，是促進地震檔案事業各項體制改革、創新發展的重要依據。山西省地震機構組建于1968年，1975年建局。現設有9個職能處室，8個下屬事業單位，10個地震臺站，實行中國地震局與省政府雙重領導體制，承擔全省防震減災行政管理職能，依法履行各項職責。地震檔案共分為5大類：文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案。涵蓋全局所有產生的文件、觀測報告、地震趨勢預測及上級相關部門下發的各種文件等。

隨著科學技術等新事物的發展，智慧技術和智慧管理已經成為新的發展趨勢，為新型檔案管理注入了新的生機。現代檔案管理信息化建設應緊跟科學技術發展的新趨勢，在節能增效的原則下，深入研究智慧檔案管理的發展理念，開展智慧檔案管理創新模式。同時最大限度地開發利用整合大數據信息和資源，使山西地震檔案管理緊跟時代步伐，創新地震檔案管理新途徑。

一、現階段檔案管理模式

（一）檔案移交、接收、整理、歸檔的管理。現階段地震檔案管理模式主要為各部門專兼職檔案人員將本部門產生的文件進行收集、整理并移交本單位檔案部門，檔案室的工作人員再進行接收，核對并負責統一的匯總、編號、整理、錄入、以達到借閱利用的目的。

存在的問題：存儲的檔案主要是以紙質檔案為單位進行移交、接收時，檔案和數據是否對應，檔案實體是否缺少，通過人工很難識別，容易造成檔案的丟失；檔案接收后，庫房面積有限，造成庫房飽滿的問題；大批量的檔案，通過人員進行整理，會花費很多時間，整理后的標準、質量也不統一，容易造成返工整理現象；檔案管理過程，通過人工編目整理，費時費力，還缺乏統一的標準、規范和監督、定位。

（二）檔案存儲、利用的管理。當前，我局的檔案存儲主要是利用檔案軟件進行存儲、整合。而在利用方面，主要通過手工檢索和計算機檢索，進行紙質檔案利用。

存在問題：檔案的保存，無論是檔案數量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量人力、物力，同時存儲與傳播利用過程存在一定的安全隱患，容易造成丟失；因原始檔案只有一份，不能滿足多人進行檔案的借閱，造成檔案利用率降低。檔案保管和查詢流程繁瑣，不便于人員對檔案的借閱利用；對涉密檔案的管理，一般都通過秘密等級進行管理，只要對實體檔案進行有效管理，就相當于確保了檔案管理的安全。其實不然，人員的管理失誤，更易造成檔案的泄密。

在檔案管理過程中，檔案的查、借閱流程過于復雜。受上下班時間限制，還需要辦理各種相關借閱手續；當借閱人員對檔案資料有一定需求時，還會將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離，檔案實體長期未歸還等現象。

檔案借閱利用的時候，有時在庫房里找不到要查閱的檔案，甚至不知道檔案什么時候丟失的，降低了檔案的存儲和利用價值。如果人為將檔案存放錯誤，造成檔案無序，則查找起來相當困難，甚至翻遍所有檔案柜，費時費力。

（三）檔案庫房的管理。目前檔案部門因各方面因素的影響，好多庫房無法真正達到檔案庫房要求的“八防”標準，檔案庫房的溫濕度測控、灰塵、細菌霉菌、安防監控、消防安全、光線管理有的還處于不完善的階段，因無專人管理或者人為控制庫房設備不便等因素，造成庫房環境達不到紙質檔案保存的標準，庫房管理方式落后，而檔案庫房灰塵、潮濕等環境因素會對紙質檔案造成自然損害，維護也僅是通過人員不定時通風或打掃，不能對檔案庫房適時監控；檔案頻繁外借，容易導致紙質檔案破損、丟失或其他損害，不利于原件的保存；隨著大數據時代的發展，檔案數據量已進入暴漲階段，數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹，如何運用好檔案庫房管理也是檔案管理工作提出的新課題。

