高校人事檔案達標考核中缺漏材料補充之思考

文/貴陽學院 張雙英

高校人事檔案達標考核中缺漏材料補充之思考

文/貴陽學院 張雙英

本文從高校檔案達標考核中補充缺漏材料實際存在的問題入手，分析缺漏材料補充原因之所在，并試圖提出更加科學、合理的應對策略，為進一步規范管理干部人事檔案起到一定的指導作用。

人事檔案；達標考核；缺漏材料；補充思考

高校人事檔案是人事、組織部門在其工作活動中形成的記載和反映每位教職工思想品德、工作成就、業務能力的歷史記錄材料，這是教職工培養、選拔、使用和管理的重要依據。近年來，為進一步貫徹落實中央組織部對干部檔案工作實行目標管理的要求，各高校以干部人事檔案達標考核為契機，以達標考核為推動力，高標準、嚴要求，全面開展干部人事檔案整理工作。在達標過程中，高校干部人事檔案缺漏材料的補充應引起高度重視。本文試圖從缺漏材料補充的實際操作來思考此問題并找到相應的對策，為進一步規范干部人事檔案起到一定的指導作用。

一、達標考核中補充缺漏材料存在的問題

根據目標管理達標考核的要求，個人檔案必須完善。由于歷史的原因及各種人為因素，干部人事檔案中缺少證明個人業績、考核、學歷、職稱等方面至關重要的材料以及缺填某些信息，個人或現在所在單位必須千方百計把缺漏的材料補齊及缺漏信息補全，否則，單位不達標。為滿足達標規定并順利達標，部分高校八仙過海各顯神通。在實際操作中，主要存在以下問題：

（一）補填內容嚴重失真。達標要求相關材料信息缺漏的需補填完整，實際操作過程中，檔案人員機械地理解為所有的材料信息都需補填。于是時間久遠的檔案材料因個人記憶不清補填部分內容失真嚴重，同時在一份材料中出現了多種字跡和墨跡。筆者認為，這樣的做法有失檔案材料的原始性、真實性。

（二）補充材料濫竽充數。對于檔案中缺漏的個人材料，因歷史原因和傳統習慣的影響，高校人事檔案補充工作的重點還在強調要把個人政治歷史、家庭社會關系以及各類獎勵等方面的材料補齊，而反映個人業務能力、技術專長、學術著作、科研成果類材料的缺失卻沒有引起重視，無關緊要的補充材料有濫竽充數之嫌。達標過程中補充材料的做法造成了現行人事檔案包含信息片面，不能真實體現出教職工的突出成績，失去了人事檔案在考察和識別干部上的真正意義。

（三）補充說明千篇一律。為順利達標，干部人事檔案中關系個人至關重要的陳年檔案材料通過各種途徑無法獲取的，一些高校照葫蘆畫瓢，幾乎采取千篇一律的方式進行個人說明，要么是時間久遠無法找到，要么是多次搬家遺失等。這種近乎雷同的補充說明完全失去了檔案的原始性、權威性。

二、缺漏材料補充的原因分析

近年來，隨著人事制度改革和經濟體制轉變的深化，高等教育進入了超常規跳躍式的快速發展時期，高校人事管理也處于復雜的社會轉型期，客觀地分析高校人事檔案缺漏材料的現狀，有利于理順人事關系，促進高校人事檔案制度的完善。

