論新形勢下如何提升企業辦公室工作水平

文/臨沂礦業集團有限公司田莊煤礦 寇天燕

論新形勢下如何提升企業辦公室工作水平

文/臨沂礦業集團有限公司田莊煤礦 寇天燕

本文分析當前企業辦公室的現狀，明確辦公室工作的任務，表明提升辦公室工作水平的發展方向：即規范化、制度化、信息化和專業化，闡述對應解決措施以為企業辦公室工作者所用。

企業；辦公室；水平；提升

企業辦公室工作具有范圍廣、綜合性強、繁瑣性的自身特點。目前，市場競爭壓力日益加大，伴隨現代企業發生的一系列變化，對辦公室工作要求更高更新。在新形勢下，企業辦公室的工作必須不斷改革創新以滿足時代需求。

一、當前企業辦公室工作的現狀分析

辦公室作為企業的綜合管理部門舉足輕重，其工作直接關系著企業開展其它各項工作。辦公室工作存在一些不足：一是主動服務少；二是提供的情報參考價值少；三是服務以事務型居多，而決策型服務少；四是服務于上層人多；五是實地考察少，主要通過電話等進行；六是員工專業化水平低。這妨礙了企業領導機關工作的正常進行和高效運轉。

二、明確企業辦公室“四項”職能定位

（一）辦理日常事務職能。辦理日常事務，簡稱“三辦”，即辦文、辦會和辦事；接待訪客戶或上級主管部門，維護良好形象；提供后勤保障，包括采購各項物流設備、維修等；管理綜合物業，如管理證照、印章和公車、組織活動等工作。辦公室工作需滿足管理目標和領導要求，切實做好服務工作。

（二）協調職能。企業辦公室具有協調職能，需要敏銳地察覺新情況、新問題、新矛盾，做好掌控全局、銜接溝通工作，又好又快地完成各項任務。切實履行協調職能，尤其提高綜合協調能力，處理好對上與對下的關系、對內與對外的關系十分重要。

（三）提供決策職能。一方面及時搜尋和篩選企業內外部經營環境變化的信息，進行匯報以供領導決策。另一方面實地調研，發現問題，把握趨勢，為決策提供有效科學可靠的依據。

（四）監督職能。公司制定工作任務后，應如期檢查落實情況。作為上級部門的秘書，企業辦公室應履行監督職能。在特殊時期，企業安排重點專項工作，進行督辦匯報。

三、應對“四化”的措施

（一）規范化。企業辦公室建立規范的工作制度標準，明確職能和權限，嚴格執行，確保各項工作高效完成。此外，設計應急方案以應對突發狀況。

（二）制度化。企業辦公室健全崗位責任制、安全保密制、會議制度、公文處理制度、物流采購管理制度、績效考核制度等，推動標準化管理，增強員工責任意識、提高工作效率。

（三）信息化。隨著信息技術的迅速發展，企業辦公室需要構建網上辦公平臺，處理考勤管理、提醒、審批、維修等日常瑣事。

（四）專業化。提升辦公室工作水平依靠專業化人才，所謂高素質即員工具備一些基本的文字能力和溝通能力、經濟管理和法律常識多方面的基礎知識、文字功底好、計算機操作熟練。企業更要掌握經營方面的基礎知識。

四、提升辦公室工作水平的措施

（一）轉變服務意識。提升工作水平的前提是轉變服務意識，可以從以下幾個方面考慮：首先，樹立創新意識。辦公室工作要學會繼承和創新，擺脫傳統的條框、思維、模式的束縛，創造性地開展工作。其次，樹立工作效率意識。最后，樹立大局意識。服務經營從大局利益出發，杜絕部門個體主義。

（二）創新工作。企業辦公室工作要與時俱進，增加相應的工作必需設備如計算機掃描、數碼、管理檔案文件管理等設備。此外，采用如電視電話會議系統等現代化辦公手段。熟練操作信息化技術，提高辦公自動化水平。

（三）改革運轉機制。提升工作效率需要工作運轉機制良好。企業辦公室應以高效辦事、運轉協調、嚴謹規范、協調順暢為目標，進一步提高辦公室的整體功能和效率，確保辦公室履行各項職能。首先完善部門溝通協調機制。協調關系包括全局工作和企業重點工作之間的關系以及領導、機關和基層單位服務的關系。企業辦公室擔任橋梁，積極配合機關職能部室做好溝通和反饋企業內部的信息工作，落實各項重點專項工作。其次完善各項責任制度和流程。合理科學地安排、銜接、溝通內部工作，做到責任到人。使事務工作程序化，清晰工作流程，提高辦事效率，促進日常工作高效有序運轉。最后加強學習各項規章制度和工作規范，使辦公室各項管理工作流程化、制度化、規范化，以便員工耳熟能詳，從而自覺遵守。

（四）管理員工隊伍。首先，加強建設員工隊伍。在招聘辦公室從業人員時，要遵循“選用高政治素質、具備各項技能和超強處事能力的人才”原則，酌情選用不同年齡層次、知識結構和性格特征突出的優秀人員。其次，合理分配辦公室工作。從定崗定責的要求和員工自身特點，最大限度地發揮個人專長，合理安排崗位，分配工作任務，各司其職。再次，建立合理高效的激勵制度與考核制度。通過薪酬福利、職位晉升等多種形式來完善獎勵制度，重視員工心理情況，提高工作積極性，發揮工作潛能，以便為公司作更多的貢獻。最后，強化培訓辦公室員工。創新工作理念，提升綜合能力，加強合作理念，構建良好的工作氣氛，促使素質從整體上得到提升，提高企業競爭力。

總之，在目前新形勢下，企業必須重視辦公室管理。辦公室工作高效運轉促進和保障企業的運營、管理以及發展。企業必須從自身特點和經營現狀出發，加強辦公室職能建設，優化與完善企業辦公室工作以提升辦公室工作水平，提高工作效率，便于企業長遠地發展。

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