淺談信息化時(shí)代藥檢檔案管理的未來趨勢

文/黑龍江省食品藥品檢驗(yàn)檢測所 劉丹

淺談信息化時(shí)代藥檢檔案管理的未來趨勢

文/黑龍江省食品藥品檢驗(yàn)檢測所 劉丹

中國的信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展突飛猛進(jìn)，藥品檔案部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)，不是單純的集合而成，而是逐漸豐富為文件信息的收集、交流以及咨詢服務(wù)。應(yīng)不斷加強(qiáng)自身的現(xiàn)代化建設(shè)，提供全面、準(zhǔn)確、高效的全方位信息服務(wù)。藥品檢驗(yàn)檔案信息作為一種重要的資源，在醫(yī)藥行業(yè)和全社會的和諧發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。

藥檢檔案；有效管理；趨勢發(fā)展

藥品檢驗(yàn)所是國家藥品監(jiān)督保證體系的重要組成部分以及技術(shù)支持部門，執(zhí)行國家藥品監(jiān)督檢查規(guī)定，中心工作是質(zhì)量監(jiān)督和藥品檢驗(yàn)，主要的責(zé)任是執(zhí)行監(jiān)督生產(chǎn)質(zhì)量、檢驗(yàn)分布、使用藥物和其他方面。隨著藥品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)工作的深入開展，做好藥品檢驗(yàn)所檔案管理工作，已成為全面管理藥品檢驗(yàn)工作的基礎(chǔ)。

一、未來趨勢之一：領(lǐng)導(dǎo)愈加重視

一個單位檔案工作的好壞，直接關(guān)系到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，特別是面對新形勢下檔案管理工作中出現(xiàn)的難題，領(lǐng)導(dǎo)重視與否，有著舉足輕重的作用。因此，檔案館應(yīng)改變工作的從屬地位，加強(qiáng)各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，不斷的提升綜合檔案室建設(shè)，特別是檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對其設(shè)備配置、文件保護(hù)、人員培訓(xùn)等單位列入發(fā)展計(jì)劃，并及時(shí)根據(jù)經(jīng)費(fèi)的狀況不斷進(jìn)行增加，在任何情況下，對于綜合檔案室的設(shè)施以及設(shè)備不隨意占用，保證檔案室以及庫房實(shí)際的用途。此外，各級領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該清楚，對于檔案管理，應(yīng)當(dāng)實(shí)行“集中管理、統(tǒng)一保管”的原則，加強(qiáng)檔案工作，確保檔案收集齊全，從而提高藥品檢測效率，藥物檔案為事業(yè)發(fā)展服務(wù)，是檔案管理工作的目的。

二、未來趨勢之二：電子檔案和紙質(zhì)檔案并行管理

（一）將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為成電子檔案。現(xiàn)有紙質(zhì)檔案，根據(jù)存儲、使用等因素形成相應(yīng)的電子檔案，即紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程通常有兩種途徑：一是單位接收外部文件時(shí)，實(shí)行數(shù)字化歸檔；二是對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)檔案，進(jìn)行數(shù)字化管理，使得檔案具有兩種形式。

（二）電子檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案。為實(shí)現(xiàn)檔案長久可讀性，在日常操作中，將電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案，這種轉(zhuǎn)變也有兩種方式：一是直接在計(jì)算機(jī)中完成檔案的制作，二是接收電子文件（以電子郵件、電子公文傳輸系統(tǒng)）傳輸后，通過紙質(zhì)的形式，輸出后形成的。在這兩種情況下，文件有兩個版本，形成電子文件和紙質(zhì)文件管理雙軌制。

（三）同一內(nèi)容的電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行同步歸檔。對于相同內(nèi)容的電子文件和紙質(zhì)文件，都應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行同步歸檔。這不僅解決了文件的真實(shí)性和完整性，而且還可以解決用戶對其利用的廣泛性以及共享性，實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件之間的相互互補(bǔ)。

（四）電子檔案與紙質(zhì)檔案之間進(jìn)行通道的建設(shè)。通過進(jìn)入檔案信息管理系統(tǒng)獲取檔案，一旦電子系統(tǒng)出現(xiàn)故障，可以手動檢查紙質(zhì)版本，如果紙質(zhì)檔案不小心銷毀，就可以在信息系統(tǒng)中找到，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化的合理性。

（五）條形碼的形式，對藥品檔案的進(jìn)庫出庫進(jìn)行有效管理。目前，許多藥物的歸檔、借閱記錄，采用的是手寫記錄的形式，此種記錄方式不能快速知道何種信息已經(jīng)歸檔，何種文件被借出，如果登記不小心弄丟了，所有的數(shù)據(jù)將丟失，這將對文件管理帶來很多麻煩和不便，圖書館登記入庫所引用的檔案管理信息的條形碼的文件信息的藥物控制，這不僅可以節(jié)省麻煩手動記錄，并可以統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更方便，使檔案管理更方便、準(zhǔn)確。

三、未來趨勢之三：制度建設(shè)更為合理化

（一）建立健全檔案工作管理機(jī)制。提高檔案工作程序，理順單位之間的關(guān)系，檔案管理逐漸從多分布過渡為集中的綜合管理，使檔案工作每一個環(huán)節(jié)和各方面的規(guī)范要求，確保檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)不脫節(jié)。

（二）堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。由于藥品檢驗(yàn)檔案是科學(xué)技術(shù)和藥品檢驗(yàn)的歷史，它不僅反映了單位業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，而且也解釋了整個業(yè)務(wù)工作的歷史。對于當(dāng)前業(yè)務(wù)工作、科研服務(wù)以及今后的工作服務(wù)來說，是一項(xiàng)寶貴的科技資源和技術(shù)儲備。

（三）檔案工作和業(yè)務(wù)工作要共同重視。作為對質(zhì)量管理體系的藥品檢驗(yàn)所的一部分，納入單位年度目標(biāo)管理責(zé)任制，不僅與各部門、全體員工的經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)，在評價(jià)中，促生了一定的傾斜政策培訓(xùn)。為了促進(jìn)人事檔案工作和兼職人員對文件的主動收集以及主動分類，從而保證文件的完整性和系統(tǒng)性。

（四）進(jìn)行藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎金和藥品科研項(xiàng)目中，明確一定數(shù)額的檔案保證金，按時(shí)完成并按時(shí)到備案室，保證檔案的完整性、制度性、準(zhǔn)確性。

四、結(jié)束語

總之，藥物檔案的管理必須與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代的步伐，科學(xué)管理，以適應(yīng)新形勢的需要，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的藥物檔案管理工作，為打開檔案管理工作的新局面，更好地促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和社會的進(jìn)步。

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