（一）檔案材料收集及歸檔工作缺位。1.缺乏通暢的檔案材料收集網絡。收集材料是檔案工作的重要環節。因干部檔案材料政策性強，涉及部門多，收集歸檔工作難度大。高校現行的檔案材料收集手段還很傳統、落后，沒有形成有效、通暢的人事檔案材料收集網絡。一些高校沒有按照中組部下發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，結合本單位實際情況，制定出人事檔案收集歸檔制度，也沒有形成自己的實施細則。目前，收集方式主要依靠檔案管理部門主動索要，未形成有關部門主動送交歸檔材料的意識及相關轉交制度。高校內部各層次人員的繼續教育和學歷、學位的變更，特別是反映個人科研領域能力、科研成果業績、重要獎懲等非常有價值的材料基本上散落分布在各部門。而這些部門無意識或延遲將手中的檔案材料交給人事部門收集，這樣時間長了就造成了歸檔材料遺失、缺損等情況，歸檔材料就很容易出現不及時、不規范的現象。因缺乏通暢的檔案收集網絡，導致檔案材料收集不全面，給檔案管理和干部晉職、晉級、提拔任用工作都帶來很大的難度。2.歸檔要求不明確，操作不規范。高校人事檔案管理部門對人事檔案工作有一定的認識，雖然建立了人事檔案歸檔制度，但在不同程度上存在執行不嚴格、操作不規范等現象。有的高校對收集的材料不及時整理，甚至存在材料多年并未歸檔的情況。另外，歸檔材料內容不準確也給高校人事檔案管理帶來了較大困難。現在人事檔案中有較多的材料是經本人或經其他相關部門填寫的，如干部履歷表、年度考核表、學生登記表等材料中的出生時間、參加工作時間、任職時間前后不一致，出現了很多的錯誤。如一個人的出生年、月前后相差兩年以上甚至五六年的，這樣，此教職工的退休時間就會引起爭議。檔案材料歸檔不及時、操作不規范、內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。3.檔案人員的業務素質欠佳。《檔案法》對檔案工作人員素質要求規定為：“忠于職守、遵紀守法、保守秘密、具備專業知識并接受崗位培訓。”但在高校中，管檔人員大多是兼職檔案員，這部分人沒有經過業務培訓，對檔案業務不熟悉，只重檔案材料的數量而不顧質量。而且分布在部門的一些檔案人員責任心不強，對檔案收集工作不重視，沒有真正做到將檔案材料及時送交人事檔案管理部門，而是把一些重要文件長期留在自己手上，甚至出現材料丟失現象；還有的部門檔案人員認為檔案是人事部門（組織部門）的事，不積極主動地做好收集工作，抱著一種收多收少一個樣的偷懶心態，嚴重抑制了高校人事檔案收集水平的進步。令人堪憂的是，組織人事干部平時工作繁忙，很少有時間參加專業知識學習，這樣造成了管檔人員業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規范，存在著不該進檔的進了、該進檔的沒進，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達到某種目的，進行改檔或偽造人事檔案等，嚴重影響了檔案的真實性，給人才的評價與任用帶來諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價值。

（二）渴求人才而忽略其人事檔案的重要性。“發展靠人才”已成為當今世界的共識，“誰擁有了人才”誰就有了未來。在國家實施“科教興國”“人才強國”的戰略大背景下，對人才的渴求自然也成為高校求生存求發展的重心。于是許多高學歷、高職稱的人才被吸納進來。通過達標工作發現，在引進的高層次人才中，人檔分離，棄檔現象比較嚴重，在人事調動中無法正常轉遞檔案。引進的這些人才中大部分檔案材料不是差年度考核表，就是差學歷學位材料、專業職務申報表、工資變動表等反映個人經歷的重要材料，特別是從人才市場引進人員檔案材料缺漏現象更嚴重，無法反映其工作經歷，致使工齡前后無法銜接。高校這種渴求人才而忽略其人事檔案重要性的做法，不但被引進人才的切身利益深受影響，而且給人事管理工作帶來很大困難，嚴重影響了干部人事檔案的真實、完整利用。

（三）相對人知情權的缺失。我國人事檔案封閉性管理運作制度決定了人事檔案的產生是在秘密狀態下進行的。檔案的相對人除知曉自己填寫的相關材料中自身基本情況外，至于究竟哪些材料需要存檔都一無所知，更何況檔案中缺少哪些材料更無從知曉。正因為相對人對檔案知情權的缺失，有教職工覺得把自己通過多年努力才獲得的學歷學術材料、重要獎勵材料交給檔案部門不放心，于是長時間保留在自己手上，有些干脆一直放在自己手里；在當前市場經濟形勢下，還有一些教職工對人事檔案持無所謂態度，認為人事檔案可有可無，認為考察檔案不如考察現實的人，對人事檔案的收集工作更是漠不關心，如此種種，導致該歸檔的材料不能及時歸檔甚至斷檔。

