實施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理 提升服務(wù)保障能力

文/國網(wǎng)河南省電力公司 丁杰

實施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理 提升服務(wù)保障能力

文/國網(wǎng)河南省電力公司 丁杰

開展檔案標(biāo)準(zhǔn)化、精益化、精細(xì)化管理，健全工作體系、加強標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)、優(yōu)化流程管理、提升檢索效率、開展評價對標(biāo)工作，提升了檔案工作規(guī)范化管理水平，服務(wù)保障能力增強。

檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理；服務(wù)保障；評價對標(biāo)

國網(wǎng)河南電力公司（以下簡稱“國網(wǎng)河南電力”）高度重視檔案管理工作，以提高管理水平、服務(wù)企業(yè)中心為目標(biāo)，以爭創(chuàng)檔案工作示范單位為動力，認(rèn)真對照標(biāo)準(zhǔn)，查找不足，夯實基礎(chǔ)，努力創(chuàng)新，在檔案標(biāo)準(zhǔn)化流程控制、信息化建設(shè)和檔案開發(fā)利用等方面取得了顯著成績。國網(wǎng)河南電力相繼獲得企業(yè)檔案工作目標(biāo)管理國家一級認(rèn)證、河南省“檔案工作示范單位”等稱號。

一、面臨的形勢

（一）落實上級標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的需要。國家電網(wǎng)公司（以下簡稱“國網(wǎng)公司”）在全系統(tǒng)推行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實施對標(biāo)管理，給國網(wǎng)河南電力經(jīng)營管理、組織架構(gòu)提出了新的巨大挑戰(zhàn)，《國網(wǎng)公司檔案工作考核評價辦法》《辦公室“一流三化”評價實施細(xì)則》等制度相繼出臺，對檔案工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化水平提出了新的要求。規(guī)范檔案管理，提升服務(wù)保障能力，成為落實上級工作部署的必然選擇。

（二）適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要。為有效承接國網(wǎng)公司“一強三優(yōu)”現(xiàn)代公司發(fā)展戰(zhàn)略和河南經(jīng)濟強省發(fā)展戰(zhàn)略，河南公司確定了“到2020年，公司發(fā)展主要指標(biāo)實現(xiàn)中部地區(qū)領(lǐng)先，全面建成‘一強三優(yōu)’現(xiàn)代公司，初步實現(xiàn)‘兩個一流’”的戰(zhàn)略目標(biāo)，提出了加快發(fā)展能力、服務(wù)能力和治理能力建設(shè)的戰(zhàn)略舉措。作為企業(yè)日常經(jīng)營活動的記錄、展現(xiàn)企業(yè)軟實力的重要組成部分，檔案管理工作需與企業(yè)發(fā)展保持步調(diào)一致，成為企業(yè)實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的客觀需要。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理模式的需要。國網(wǎng)河南電力在實現(xiàn)企業(yè)和電網(wǎng)快速發(fā)展的同時，基礎(chǔ)管理工作仍然存在薄弱之處，檔案管理模式難以適應(yīng)服務(wù)需求，檔案服務(wù)職能與中心工作矛盾日漸突出。工作機制不健全，對檔案管理重視不夠的現(xiàn)象普遍存在，缺乏考核。檔案安全存在隱患，檔案管理工作方法單一，與業(yè)務(wù)工作對接效率低下，檔案文件等基礎(chǔ)資料歸檔不及時。檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升，基層單位普遍存在兼職現(xiàn)象，無法滿足企業(yè)發(fā)展需要。

二、采取的措施

國網(wǎng)河南電力不斷創(chuàng)新檔案工作管理理念和方法手段，強化過程管控，努力提升檔案工作價值，引入過程管理、精益管理和全面質(zhì)量管理等理念，全面加強本部和基層單位的檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)集團化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化管理，形成了全員參與、全流程管控和閉環(huán)管理的“大檔案”工作格局，各門類檔案得到合理、有序、高效管理，取得明顯成效。

（一）健全檔案工作體系。建立公司本部和市縣公司三級檔案管理體系，形成“集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層分級管理”的檔案工作機制，建立以辦公室檔案專業(yè)為核心，各部室、各單位專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作體系。成立檔案協(xié)作組，充分發(fā)揮集團化運作優(yōu)勢，針對薄弱環(huán)節(jié)，開展工作指導(dǎo)和業(yè)務(wù)交流，優(yōu)化資源配置，為規(guī)范檔案工作奠定組織保障。推行部門立檔制，各建設(shè)項目建立覆蓋業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理、施工各單位的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各級各類人員檔案工作職責(zé)和內(nèi)容，保證項目建設(shè)檔案工作順利開展。

