淺談初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)檔案信息化管理

文/云南省建水縣青云中學(xué) 李紅英

淺談初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)檔案信息化管理

文/云南省建水縣青云中學(xué) 李紅英

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信的普遍應(yīng)用和發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的管理也從電算化過(guò)渡到信息化，初級(jí)中學(xué)只有通過(guò)信息技術(shù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用，才能推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的建設(shè)和加快初級(jí)中學(xué)教育現(xiàn)代化的步伐。

初級(jí)中學(xué)；會(huì)計(jì)檔案；信息化管理

目前我國(guó)初級(jí)中學(xué)規(guī)模擴(kuò)張、招生人數(shù)急劇增加，學(xué)校經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道以及途徑復(fù)雜化，各類(lèi)經(jīng)費(fèi)的數(shù)量也在增加，因此初級(jí)中學(xué)財(cái)務(wù)核算工作精細(xì)化趨勢(shì)不可逆轉(zhuǎn)。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越明顯，會(huì)計(jì)檔案管理更是向信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱更方便的方向發(fā)展，因此傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。信息化已經(jīng)成為會(huì)計(jì)檔案管理的必然趨勢(shì)，如何通過(guò)信息技術(shù)對(duì)初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)檔案的信息資料進(jìn)行收集、整理等使會(huì)計(jì)檔案信息化更方便查閱成為初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的重要任務(wù)。

一、會(huì)計(jì)檔案信息化管理的必要性

（一）會(huì)計(jì)檔案的全面性。初級(jí)中學(xué)的會(huì)計(jì)檔案是各個(gè)初級(jí)中學(xué)在進(jìn)行財(cái)務(wù)核算過(guò)程中形成或接收的，記錄并反映了學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，表現(xiàn)形式為具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、圖表等，會(huì)計(jì)檔案是分析、計(jì)劃、監(jiān)督和決策學(xué)校業(yè)務(wù)的重要資料。目前，會(huì)計(jì)檔案不僅包括傳統(tǒng)的書(shū)面紙質(zhì)材料，更是包括了磁盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和相關(guān)軟件系統(tǒng)等。

（二）要準(zhǔn)確地掌握好學(xué)校在某個(gè)時(shí)期的經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)活動(dòng)必須要做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。會(huì)計(jì)檔案管理工作不僅是學(xué)校的基礎(chǔ)日常工作的重要內(nèi)容，更是學(xué)校制定政策、規(guī)劃財(cái)務(wù)、預(yù)算開(kāi)支、實(shí)行管理和合理決策的重要信息依據(jù)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展起著重要的見(jiàn)證和參與作用。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理信息化十分必要。初級(jí)中學(xué)各項(xiàng)財(cái)務(wù)工作所需采集的資料越來(lái)越多，評(píng)估所需的會(huì)計(jì)資料、各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)據(jù)等劃分也越來(lái)越細(xì)化，因此只有加快對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的建設(shè)，才能夠更便利更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

二、會(huì)計(jì)檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）管理制度不完善。目前許多初級(jí)中學(xué)并沒(méi)有建立起完善的會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、時(shí)間、收集和整理的標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題沒(méi)有具體可行的規(guī)定。沒(méi)有培養(yǎng)相應(yīng)的檔案信息化人才來(lái)管理會(huì)計(jì)檔案工作，僅僅強(qiáng)調(diào)了財(cái)務(wù)核算和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作。