二、創建新型檔案管理概念

創建新型檔案管理模式是檔案信息化發展的必然階段，是應用各種先進信息技術生成、管理、利用檔案的過程。通過網絡環境、硬件環境建設和系統軟件應用建設，把紙質檔案轉化為電子檔案，構建一個具有分析、處理、管理和決策能力的智慧檔案管理模式。該模式不僅能充分滿足現有檔案管理需求，而且還具有強大的擴展空間，在檔案信息化領域達到了現階段相對領先程度。創新型檔案管理模式將帶來檔案管理新途徑，構成服務與管理的新形態。最終實現檔案信息資源的現代化建設、管理及利用。

在信息化時代，人們可以通過創新型信息化技術將整個檔案的管理過程進行詳細監督記錄，確保檔案完整保存，并且不會存在存量檔案，實時處理增量檔案。讓檔案資料發揮應有的作用，體現應有價值。

（一）創新型檔案管理模式。智慧檔案管理即通過簡單的檔案收集工作（電子件掃描后，生成唯一標識），其一，電子檔案的收集：通過各個電子平臺的對應接口，進行各類電子檔案的移交、接收，不用人員重復錄入工作。其二，實體檔案收集，只需對實體檔案進行一次性掃描、生成唯一標識（貼電子簽或二維碼或條形碼）后，系統會自動識別標識，自動進行電子和實體檔案的對應、分析、整理和統計，自動對文件進行編號、排列、歸類等管理，實現全自動化、智能化、智慧化的檔案管理模式，以便于更好地管理大數據時代爆炸式增長的數據和檔案，使檔案大數據信息和資源系統得到更合理的應用。

那是2008年的6月，我剛從武漢某著名大學的法律系畢業，在律師事務所實習的時候，邂逅了一個叫崔仁浩的男子。他比我大一屆，也是從我們大學畢業的。在實習的過程中，他給了我很多幫助，加上他穿著、談吐都頗為考究，讓出身農民家庭的我產生了莫名的好感。不久，我們就戀愛了。

（二）解決問題。包括如下幾個方面：

1.解決檔案管理難度大、整理標準不統一的問題。采用信息智慧化檔案管理平臺后，就直接可以通過掃描，后臺自動識別，進行數據錄入、整理、編號、組卷、分卷等整理工作，這些繁瑣的工作可以變得簡單、統一、標準、快捷。如果利用者需要借閱檔案，只需要在智慧化檔案管理平臺的查詢端輸入關鍵字，即可找到相應的檔案（包括現行文件），而且查詢時段不受限制，只需要進行人員權限的識別，不需要專人上班值守查找、催還實體檔案。

創新型檔案管理模式可以通用電子系統平臺進行規范化的檔案整理，無需人工繁瑣的整理工作，避免了人工整理過程中檔案整理不規范的問題，改變了傳統的檔案整理方式，使得檔案整理工作統一、規范、高效化。創新型檔案管理模式可以將各個應用系統進行銜接，并進行統一規范化的檔案管理，可以將上下級單位、各個應用系統之間進行無縫銜接，只要進入智慧檔案管理系統平臺就可以統一標準化，便于檔案的整體管理和利用，避免各自數據獨立存在的問題。

2.解決檔案利用查找和丟失的問題。創新型檔案管理模式則是以信息共享和檔案管理便捷化為實現目標，使用多項檔案館領域的最新技術，包括環境信息檢測、數據備份安全管理、虛擬展示、RFID物聯網應用，構建全新智慧檔案管理系統，實現全天視頻無間斷檔案查詢利用，打造智慧檔案信息共享服務。

智慧檔案管理系統可以將文件實體資料和電子資料通過電子標識進行唯一的認證，實現檔案文件管理過程中的智慧化防丟失和定位查找，提高檔案文件資料的有效管理、利用，并能提供文件應用的高效性，建立真正的可以協同作業的檔案管理平臺。

3.解決檔案庫房管理、實體檔案保存問題。智慧化檔案整理是立足于全自動化的管理，采用信息智慧化檔案管理平臺后，系統會自動感應庫房中各個環境要素，自動調控各種設備進行開啟、關閉、保持狀態，全自動化控制庫房溫濕度、智能掃地機器人、空氣質量監測系統、視頻監控系統的自動運行，隨時保持庫房環境處于安全達標狀態，智能化解決了目前庫房管理的問題。