（二）加強標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)。規(guī)范檔案管理制度，堅持頂層設(shè)計，全面梳理細(xì)化上級管理規(guī)定，開展檔案管理制度“廢改立”工作，形成了覆蓋國家、行業(yè)、地方和企業(yè)自身的四級檔案管理規(guī)章制度體系。針對專業(yè)設(shè)置多、文件類型多、歸檔范圍廣等實際問題，制定《國網(wǎng)河南省電力公司檔案工作考核評價辦法》等20項規(guī)章制度，編制《文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》《檔案技術(shù)保護》等5項工作標(biāo)準(zhǔn)。明確了本部和基層單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部、管理人員和業(yè)務(wù)人員的檔案管理角色和檔案工作任務(wù)，確定各類文件材料的歸屬和流向，提升檔案工作規(guī)范化、制度化水平。

（三）優(yōu)化檔案管理流程。針對歸檔不及時、歸檔質(zhì)量低等實際問題，創(chuàng)新檔案管理手段、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，對本部和基層單位檔案業(yè)務(wù)流進行梳理，構(gòu)建基于協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)的流程化檔案管理體系，對流程、檔案制度、職責(zé)、標(biāo)準(zhǔn)實施一體化管理，形成了覆蓋本部和基層單位檔案業(yè)務(wù)事項的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、工作表單、管理職責(zé)、考評標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理與業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)“同步布置、同步驗收、同步考核”，從源頭上規(guī)范了檔案業(yè)務(wù)行為。強化工程檔案管理，嚴(yán)格執(zhí)行“檔案部門四參加”制度，力求檔案管理貫穿工程建設(shè)全過程。

（四）提升檔案利用效率。加強檔案資源體系建設(shè)，以崗位和業(yè)務(wù)為單元，對各專業(yè)部門基礎(chǔ)資料和文件材料進行系統(tǒng)梳理，重新修訂《企業(yè)歸檔文件清單》，確保資料全面。加強建設(shè)項目檔案管理，嚴(yán)把檔案驗收關(guān)，拓展驗收檢查的深度和廣度，將驗收重點逐步從檔案案卷質(zhì)量向工程檔案全過程管控延伸。開展檔案信息化工作，以服務(wù)用戶為原則，依托公司局域網(wǎng)，引入“大數(shù)據(jù)”管理方法，劃撥專項資金開展檔案數(shù)字化工作，對重要檔案完成數(shù)字化加工，對檔案信息和數(shù)據(jù)進行智能分析，深化檔案信息開發(fā)利用水平，為檢索利用提供便利條件，檔案利用效率大幅提升。

（五）開展檔案考核評價。加強公司本部管控力度，發(fā)揮集團優(yōu)勢，對地市公司、二級單位、縣公司開展檔案考核評價，實行對標(biāo)管理。科學(xué)制定檔案考評指標(biāo)體系，建立加分項、減分項等7類、共49項指標(biāo)，涵蓋組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用與管理科研、設(shè)施設(shè)備。

根據(jù)工作實際，對考評指標(biāo)和分值權(quán)重進行調(diào)整，并逐步納入公司年度綜合考核指標(biāo)體系。檔案考評結(jié)果分示范級、規(guī)范級、合格級、不合格級四個等級。檔案考評采用自主評價與現(xiàn)場復(fù)評相結(jié)合的方式，通過定性與定量相結(jié)合的方法，對公司系統(tǒng)各單位檔案工作進行綜合評定。

三、取得的效果

實施檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理以來，國網(wǎng)河南電力檔案管理水平大幅提高，檔案管理與業(yè)務(wù)工作實現(xiàn)“三同步”，減少了項目過程文件遺失、后補等情況，按期歸檔率大幅提升，企業(yè)基礎(chǔ)管理得到加強。檔案服務(wù)能力顯著提升，檔案數(shù)字化完成以后，信息檢索效率大幅提高，檔案工作服務(wù)核心業(yè)務(wù)的能力增強。檔案輔助決策的作用顯現(xiàn)，檔案工作在土地權(quán)屬治理、史志修編、訴訟案件等工作上發(fā)揮了顯著作用。流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，促使檔案工作由崗位驅(qū)動向業(yè)務(wù)驅(qū)動轉(zhuǎn)變，檔案工作價值得到彰顯。