（二）管理人員素質(zhì)有待提升。會(huì)計(jì)檔案管理工作分別涉及到了會(huì)計(jì)以及檔案管理兩方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，因此要求相關(guān)管理人員具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，即包括會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)以及檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但是就目前而言，初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)工作人員在財(cái)務(wù)核算過(guò)程中只注重核算與資金管理的部分，忽視了檔案管理的要求。由于許多初級(jí)中學(xué)長(zhǎng)期忽略了對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和信息化相關(guān)學(xué)習(xí)，因而會(huì)計(jì)人員水平良莠不齊，很多會(huì)計(jì)人員在上崗前都沒(méi)有掌握會(huì)計(jì)檔案信息化管理所需的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能。此外，會(huì)計(jì)檔案包括了賬簿、憑證、報(bào)告等，很多學(xué)校會(huì)計(jì)人員在整理會(huì)計(jì)檔案的時(shí)候沒(méi)有將財(cái)務(wù)報(bào)表中的相關(guān)文件、財(cái)務(wù)活動(dòng)等進(jìn)行歸檔，因此會(huì)造成檔案缺失和不完整的問(wèn)題，會(huì)計(jì)檔案信息化管理質(zhì)量低。

（三）數(shù)據(jù)信息存在安全問(wèn)題。在會(huì)計(jì)檔案管理工作中，無(wú)論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還是信息化檔案都存在著安全問(wèn)題。一方面，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)人為修改后容易被發(fā)現(xiàn)，非法修改可以得到制止，但是紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉甚至是腐爛，字跡也會(huì)隨時(shí)間而變得模糊不清，難以保存；在會(huì)計(jì)檔案移交過(guò)程中也可能會(huì)發(fā)生被抽離的現(xiàn)象。另一方面，在計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速的今天，會(huì)計(jì)信息化檔案很容易被復(fù)制、修改甚至是竊取，病毒、黑客入侵以及間諜軟件的攻擊也會(huì)給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)許多安全威脅。

三、推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)。推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理對(duì)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)要求越來(lái)越高，因此需要培養(yǎng)精通現(xiàn)代信息技術(shù)并且會(huì)把信息化技術(shù)與會(huì)計(jì)檔案信息化發(fā)展需求結(jié)合利用的人才。為了提高初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)檔案信息化管理的質(zhì)量和水平，需要通過(guò)各種途徑對(duì)會(huì)計(jì)人才進(jìn)行檔案信息化管理相關(guān)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，讓會(huì)計(jì)人員在學(xué)習(xí)過(guò)程中與時(shí)俱進(jìn)，提高自己的綜合業(yè)務(wù)水平的同時(shí)形成嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作作風(fēng)和自主創(chuàng)新的精神，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化管理效率和水平的提高。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作需要對(duì)軟件和系統(tǒng)安全進(jìn)行維護(hù)，因此會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作還需要一批精通電腦操作的人才來(lái)維護(hù)日常運(yùn)作、定期備份和更新數(shù)據(jù)、定期查殺電腦病毒，防止財(cái)務(wù)系統(tǒng)專(zhuān)用計(jì)算機(jī)感染到病毒。

（二）加快完善會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度建設(shè)。要使得初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)檔案信息化管理走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就必須嚴(yán)格遵循國(guó)家制訂的相關(guān)檔案管理的規(guī)章制度和要求，并在遵循國(guó)家檔案管理相關(guān)制度的基礎(chǔ)上根據(jù)本校的實(shí)際情況來(lái)制訂具有自身特色的、完善且實(shí)用的會(huì)計(jì)檔案信息化管理制度，以此來(lái)指導(dǎo)本校會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息安全的保障。建立起一套完善的內(nèi)部控制制度以及會(huì)計(jì)電子檔案安全保密系統(tǒng)，防止信息泄露、被竊取和篡改，加強(qiáng)對(duì)安全系統(tǒng)的權(quán)限管理，嚴(yán)格區(qū)分權(quán)限，實(shí)行密碼和口令控制。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)發(fā)展如此迅速的今天，初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)檔案管理信息化不僅是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，同時(shí)也是會(huì)計(jì)檔案事業(yè)的發(fā)展需求。因此，必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人才的培養(yǎng)，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息安全的保障，健康有序地推進(jìn)初級(jí)中學(xué)會(huì)計(jì)檔案信息化管理建設(shè)。

[1]徐超臣.淺談會(huì)計(jì)檔案信息化管理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2016(2).