高校公文處理工作中的特色案例分析

文/中國(guó)人民大學(xué)學(xué)校辦公室 祝賀

高校公文處理工作中的特色案例分析

文/中國(guó)人民大學(xué)學(xué)校辦公室 祝賀

高校的公文處理工作有其獨(dú)特之處，會(huì)遇到高校特有的問題，本文選取了實(shí)際工作中遇到的三個(gè)特色案例，分析一下原因，分享一下當(dāng)時(shí)的解決辦法，并提出筆者對(duì)于高校公文處理工作的一些想法。

高校；辦公室；公文處理；案例分析

高校的公文處理工作有自己的特點(diǎn)，在公文流轉(zhuǎn)過程中會(huì)遇到高校特有的問題，有些錯(cuò)誤在黨政機(jī)關(guān)中不常見，但是在高校中發(fā)生的頻率較高，筆者根據(jù)自己在高校辦公室文書崗位上五年多的工作經(jīng)歷，總結(jié)了一些高校公文處理工作中的特色案例，并談?wù)勛约旱目捶ǎc大家交流分享。

一、收文時(shí)碰到了學(xué)術(shù)論文

去年年底有一次收文，某學(xué)院報(bào)送了《成立X X X本科專業(yè)的調(diào)研報(bào)告》，初步閱讀，發(fā)現(xiàn)此“公文”有腳注、尾注，末尾還有參考文獻(xiàn)，文件很長(zhǎng)，調(diào)研的數(shù)據(jù)表格、圖表確實(shí)很清晰；仔細(xì)審核，發(fā)現(xiàn)此“公文”涉及的請(qǐng)示事項(xiàng)較多，有招生指標(biāo)、人員編制、學(xué)生住宿、課程安排等，這不但不符合請(qǐng)示類公文一事一報(bào)的原則，而且相關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)均沒有職能部處的會(huì)簽意見。這是一篇規(guī)范的學(xué)術(shù)論文，但不是一篇合格的公文。

此類報(bào)文，從程序上應(yīng)拆分為幾個(gè)公文，由職能部處會(huì)簽提出初步意見后報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)批閱；從行文上應(yīng)開宗明義，言簡(jiǎn)意賅，寫短文、說短話。但是考慮到相關(guān)教師同志為此事已進(jìn)行了長(zhǎng)時(shí)間辛苦的調(diào)研，報(bào)告也寫得很翔實(shí)，時(shí)間又比較緊迫，最后綜合學(xué)院的意見和公文處理程序，將公文修改為《關(guān)于提請(qǐng)召開成立X X X本科專業(yè)專題辦公會(huì)的請(qǐng)示》，調(diào)研報(bào)告作為附件，先請(qǐng)相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)和職能部處閱知此事，隨后召開專題會(huì)集中討論，這樣既不違背原則，又能提高效率，也不至于影響相關(guān)教師同志的積極性，會(huì)后以會(huì)議紀(jì)要為依據(jù)積極推進(jìn)此事。

二、白頭件、專報(bào)件的比率偏高

我校的“白頭件”“專報(bào)件”比率較高，為此學(xué)校辦公室專門設(shè)立了“領(lǐng)導(dǎo)交辦文件”的登記制度，每年平均有2 8 0余件，是各部門正式報(bào)文數(shù)量的近十分之一，這些文件轉(zhuǎn)到學(xué)校辦公室，時(shí)效性已大打折扣；還有一些文件是“專報(bào)專取”，學(xué)校辦公室不掌握任何信息，這樣的文件危害更大。

一次學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)與某區(qū)委書記會(huì)談，讓秘書同志找一下前段時(shí)間“報(bào)送”的我校與該區(qū)有關(guān)事宜的公文，我們經(jīng)過仔細(xì)查閱，確定此文為“專報(bào)件”，隨即聯(lián)系可能報(bào)送此文件的幾個(gè)部門，最后在其中一個(gè)部門找到了這個(gè)文件的協(xié)議，在會(huì)談即將結(jié)束時(shí)才將協(xié)議呈送與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。

除了上述的“白頭件”“專報(bào)件”的窘?jīng)r，還有一類是邀請(qǐng)校領(lǐng)導(dǎo)出席活動(dòng)會(huì)議的文件，學(xué)校辦公室在綜合協(xié)調(diào)大型活動(dòng)會(huì)議時(shí)，才知道校領(lǐng)導(dǎo)在某時(shí)間段已經(jīng)有安排了。