三、缺漏材料補充之應對

人事檔案是個人在各個時期、各個地方所形成的有關材料的原始性和真實性的集合體，要發揮人事檔案的作用，材料必須齊全，必須能全方位反映一個人的全部歷史。對于缺漏材料的補充，筆者試圖提出如下應對策略：

（一）建立現代化收集材料渠道，規范歸檔要求，提高檔案人員素質。高校干部人事檔案材料的收集，主要是通過接收各部門歸檔的案卷材料來實現的。但當今社會已進入信息化時代，人事檔案管理的重心應從手工管理轉移到信息化管理上來。要把這項工作做好，只有學校領導重視、各業務部門支持、檔案人員共同努力，力爭每個部門都有專人負責，建立一個縱橫交織、上下貫通的檔案材料收集網絡。在日常工作中，檔案人事部門要利用喜聞樂見的方式加大宣傳力度，促使本校各部門在平時工作中，明確本部門檔案材料歸檔范圍、歸檔要求，重視人事檔案資料的準確、完整、規范移交，確保人事檔案材料的及時并規范歸檔。

現有人事檔案管理人員不僅要具有較高的政治素質和高度的責任感，而且要諳熟人事檔案管理業務的各個環節和基本要求，加強其職業技能的學習，為適應檔案工作的發展與需要，同時要具備應用現代信息技術手段管理人事檔案，實現檔案的基礎管理與信息管理的有機結合，提高工作效率，提高檔案質量，維護檔案的完整與安全。

（二）確保引進人才與其人事檔案形影相隨。隨著經濟和社會的跨越式發展，“人才強校”戰略已成為各高校的共識，而人才引進則是他們實施其發展戰略的重要舉措。當今社會，人才的引進在一定程度上觸發了人才流動，整合了人才資源，促進了科技進步，是符合時代潮流的人才競爭方式。但不管采取何種方式招攬人才，各高校都要確保引進人才與其人事檔案形影相隨。因為人事檔案是人才的發現、選拔和培養的重要依據，是人才信息的可靠來源。它最真實、最全面反映了人才的專業及進修經歷等第一手材料，同時更直觀地反映出人才的綜合素質。在引進所需人才時只要查看其本人的人事檔案就能對人才作出客觀、公正的評價，確保所引進的人才各方面符合高校實際發展需要，促進人才梯隊的合理構建。人才引進與其人事檔案的不離不棄，一方面避免僅憑短時間的接觸印象或靠人際關系而引進的人才給高校帶來負面影響，另一方面，也提高人事檔案的實用價值，盡量避免了“棄檔”現象的發生。

（三）適度公開人事檔案，彰顯知情權。在市場經濟條件下，建立以人為本、適度開放的人事檔案管理體系，增強人事檔案的“透明度”，讓教職工獲得對自己人事檔案的知情權是適時之舉。這就要求加速人事檔案管理的開放性進程，需要剝落人事檔案的政治化、神秘化面紗，讓每一位教職工了解歸檔材料的要求和內容，充分認識到自己在平時工作中所形成的文件材料、取得的科研成果以及所完成的論文、專著等，不僅是個人勞動和智慧的結晶，更是學校和國家的寶貴財富，是國家全部檔案的組成部分。

在知情權保護成為社會共識的背景下，打破人事檔案傳統的管理模式，對本人有條件地開放個人的檔案材料，實行人事檔案的公開、透明管理，從而形成一個人人重視檔案、人人具有檔案法律意識的好氛圍，促進大家積極主動將檔案材料交給人事檔案管理部門。

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