論高校圖書館電子閱覽室的服務與管理

文/玉溪師范學院圖書館 韓麗

論高校圖書館電子閱覽室的服務與管理

文/玉溪師范學院圖書館 韓麗

本文探討了高校電子閱覽室的管理及服務問題，以期促進高校圖書館數字化、規范化發展。電子閱覽室主要有外購數字化資源檢索、自建數據庫檢索、網絡信息檢索、查新及專題文獻檢索、軟件學習、多媒體教學、培訓以及信息傳遞等功能。為了保證電子閱覽室的正常運行以及可持續發展，應從以下五個方面對其進行管理：第一，應制定完善的管理制度。第二，電子閱覽室窗口管理。第三，應注重安全管理。第四，應重視環境管理。第五，管理人員素質的要求。

高校圖書館；電子閱覽室；服務；管理

隨著時代、經濟的進步，網絡技術、遠程通信技術、多媒體技術以及計算機技術均得到了前所未有的發展，在這樣的背景下，以紙質印刷模式為主的高校圖書館，因信息傳遞不及時、內容不廣泛等原因，已無法充分滿足教師與學生多元化、個性化的信息獲取需求，為了改善這一現狀，圖書館應向數字化、網絡化及自動化的方向發展，加大在經費上的投入力度，用以建設多功能、大規模的電子閱覽室。本文結合我國高校的發展規律，初步探討了高校電子閱覽室的管理及服務問題，以期促進高校圖書館數字化、規范化發展。

一、電子閱覽室主要服務功能

（一）外購數字化資源檢索。高校電子閱覽室不同于社會上的網吧，與校內其他機房相比，也存在很大的區別，它的優勢與特點在于為高校提供科研、教學所需的數字化資源，以滿足師生多元化、個性化的信息需求。圖書館利用購買數據庫訪問權、建設鏡像站點、購買光盤數據庫等方式建立豐富、多功能且實用的數字化資源體系，師生可通過檢索刊名、作者、篇名以及年份等關鍵詞來搜索想要閱覽的信息內容與精確化的數字信息，讀者無論是在家中，還是在實驗室、辦公室均可實現打印、下載與查閱等功能。事實上，數字化資源檢索已成為21世紀大數據背景下高校師生獲取信息的重要渠道。

（二）自建數據庫檢索。隨著計算機技術、現代信息技術的長足發展，圖書館為了滿足讀者多元化的信息需求，適應現代化的管理方式以及促進自身的可持續發展，勢必要建設具有一定特色且功能完備的資源數據庫，通常可以刊目數據庫以及館藏書目為突破口，盡可能選擇使用次數多且讀者需要的資源，為高校師生提供高質量、全方位、多功能的服務。

（三）網絡信息檢索。現階段，社會已逐漸向網絡化、現代化及信息化的方向發展，高校讀者大部分為年輕人，更是位于網絡化的頂端，獲取網絡信息的需求相對也更加強烈。在此背景下，上網已經并不單純是年輕人追趕潮流與時尚的手段，而是他們生活與學習不可缺少的重要組成部分。很多電子閱覽室在建立的最初階段，均是從校園網接入的教育科研網，這種接入類型大多限于校園內部使用，有些網站無法登陸或者是網速較慢。鑒于此，高校在建立電子閱覽室之前，應全面考慮師生的多元化、個性化需求，開通公共網與校園內部網兩種不同的渠道，讀者可根據需要自行選擇。

（四）查新及專題文獻檢索。在當前的時代背景下，網絡技術、計算機技術已經十分常見，使信息的獲取、檢索變得更加快捷、方便，即便毫無基礎，在經過簡單的指導或者是培訓之后，均可進行操作。也正因為如此，高校電子閱覽室應將提供高水平、深層次的服務作為服務重點，如：開展查詢與專題文獻檢索咨詢服務，前者可提供與科研相關的文獻與材料；后者則是為申請專利、鑒定科研成果、科研立項而提供的一種新型、客觀且真實的咨詢服務。在當前的時代背景下，無論是查詢，還是專題文獻檢索，均十分重要，二者可以說是決定科研工作成功與否的主要因素。高校圖書館網絡資源、電子型文獻資源以及印刷型資源均十分豐富，且信息檢索人員素質高、專業能力強，可為科研工作人員提供全面、專業、高效率的查新與專題文獻檢索服務。

