與時俱進 求真務實 推進煙草行業檔案創新管理

文/上海煙草集團金山煙草糖酒有限公司 盧海峰

與時俱進 求真務實 推進煙草行業檔案創新管理

文/上海煙草集團金山煙草糖酒有限公司 盧海峰

在當前信息環境下，煙草行業檔案管理也要與時俱進，向高效化、信息化、規范化方向發展，充分發揮行業檔案的服務功能。以下將結合煙草檔案管理創新實踐，進一步闡述“與時俱進、求真務實”理念引導下，煙草行業檔案管理創新的可行路徑。

煙草行業；檔案管理；創新求變；與時俱進

隨著行業改革步伐的加快，按照集團“全面從嚴治黨，全面提升素質，堅持品牌保狀態，堅持企業練內功”總體要求，上海煙草無論是在資源整合、經營規模還是在市場運作方面都與以往有了重大改變。而檔案則是記錄行業發展變化的重要載體，同時也能夠為行業未來發展提供更有效的決策依據。檔案管理強調真實、完整、實效，基于此，煙草行業檔案管理創新已經成為當務之急，針對這一課題進行研究具有積極的現實意義和實踐價值。

一、加強檔案管理創新在煙草行業的重要意義

（一）煙草檔案的歷史意義。煙草經濟歷來是國民經濟體系的重要構成元素，在經濟發展者扮演著重要角色。進入新時期以來，國家煙草行業出現了重大變化，行業體制、市場環境、發展舉措都較之以往有很大不同。這一變化過程能夠在檔案記錄中反映出來，同時也是塑造煙草文化的重要因素。煙草行業檔案管理的創新，有利于維護社會經濟利益，保障廣大消費者權益，無論是從行業發展還是服務市場角度而言，檔案管理都有著不可忽視的歷史意義。

（二）檔案在煙草企業中的重要價值。對于煙草企業而言，檔案管理是記錄其變革發展的核心文本，同時也是企業生產優化、科研創新、管理變革的延續依據。煙草企業檔案管理有利于組織結構的調整，尤其對于企業的經濟、行政管理、資本運作等進行詳細記錄，有利于強化檔案管理的完整性和安全性，能夠有效避免國有資產流失，這一點對于煙草企業而言尤其重要。

（三）檔案是煙草行業發展決策的有效依據。在漫長的煙草經濟發展歷史中，煙草企業所處區域不同、企業文化不同、市場發展理念不同、工藝技術不同，因此煙草行業的發展也呈現出多元化、差異化發展趨勢。無論在何種市場環境下，行業發展都已經積累了相對豐富的經驗。尤其是在制度建設、經濟合同履行、技術研發成果、財務管理模式等方面會積累不少報告經驗。這些不可再生的信息資源將被記錄在檔案中，作為制定行業發展決策的珍貴依據。

（四）檔案是煙草行業科學管理、與時俱進的重要載體。在市場經濟轉型的整體環境下，煙草行業也需要積極面對歷史變化，這一變革是前所未有的，雖然沒有現成經驗可循，但是卻可以通過檔案記錄逐漸形成自有經驗體系，為煙草行業科學管理、工藝技術進步提供有效的檔案記載，從而見證煙草行業科學管理、與時俱進的改革步伐。

二、煙草行業檔案管理創新中存在的問題

（一）檔案標準化程度低。國家對于檔案規范化、標準化管理的實施源于上世紀80年代初，發展至今已經形成了相對完備的專業化管理體系。但是在煙草行業檔案管理中，也存在著檔案分散、多頭管理等問題，這些問題使檔案管理的難度加大。而且長期以來，煙草行業檔案管理處于封閉體系內，尚未形成行業內信息共享，而且尚未全部實現與國家級檔案資源的聯網。近年來，在檔案管理創新意識的引導下，雖然在管理中已有不少創新舉措，但是整體看來檔案管理功能仍過于單一，管理標準缺乏一致性，檔案數據缺失問題較為普遍，尤其是檔案信息共享機制尚未形成，由于缺乏統一管理標準，造成煙草檔案管理盲目性較高，管理效率過低等問題。