我們經(jīng)過調(diào)研和分析發(fā)現(xiàn)造成這種情況的主要原因是兩個(gè)方面：一是多數(shù)校領(lǐng)導(dǎo)的組織關(guān)系、工資關(guān)系、工會(huì)關(guān)系在其教學(xué)的學(xué)院，校領(lǐng)導(dǎo)接受文件的渠道比較多。二是有些學(xué)術(shù)聲望很高的教授平時(shí)與中央及各部委時(shí)有書信聯(lián)系，對(duì)于公文報(bào)送的程序確實(shí)是不太了解，“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，所以報(bào)文時(shí)也不經(jīng)過自己所在的學(xué)院，直接手寫或打印“文件”就直送校領(lǐng)導(dǎo)了。

解決的辦法首先是加大規(guī)章制度的宣傳和培訓(xùn)，從辦公室的角度做到無遺漏、無死角。其次是做好補(bǔ)救預(yù)案，盡量在“白頭件”“專報(bào)件”流轉(zhuǎn)過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)，校辦和院辦兩級(jí)聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)溝通，事后事中補(bǔ)充公文程序，以便及時(shí)掌握信息以及日后查詢調(diào)閱。

三、要求修改的公文又“原樣”上報(bào)

規(guī)章制度類、方案計(jì)劃類公文，在上報(bào)后閱批期間，校領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見或是批示上會(huì)研究的情況較多，在會(huì)上也往往會(huì)有修改意見，這就要求報(bào)文單位根據(jù)會(huì)議精神或領(lǐng)導(dǎo)批示意見修改過后重新報(bào)送公文。但是個(gè)別單位再報(bào)文時(shí)，又“原樣”上報(bào)。

比如我校某處報(bào)送校內(nèi)公文《X X X處關(guān)于提請(qǐng)審議<房屋出租出借管理暫行辦法（審議稿）>的請(qǐng)示》，此文經(jīng)校長(zhǎng)辦公會(huì)審議后要求修改，且在下次辦公會(huì)通報(bào)修改情況。但是該處在隨后的報(bào)文中，一是仍使用相同的標(biāo)題，二是請(qǐng)示部分的語言也一模一樣。規(guī)章制度、方案計(jì)劃類公文開篇部分的請(qǐng)示行文，一般是對(duì)文件起草制定的背景和過程以及上級(jí)要求等事項(xiàng)的說明，便于領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)后續(xù)內(nèi)容的判斷和決策。上述公文在二次呈報(bào)時(shí)背景和目的均已變化，應(yīng)在行文時(shí)明確表述根據(jù)X X次校長(zhǎng)辦公會(huì)意見修改，并將需要通報(bào)的內(nèi)容簡(jiǎn)要概括；標(biāo)題應(yīng)修改為《X X X處關(guān)于向校長(zhǎng)辦公會(huì)通報(bào)<房屋出租出借管理暫行辦法（修改稿）>有關(guān)情況的請(qǐng)示》。

這個(gè)案例的錯(cuò)誤原因與第一個(gè)案例不同，根源還是在工作作風(fēng)上。有些制度要求在黨政機(jī)關(guān)可能已經(jīng)是習(xí)慣，但是在高校還需要加強(qiáng)管理和落實(shí)。高校的工作氛圍更寬松、更自由，所以有些同志在公文工作中就會(huì)不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)致，總是覺得“差不多能看明白就行了”。一流大學(xué)必須要有一流的管理，一流的管理必須是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⒕?xì)的，“千里之堤，毀于蟻穴”，小事上不注意，將來就有可能出現(xiàn)大問題。

教學(xué)科研講究的是“百花齊放，百家爭(zhēng)鳴”，要有發(fā)散思維，要破除一定之規(guī)，要有新思路、新想法，不能因循守舊；公文處理工作講究的是規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，按規(guī)定辦文，按程序流轉(zhuǎn)，這是一對(duì)矛盾，所以在公文處理工作中會(huì)出現(xiàn)上述一些高校特有的案例。高校辦公室同志對(duì)待此類事件，應(yīng)該更加講究工作方法，更能經(jīng)得起委屈誤解，更多運(yùn)用聰明智慧，既要堅(jiān)持原則，又不能簡(jiǎn)單粗暴；既要靈活處理，又不能超越底線，努力為一流大學(xué)貢獻(xiàn)一流的管理。

[1]黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例[J].秘書工作,2013(3):59-62.

[2]教育部.《教育部公文處理規(guī)定》（教辦〔2013〕7號(hào)）,2013.

[3]毛澤東.矛盾論[M].毛澤東選集第一卷,2009,299-340.