創新型檔案管理模式可以使紙質檔案一一對應轉換為電子檔案，進行實時移交，縮短移交周期，利用者查檔利用時，利用客戶端直接通過檔案管理平臺進行檔案的全天隨時查檔、打印利用工作，減少了檔案人員在庫房中查找、借閱、歸還檔案的流程；避免了頻繁的調閱和復印原始檔案，而對紙質檔案造成人為的損害，有利于保護檔案原件，使紙質檔案原件能夠完好無損地保存在庫房。

三、地震檔案管理發展方向

地震系統是記載著各個地震行政、業務管理部門產生大量數據和地震資料信息的行業，對檔案資料的科學性、連續性、完整性要求非常高，雖然我局當前的檔案工作模式基本實現網絡化，但在檔案的管理中也存在文中討論的一些弊端，特別是在檔案利用過程中，利用效率低，我們稱之為“沉睡的檔案”，問題比較突出，與大數據時代的要求存在較大的差距。而如何將智慧檔案系統運用在地震檔案系統工作中，使地震檔案工作推向新的高度，個人認為需要從以下五方面著手：

（一）提升領導干部的重視。加大與上級檔案部門的溝通力度，進一步掌握上級檔案部門的工作思路；積極向主管領導匯報檔案工作，取得領導在人力、物力上的大力支持；廣泛宣傳地震檔案的重要性，加強各部門、單位部門領導對檔案工作重要性的認識。制定檔案考核標準，使檔案工作作為各部門年度考核依據，實現檔案工作標準常態化、標準化；強化檔案管理現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉”為“開放”，把檔案工作重心轉到提供優質服務的軌道上來，為實現大數據時代檔案管理奠定良好的基礎。

（二）加強硬件環境建設。加強硬件環境建設是實現智慧化檔案工作的前提，而如何做好硬件環境建設，則致力與檔案軟件公司合作，將紙質檔案按照相關要求標準全部進行檔案數字化工作，為提供智慧檔案做好前期準備工作；同時，加強檔案庫房建設，力求從檔案庫房的溫濕度測控、灰塵、細菌霉菌、安防監控、消防安全、光線管理方面著手，從硬件環境上保證支持整個智慧系統需要的各項設備，配備如：恒溫恒濕消毒儀器、安防監控設備等一系列相應的配套設施，以滿足地震系統大數據所需要的各個參數。

（三）進一步豐富檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息智慧化建設的基礎和核心。它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。主要內容包括室藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。具體為：室藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。為了將檔案內容的多種形態展現在瀏覽者面前，應以豐富室藏檔案內容、開發地震檔案為主導，構建多種檔案信息資源庫，實現檔案信息資源與智慧化檔案的有效結合。

（四）改進完善網絡、軟件系統建設。目前我們采用的網絡版SYH—BV6.0檔案管理系統，在擴展檔案信息服務工作的空間還存在一定的局限性，而采用信息智慧化檔案管理平臺，則能構建一個具有分析、處理、管理和決策能力的智慧檔案管理系統。實現檔案文件管理過程中的智慧化快速利用、防丟失和定位查找，打破長期以來分散管理的傳統模式，進一步提高檔案文件資料的有效管理、利用，實現地震檔案高效利用的新型模式。

（五）提升檔案干部隊伍業務素質水平。在信息時代，智慧化檔案的建設，是實現檔案工作現代化、提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。而提升檔案管理隊伍業務素質水平顯得尤為重要，就必須打破傳統觀念的桎梏，真正解放思想，更新觀念，讓檔案信息服務工作有生機、有活力，這就需要檔案人員樹立終身學習的觀念，不斷加強信息化檔案業務學習，增強創新理念，擴大知識層面，了解新形勢檔案發展趨勢，真正做到在學習過程中積累與探索經驗，把理論與實際工作有機結合起來。

在信息化時代，如何將具有潛在價值的地震檔案資源更全面、更快捷、更安全地挖掘出來，把地震科技成果、地震應急救援、地震監測預報、地震震害防御等產生相關檔案與智慧檔案系統有效地結合起來，更有效地豐富其內容，讓地震檔案資源更好地服務于我省防震減災事業，需要我們把握時機，勇于創新。為防震減災事業提供多層次、多方位、多渠道的共享利用服務，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，最終實現智慧信息化引領地震檔案工作新進程。