干部檔案材料的分類研究

文/寧夏地質(zhì)局 姚珊

干部檔案材料的分類研究

文/寧夏地質(zhì)局 姚珊

干部檔案材料管理工作是檔案工作中一項(xiàng)極其重要的內(nèi)容，對(duì)于干部檔案的分類工作，要進(jìn)行有效裝訂、整理并進(jìn)行存檔，保證干部檔案資料內(nèi)容信息的完整性，在使用檔案材料時(shí)，能夠及時(shí)調(diào)出及整理，是干部檔案材料分類的最終目的。

干部；檔案材料；分類研究

檔案工作是對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行整理的工作，做好各方面的檔案分類整理工作對(duì)行業(yè)資料的有效存儲(chǔ)有著積極的促進(jìn)作用。干部檔案資料作為極其重要的信息內(nèi)容，在進(jìn)行檔案分類時(shí)一定要嚴(yán)格仔細(xì)，在對(duì)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查的基礎(chǔ)上，根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行分類存檔。在進(jìn)行分類過(guò)程中，嚴(yán)格遵守干部檔案材料的分類要求，區(qū)分開(kāi)主件和附件，需要根據(jù)規(guī)定進(jìn)行裝訂，有效完成干部檔案材料分類工作。分類是干部檔案材料進(jìn)行中的重點(diǎn)內(nèi)容，一定要嚴(yán)格遵守規(guī)定，分類要準(zhǔn)確，保證分類科學(xué)，使用有效。

一、干部檔案資料的主件和附件

進(jìn)行干部檔案材料分類工作的第一步就是區(qū)分出干部檔案材料的主件和附件，才能根據(jù)其內(nèi)容進(jìn)行接下來(lái)的工作。主件和附件是干部檔案材料的重要組成部分，一般情況下，可以根據(jù)材料內(nèi)容的具體信息進(jìn)行分類。言語(yǔ)上側(cè)重于結(jié)論、批語(yǔ)、鑒定等內(nèi)容都屬于干部檔案材料的主件內(nèi)容，而草稿等信息則屬于干部檔案材料的附件內(nèi)容。為了方便區(qū)分干部檔案材料的主件內(nèi)容與附件內(nèi)容，一般的管理機(jī)關(guān)會(huì)有相關(guān)的分類標(biāo)準(zhǔn)，保證分類的準(zhǔn)確性。另外還有補(bǔ)充內(nèi)容，可以根據(jù)補(bǔ)充內(nèi)容進(jìn)行分類。如果不能有效區(qū)分主件、附件內(nèi)容，則會(huì)導(dǎo)致草稿信息、組織結(jié)論、正稿內(nèi)容等組織材料雜亂地的堆放在一起，不及時(shí)進(jìn)行整理會(huì)影響后續(xù)的使用工作，給干部檔案材料分類工作增添更多的影響因素。

二、干部檔案資料分類的方法

在進(jìn)行有效的主件、附件工作分類后，就要進(jìn)行分類工作的主要工作。按照實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，一般干部檔案材料分類的方法有以下幾種：按照時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、形式等規(guī)則分類。以上幾種分類類型都是常見(jiàn)的干部檔案資料分類方法，在日常工作中可以作為參照進(jìn)行實(shí)際工作進(jìn)行。

（一）按材料產(chǎn)生時(shí)間分類。實(shí)際的工作中，按照檔案材料產(chǎn)生時(shí)間進(jìn)行分類的現(xiàn)象比較常見(jiàn)。可以按照檔案材料產(chǎn)生的時(shí)間進(jìn)行分類，結(jié)合有關(guān)的方法；按照檔案材料所屬年份進(jìn)行有效的分類，在工作中，考慮實(shí)際情況進(jìn)行分類整理；按照干部歷史中不同的工作階段進(jìn)行分類。無(wú)論是具體使用哪一種分類方法，都要根據(jù)檔案材料上的具體日期進(jìn)行執(zhí)行，確保檔案材料分類工作的準(zhǔn)確性。如果是遇到檔案材料未標(biāo)明日期的情況下，可以對(duì)檔案材料內(nèi)容進(jìn)行閱讀，通過(guò)文字、字體等信息內(nèi)容辨別內(nèi)容的時(shí)間。如若存在一份檔案材料中出現(xiàn)兩個(gè)日期的情況，則要根據(jù)檔案內(nèi)容辨別比較貼近的一個(gè)日期進(jìn)行實(shí)際使用。實(shí)際工作要根據(jù)具體情況進(jìn)行具體情況的考慮，結(jié)合材料的相關(guān)內(nèi)容認(rèn)真嚴(yán)格進(jìn)行工作。