（二）檔案管理投入不足。在檔案管理領域，經費不足問題較為普遍，這也是造成檔案管理創新的重要局限因素。由于對檔案管理重要性認識不足，與檔案相關的主管部門在資金、技術等方面缺乏穩定支持，還有一些單位尚未配備現代化的檔案管理設計，信息技術應用不足，進而造成檔案管理效率低下，一些管理中的實踐問題得不到盡快解決，對于檔案管理改革造成一定的阻礙作用。

（三）缺乏高素質檔案管理專業人員。從當前煙草行業檔案管理人員配置情況來看，可以將其分為三種類型。一般管理員、兼職管理者、專職管理員。一般管理員和兼職管理員很多并非檔案專業出身，而是從單位其他崗位中臨時兼任或者長期借調人員，還有一些閑職人員也被安排到檔案管理崗位。這些管理者主要表現為專業素質較低，缺乏對檔案管理重要性的認識，尤其是對于檔案領域的新知識、新技能掌握不夠充分，很難在檔案管理中發揮應用作用。檔案管理中的決策型管理者需要具備領導統籌能力，能夠主動調整檔案管理格局，積極適應新時代、新環境變化，而這些能力也是當前檔案管理者所缺失的。

三、檔案管理創新在煙草行業發展中面臨的新要求

（一）主管部門高度重視，切實加強組織管理。作為煙草行業的檔案主管部門，需要高度重視組織管理工作。早在2006年，政府針對檔案管理做了重大改革，并下發《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，在這一規定中，原有檔案管理期限從“永久”“長期”“短期”變更為“永久”和“定期”，并且對以往期限劃分作出調整，短期為1-15年、長期為16-50年?！岸ㄆ凇眲t分別設置為30年和10年，從而促進檔案管理的進一步規范。煙草行業需要針對這些變革進一步強化組織管理，提高檔案管理的規范性，從組織到落實進一步提高檔案管理成效。

（二）嚴格控制檔案的歸屬和流向。新形勢下煙草行業檔案管理需要明確其歸屬和流向，規范檔案的分類管理，將企業文本、科技、人事變動、財務管理、聲像資料、實物等分門別類，做好檔案清點工作。對于已經到期、不具備歸檔價值的檔案要進行銷毀處置，對于保管期滿但仍具備債權債務糾紛的檔案不得進入銷毀范疇。嚴格控制檔案流向，如出現流失和損毀問題要嚴肅查處，后果嚴重者將追究其法律責任。

（三）開拓服務梁道，提高檔案應用能力。檔案管理的最終目的在于應用，對于煙草檔案管理而言，要充分發揮檔案的服務作用，協調好檔案調取應用和保密之間的關系。在檔案應用過程中可以將其分為“開放型”和“未開放型”兩種類型。對于“開放型”檔案的調取和應用，可以通過室內閱覽、外借、復制、出具證明、復函、電話等傳統形式為需求者提供服務，同時也可以結合先進的電子技術拓展服務渠道，以此增加煙草檔案的應用價值，為行業發展提供有益參考。

四、煙草行業檔案管理創新的實施對策

（一）加強標準化建設。煙草行業檔案管理的創新，首先需要構建科學的管理標準，積極融合現代科技和信息技術，實現精準化管理。尤其是在檔案信息共享中優化現有資源，增強檔案共享價值，在數據管理、存儲等方面建立統一標準。在文檔領取、拆分、分類掃描、圖文處理、數據檢索、歸檔等幾個環節制定嚴格的操作流程。文檔領取要有規范的登記記錄，根據排檔順序上架安置。文檔拆分則根據檔案材質、幅面等進行嚴格拆分，確保檔案完整。這一過程中可以采用如手動切紙機或者電動切紙機等設備。針對煙草進行分類掃描，針對幅面類型確定與之相適應的掃描設備，做好規范的掃描記錄。如果是同卷檔案利用不同掃描儀完成，則需要做好最終檔案文件的歸卷工作。煙草檔案的標準化建設有利于提高檔案的應用價值，在常規工作中，還需要依托網絡環境消除檔案信息壁壘，進一步強化檔案服務發展的大局意識，在崗位服務中進一步簡化手續流程，盡快構建起一站式檔案服務體系，通過標準化建設提高檔案管理創新效率。

