論大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理中的問題與對策

文/達州職業(yè)技術(shù)學院 陳玄

論大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理中的問題與對策

文/達州職業(yè)技術(shù)學院 陳玄

大數(shù)據(jù)時代的到來，高職院校檔案管理工作面臨檔案管理觀念落后、檔案管理人員素質(zhì)欠缺，資源種類偏一、校史文化研究缺位，基礎設施差、信息化水平低等主要問題；需要從增強改革意識、提高人員素質(zhì)，加強校史文化研究、豐富資源種類，完善基礎設施建設、提升信息化水平等方面采取措施，以促進高職院校檔案事業(yè)健康發(fā)展。

大數(shù)據(jù)時代；高職院校；檔案管理；問題；對策

大數(shù)據(jù)時代的到來，高職院校檔案管理工作面臨許多新的發(fā)展機遇，同時也面臨許多新的問題與挑戰(zhàn)。根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，高職院校檔案管理工作要善于抓住大數(shù)據(jù)時代所帶來的發(fā)展機遇，創(chuàng)新檔案管理工作思路，提升檔案服務水平，以推進高職院校檔案事業(yè)健康發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理觀念落后，檔案管理人員素質(zhì)欠缺。在檔案管理工作中，不少檔案管理人員對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的新特點、新要求認識不到位，工作責任心不夠，改革創(chuàng)新意識薄弱。高職院校部分檔案人員中存在未將檔案資源進行歸類整理、未按規(guī)定時間入庫等工作不規(guī)范的問題，這導致檔案資源的缺失。同時，部分檔案管理人員角色錯位，認為檔案資源的收集、儲存工作是配角，以致出現(xiàn)檔案管理工作懈怠現(xiàn)象。部分檔案管理人員的檔案專業(yè)素質(zhì)欠缺、認識不到位，責任心不強、工作缺乏熱情、管理經(jīng)驗不足，專業(yè)、能力欠缺，不能適應大數(shù)據(jù)時代對高職院校檔案管理的新要求。檔案管理人員平時忙于日常事務，思考問題少，更不用說創(chuàng)新工作；對重大項目的檔案管理需要領導或上級單位指導才能完成，尚不具備獨立處理檔案管理相關業(yè)務的能力。同時，隨著高職院校辦學規(guī)模的擴大，高職院校檔案管理工作任務日趨繁重，檔案管理人員嚴重不足，而新進檔案人員素質(zhì)參差不齊，加之兼職檔案人員變動頻繁，這對檔案管理工作也造成了一定的不良影響。

（二）資源種類偏一，校史文化研究缺位。隨著我國高等職業(yè)教育的大發(fā)展，高職院校辦學規(guī)模不斷擴大，檔案資源數(shù)量不斷增多，種類越來越復雜，加之大數(shù)據(jù)背景下對檔案管理工作提出了新要求，導致檔案管理中的問題也越來越多，突出問題之一就是檔案資源庫管理的資源種類偏一。由于專業(yè)眾多，檔案經(jīng)費有限，檔案管理中存在“三少一多”現(xiàn)象，即實物檔案資源少（特別是對收藏類、榮譽類資源過少）、檔案資源音像制品少與歷史發(fā)展資源少；而紙質(zhì)類資源多，特別是文學類、教師教學類資源過多，導致檔案資源庫出現(xiàn)資源過度偏差的現(xiàn)象。

（三）基礎設施差，信息化水平低。由于辦學經(jīng)費嚴重不足，高職院校的檔案硬件建設薄弱，根本不能適應大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作發(fā)展的需要。如一些高職院校的檔案管理辦公室面積較小，條件過于簡陋，無法安裝大型精密的檔案資源柜，致使檔案管理工作成本上升，更談不上學校博物院、展覽館等，與設立現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)檔案管理要求相距甚遠。不少高職院校的檔案管理工作尚處于建設初期，對檔案管理工作信息化的重要性認識不到位，對檔案管理工作缺少創(chuàng)新理念，再加上學校的經(jīng)費少，導致學校的檔案管理信息化水平低。

二、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理的對策

（一）增強改革意識，提高人員素質(zhì)。中共中央辦公廳、國務院辦公廳頒布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號），我省也制定了《四川省國家檔案管理辦法》，對檔案事業(yè)建設進行了更加明確的規(guī)定，并提出了具體實施的辦法，這為高職院校的檔案管理工作規(guī)劃出完善的發(fā)展格局，在政策上為高職院校檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供了保障。大數(shù)據(jù)時代的到來，高職院校檔案管理工作會發(fā)生深刻的變革。深入了解“十三五”期間檔案工作的發(fā)展趨勢，積極適應社會和科技發(fā)展對高職院校檔案工作的新要求，對高職院校的檔案管理工作進行改革與創(chuàng)新，包括對學校檔案管理體制、檔案管理工作方式的改革，采用新型化的管理模式，以促進大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作建設的新局面。

（二）加強校史文化研究，豐富資源種類。“十三五”時期，力爭做好校文化歷史博物館的材料收集工作，建立大型的網(wǎng)絡校園文化歷史博物館展覽平臺，積極地籌備博物館展覽建設工作，改進校文化歷史博物館內(nèi)檔案資源缺少的現(xiàn)狀。努力將高職院校文化歷史博物館建設成一個教師愛崗敬業(yè)、學生奮發(fā)圖強、畢業(yè)生回味的具有文化歷史的教學基地。師生通過對學校建設初期的現(xiàn)狀進行了解、對現(xiàn)階段校園文化歷史進行分析、展望未來學校發(fā)展趨勢，可以極大地激發(fā)師生熱愛學校、積極學習與工作的熱情。

（三）完善基礎設施建設，提升信息化水平。完善的檔案管理工作制度是檔案管理創(chuàng)新的基礎，有了完善的檔案管理工作制度，檔案工作才有章可循，這對提高檔案管理人員的工作效率，促進檔案管理工作的發(fā)展非常必要。特別是將《高等學校檔案管理辦法》全面落實到學校的檔案管理工作中，做好檔案資源的分類、收集、保管，確保各種檔案無任何缺失，實現(xiàn)檔案管理工作的統(tǒng)一管理，促進高職院校檔案管理工作的規(guī)范性。

三、總結(jié)

總之，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高職院校檔案管理必然面臨不少新問題。只要抓住檔案管理工作發(fā)展的新機遇，積極參與大數(shù)據(jù)背景下的變革，努力克服面臨的困難和問題，創(chuàng)造性地開展檔案工作，才能更好地促進高職院校檔案事業(yè)的大發(fā)展。

[1]胡少霞.高職院校檔案管理的問題與對策[J].中國新通信,2015(12):113.

[2]李清安.淺談高職院校教學檔案管理的問題與對策[J].速讀(上旬),2014(10):244.

[3]湯亞男.大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的問題與對策[J].中外企業(yè)家,2015(12):167-169.