（二）按材料內(nèi)容分類。在檔案材料分類中，主件和附件也有具體的分類細(xì)則。一般來(lái)說(shuō)，個(gè)人履歷、自傳等信息內(nèi)容之間不能混為一談，采用準(zhǔn)確的分類方法能夠避免同性質(zhì)材料之間的混淆。但是，這種分類方法也有很多的弊端，例如干部之間的水平存在著一定的差異性，給檔案管理工作者帶來(lái)了一定的困難，管理者難以根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行有效的內(nèi)容掌握，所以在實(shí)際工作中，要遵守以下規(guī)則：首先，分類工作中要如實(shí)全面的反映干部檔案材料的內(nèi)容，根據(jù)其內(nèi)容進(jìn)行有效的分類。嚴(yán)禁僅根據(jù)內(nèi)容標(biāo)題就決定干部檔案材料的所屬類別。其次，分類類別應(yīng)簡(jiǎn)潔而具有合理性，分類設(shè)置要根據(jù)材料內(nèi)容和材料多少進(jìn)行合理的設(shè)置，體現(xiàn)干部檔案材料分類工作的有效性。設(shè)置類別不應(yīng)讓其形同虛設(shè)，產(chǎn)生不必要的分類麻煩。最后，在進(jìn)行分類工作時(shí)，為了以后工作中的查找等，要根據(jù)材料之間的聯(lián)系性進(jìn)行層次的分類排列，方便日后使用和查找。

（三）按材料來(lái)源分類。在按照干部檔案材料來(lái)源分類中，主要體現(xiàn)在按照組織機(jī)構(gòu)分和作者分兩種。在工作中，檔案材料內(nèi)容中會(huì)體現(xiàn)作者或承辦單位等信息內(nèi)容，檔案分類工作人員可以根據(jù)這些內(nèi)容對(duì)干部檔案材料進(jìn)行分類，這種分類方法簡(jiǎn)明有效，可以避免因材料內(nèi)容水平差異而產(chǎn)生的分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象發(fā)生。由于此分類方法容易造成不方便管理、使用等缺點(diǎn)，所以在實(shí)際工作中按照檔案材料來(lái)源分類方法作為時(shí)間和內(nèi)容分類法的補(bǔ)充方法，在進(jìn)行這種分類方法時(shí)，要認(rèn)真審查并分析。

（四）按材料形式分類。在干部檔案材料分類工作中，有多種多樣的分類方法，除了以上三種外，還可以根據(jù)檔案材料的制成材料、材料形狀等外在形式進(jìn)行分類。干部檔案材料在實(shí)際使用和外在形式制作過(guò)程中有很多的差異性，可以將這些特點(diǎn)作為檔案干部材料的分類依據(jù)，根據(jù)外觀形式進(jìn)行檔案材料的分類有利于材料的保管和安全。盡管根據(jù)干部檔案材料的制成材料等方式進(jìn)行分類工作簡(jiǎn)便有效，但是也應(yīng)有效根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分析，保證分類工作有依據(jù)。

三、結(jié)語(yǔ)

干部檔案材料分類工作的進(jìn)行便于檔案材料的存檔及后續(xù)工作中的使用，為了避免材料混淆等情況發(fā)生，在進(jìn)行檔案材料分類前，要根據(jù)其特點(diǎn)及內(nèi)容信息等進(jìn)行分析及歸類，避免主件和附件混在一起。同時(shí)，干部檔案材料分類工作要及時(shí)進(jìn)行，這樣可以及時(shí)排查相關(guān)問(wèn)題，避免材料堆積的現(xiàn)象出現(xiàn)，為管理分類工作打下一個(gè)良好的習(xí)慣，保證分類工作的有效性。

[1]洪彬.淺談干部檔案材料的分類問(wèn)題[J].黑龍江紡織,2012(02):45-47.

[2]全祥,光文.干部檔案材料的分類[J].遼寧檔案,1993(01):36-37.

[3]岳世鑫.淺談干部檔案材料的分類問(wèn)題[J].檔案工作,1981(04):20-21.