（五）軟件學習。眾所周知，電子閱覽室擁有大量且多種類的教學軟件。為了今后更好地發展，很多大學生都會努力學習英語與計算機這兩門科目，為考取等級資格證書做足準備。電子閱覽室為了滿足學生的相關需求，可安裝計子算機筆試、上機軟件以及與英語考級相關的學習軟件與模擬訓練軟件。不僅如此，電子閱覽室中的計算機還要安裝軟驅動與光驅，以充分滿足高校師生的學習與教研需求。

（六）多媒體教學、培訓。電子閱覽室是以現代化網絡技術與計算機技術為基礎的，所以，大部分讀者在未經培訓的情況下均無法熟練操作。高校可結合讀者的身份與個人情況制定內容不同的培訓方案。例如：介紹計算機上使用不同應用類軟件的方法、因特網搜索策略；計算機基礎知識以及檢索的技巧等。培訓方式既可以是個別輔導、講座，又可以是集體上課，讀者可自行選擇。此外，為了提高檢索人員的專業能力與綜合素質，圖書館還可為職工制定相應的培訓計劃，令其熟練掌握獲取電子信息以及操作計算機的技巧與方法，為讀者提供更加高質、高效、全面且專業的服務。

（七）信息傳遞。不光是在我國，因特網在國外也已大范圍普及，為人們的信息檢索與傳輸提供了一定的便捷，如電子郵件，與傳真、普通郵件相比，電子郵件具有更加便捷、經濟的特點，已成為世界上應用率最高的電子通信工具之一。QQ與E-Mail可以說是吸引讀者的主因，QQ除了具備文件傳送功能之外，還能進行即時對話，因而深受讀者的青睞。

二、電子閱覽室的管理

若要保證電子閱覽室的正常運行以及可持續發展，那么勢必要制定與其發展特點相符的管理方法及相關制度，筆者建議可從下述幾個方面著手，具體包括：

（一）應制定完善的管理制度。如應急安全員、網絡設備與計算機的維護保養制度；讀者入室制度以及員工入職制度與責任認定制度等。完善的規章制度是電子閱覽室順利運轉、正常開放以及可持續發展的重要基礎，高校管理層應給予其高度重視。

（二）電子閱覽室窗口管理。現階段，高等教育院校中很多電子閱覽室并非是無償的，在面向讀者開放時，會根據其入室需求適當收取費用。為了對電子閱覽室更好地管理，可購買一個兼并計費、計時、儲蓄等多重功能的讀者管理系統，如此便能簡化以往讀者入室的繁瑣程序，只需刷卡便可，極為方便、快捷。一般規模較大的閱覽室，可按照情況及讀者需求劃分為多媒體教室、網絡檢索區域、館藏書目檢索區、數字化資源檢索區以及主控機房等功能區域。其中，主控機房是整個圖書館電子閱覽室接入因特網、圖書館的樞紐，同時也是館內網絡的數據中心與管理核心。為了提供給不同類型資源穩定、規范化的運行平臺，很多閱覽室均會配備自動滅火器、SPS電源、網絡交換機、網絡服務器與磁盤陣列、多媒體攝影設備等，充分滿足讀者的多樣化需求。網路檢索區、館藏書目檢索區與數字化資源檢索區是讀者查閱精確數字化信息的重要區域。隨著時代的發展，各類目也有所變化，計算機的功能也應與時俱進，電子閱覽室應不斷吸收新型文化，實現一區多用，一機多能，以充分能滿足讀者的多元化、個性化需求。