（二）實現管理現代化。在煙草檔案管理中，信息化技術的應用是檔案現代化管理的主要體現。信息化管理改變了以往檔案手工檢索的方式，通過信息技術掃描，實現了煙草檔案的電子化管理，增加了檔案管理的時效性和檢索應用效率。在數字化檔案管理中，圖文處理主要依靠掃描技術完成，掃描后針對圖像文件進行糾正、編排栽邊等處理，保證圖文掃描質量。其中應用p h o t o s h o p軟件進行圖件處理，利用A C D S E E軟件實現各類文件的快速縮略預覽。在數據檢查匯總操作中，針對掃描圖片實施整體檢查，如果出現漏掃則需要進行補掃，針對工作組數據實施備份。掃描之后的文件將保存為P D F格式，便于歸檔。P D F磁盤有統一的排放位置和序號，同時做好不同檔案資料的積累工作。在煙草檔案數據檢查工作有質量和審核兩個小組分別負責，本組完成掃描檢驗匯總后，質檢組會進行二次檢驗。主要核對內容包括檔案文號、文件名、文件頁碼、頁次等，掃描過程中還需要關注文件分辨率、清晰度等要素。如有需要審核組還會對電子檔案進行抽檢。電子檔案數據會進行備份管理，檔案目錄定期更新，因此檢索效率進一步增加，而且還能與打印設備相連接，提高了煙草檔案的應用效率。

（三）加快復合型人才培養。在煙草行業檔案管理的創新中，人才是創新管理的核心要素。針對專業檔案人才進行培養，有利于改變以往檔案管理者專業能力缺失的局限性，提高檔案管理隊伍素質。在新形式、新技術的驅動下，檔案管理人才應向復合型人才方向發展，單位要組織專項檔案管理創新培訓，促使檔案工作人員能夠及時掌握新理念、新技能。尤其需要在檔案管理隊伍的優化上下功夫，積極吸引優秀的專業人才加入檔案管理隊伍，在工作中注重檔案文化與職業道德的培養，使檔案工作者樹立起鮮明的責任感和服務意識，認識到現代煙草檔案管理的變革與創新契機，除了掌握檔案專業知識外，還需要了解信息技術、數據管理、檔案文化建設等多元化知識內容，為構建復合型檔案人才隊伍注入活力。

五、結語

“與時俱進，求真務實”，這是煙草行業檔案管理的核心指導理念。尤其是在煙草行業轉型、信息技術高速發展的大環境下，煙草行業檔案管理更要突出時代特色，充分融合創新理念，通過管理思維、管理模式的變化求新求變，積極引入和應用信息技術，增加檔案管理的信息含量，提高檔案管理的規范性和實效性，依托信息技術提高檔案管理效率，創新管理成效，構建標準化檔案管理模式，為煙草行業的發展注入新活力。

[1]郭莉.新時期推動企業檔案工作創新發展的研究[J].辦公室業務,2016(07).

[2]劉振艷.淺談智能化在高中檔案管理中的應用[J].商,2015(07).

[3]高建華.淺談企業檔案工作的深化與改革問題[J].檔案天地,2014(S 1).

[4]馬惠清.以科學發展觀推動企業檔案工作的健康發展[J].黑龍江檔案,2013(04).

[5]朱玉美.如何推動新時期企業檔案工作的創新發展[J].科技視界,2012(22).