（三）應注重安全管理。首先，應進行計算機系統安全管理。保證計算機系統及各項設備的安全性與穩定性可以說是電子閱覽室管理工作的重中之重。雖然很多電子閱覽室為了順利開放與正常運轉，均制定了健全的讀者管理制度，也注重安全系統的教育及宣傳工作。但因設備的利用率較高，且大學生的計算機水平良莠不齊，年輕人好奇心重，時有發生非法操作行為，所以，網絡癱瘓、系統崩潰等事件屢見不鮮。鑒于此，電子閱覽室勢必要根據計算機的實際情況，制定有效的防護及控制方案。有些閱覽室會設定限制區域，認為只要將危險隔絕在外，便能收獲安全。但限制的越多，讀者獲取的信息也就越少，無法滿足其根本需求；有些閱覽室會購買一些管理軟件，從內部對計算機系統進行調控；還有一些電子閱覽室通過安裝硬盤保護法的方式來保護系統，無論讀者是否有違規操作，在重新啟動計算機之后，會自動恢復CMOS數據與硬盤，保護相關信息不被刪除或修改。目前，電子閱覽室為了延長計算機的使用壽命，均會安裝一些容量較大的硬盤，為了便于管理，可將其劃分為三個邏輯盤，即C、D、E盤，將C盤、D盤、重要資料、應用軟件及存儲系統軟件層層保護起來，僅將E盤空間提供給讀者使用；為了清除系統緩存及無用的數據，電子閱覽室管理職員可定期清空E盤，緩釋空間。其次，注意病毒的防范與清除。因為電子閱覽室不限制讀者使用自帶的光盤與軟盤，而室內計算機用的是同一個網絡戶名，所以要做好病毒入侵的防范與管理工作。若閱覽室內所有計算機均安裝了硬盤還原卡，那么在重啟計算機時，便能有效保護核心系統不受病毒的侵害。但筆者建議，還要安裝瑞星、KV3000、金山毒霸等正版的殺毒軟件，定期查毒、殺毒，將已入侵系統的病毒及時清除。同時，系統還應設置病毒防火墻，在讀者使用外來光驅或登錄危險網站時，便可實時檢測病毒，如發現異常立即發出警報，并自動清除已入侵系統的病毒，使網絡環境綠色、安全。此外，電子閱覽室管理人員還應普及新的病毒知識，做好殺毒軟件的升級與安裝工作，從根本上確保計算機安全、穩定運行。最后，要注重其他安全措施。為了從根本上確保電子閱覽室計算機系統運行的安全性與穩定性，筆者建議可做好以下工作，具體包括：1.防盜措施。安設可以覆蓋室內各個區域的電子監測儀，將不同區域可能會發生的情況傳導至顯示終端上，以供電子閱覽室的管理人員進行判別。2.防火措施。高校建立電子閱覽室斥資良多，還引進了很多價值不菲的設備，為了保證設備的安全，在主機房等安放重要設備的區域安裝自動滅火裝置，以免發生意外損失嚴重。3.防斷電措施。為了避免突然斷電損壞服務器、磁盤陣列等關鍵設備，電子閱覽室應配備大功率的UPS不間斷電源，部分照明設備、主機也應與UPS不間斷電源相連，以免在夜間斷電時丟失數據、引發混亂。

（四）應重視環境管理。計算機是信息化時代的產物，它是精密的設備，如果系統進入灰塵，那么勢必會縮短設備的使用壽命。濕度、溫度與所處的環境對計算機的使用壽命及運行狀況均有著不同程度的影響。因此，無論是工作人員，還是讀者，在進入電子閱覽室之前，均應穿戴鞋套，以免將灰塵帶到室內。另外，室內還要長期配備空調、吸塵器等設備，定期消毒、清理環境，保證電子閱覽室的整潔。

（五）管理人員素質的要求。電子閱覽室是當前學術界重點討論的課題，它有別于計算機管理與傳統的紙質印刷圖書館管理，管理人員既要熟悉圖書館業務，又要具備較高的外語水平、豐富的網絡知識與熟練的計算機技術。為了能滿足讀者多樣化、個性化需求，了解其檢索課題的實質，還要具備一定的專業知識與學科背景。電子閱覽室的職工，有熟練掌握檢索技巧的，那么應負責專題文獻的檢索咨詢、查新與檢索指導等工作；擅長計算機技術的，則應做好系統安裝、程序設計、網絡故障排除、定期查毒消毒以及軟硬件的維護等工作。雖然工作內容不同，但是負責不同區域的職員也應彼此學習提高，逐漸成長為綜合性的人才，為自身及電子閱覽室的發展奠定基礎。

[1]羅侃強.論高校圖書館電子閱覽室的服務功能與管理理念[J].內蒙古科技與經濟,2008(03):137-138.

[2]劉瑩.高校圖書館電子閱覽室的服務與管理[J].現代情報,2007(07):112-114.

[3]賈興紅.論高校圖書館電子閱覽室的服務與管理[J].佳木斯大學社會科學學報,2006(02):172-173.

[4]李秀琴,洪湛.高校圖書館電子閱覽室信息服務與安全管理[J].現代情報,2004(02):100-101.

[5]陳玉鳳.高校圖書館電子閱覽室的服務與管理[J].現代情報,2003(08):146-147+150.