檔案管理與辦公室工作探討

文/宜昌市人才服務(wù)局 王燕

檔案管理與辦公室工作探討

文/宜昌市人才服務(wù)局 王燕

本文就辦公室的檔案管理工作展開(kāi)論述，對(duì)檔案管理工作在辦公室工作中的重要作用進(jìn)行詳細(xì)論述，以期對(duì)辦公室檔案管理工作質(zhì)量水平的提高起到一定的促進(jìn)作用。

信息時(shí)代；辦公室檔案管理；創(chuàng)新研究

檔案資料對(duì)于一個(gè)單位而言至關(guān)重要，首先，檔案管理資料是對(duì)單位發(fā)展過(guò)程的有效記錄，對(duì)其成長(zhǎng)過(guò)程中的各種功績(jī)、榮譽(yù)的有效見(jiàn)證，通過(guò)對(duì)單位過(guò)往成長(zhǎng)歷程的研究，能夠?yàn)閱挝荒壳暗陌l(fā)展?fàn)顩r以及在一定時(shí)間段內(nèi)的發(fā)展趨勢(shì)做出相對(duì)客觀的判斷，尤其是對(duì)于其發(fā)展趨勢(shì)的判斷，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要意義。與此同時(shí)，檔案資料的管理工作對(duì)辦公室工作有著直接的影響。同在一個(gè)單位的各個(gè)不同的部門(mén)，只有對(duì)本單位的檔案資料管理工作引起足夠的重視，才能夠?qū)Ρ締挝恍纬扇妗⒖陀^的認(rèn)識(shí)，為各個(gè)階層進(jìn)行決策提供客觀的參考資料，促進(jìn)單位工作效率和質(zhì)量的全面提高。

一、將檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程中

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實(shí)早在黨的十四大會(huì)議上，對(duì)其職能所屬進(jìn)行了明確的定位，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位發(fā)展歷程中的一個(gè)重要的轉(zhuǎn)折。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，主要依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，對(duì)各單位的工作匯報(bào)資料進(jìn)行有效的收集和整理，在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中，這種模式已經(jīng)開(kāi)始顯現(xiàn)出一定的弊端，對(duì)于日程的工作在質(zhì)量和效率方面開(kāi)始出現(xiàn)不良的影響，對(duì)于機(jī)關(guān)單位高層進(jìn)行決策不能提供科學(xué)的參考依據(jù)。

要將檔案管理工作作為機(jī)關(guān)單位辦公室的一項(xiàng)重要職能，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)和基礎(chǔ)。在辦公室工作中，對(duì)檔案管理工作要設(shè)立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的獨(dú)立性，并與其他工作部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)性，并促進(jìn)其作用最大程度地發(fā)揮。

二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義

（一）檔案資料是單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。在一個(gè)單位，尤其在國(guó)企機(jī)關(guān)單位中，決策層的工作任務(wù)主要有兩個(gè)方面：首先是對(duì)單位發(fā)展和運(yùn)行的基本情況進(jìn)行全面的了解。其次就是進(jìn)行科學(xué)、客觀的政策的制定工作，而這也對(duì)檔案管理和制定決策之間的關(guān)系進(jìn)行了闡述和明確。查閱單位發(fā)展過(guò)程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進(jìn)而才能為科學(xué)、客觀決策的制定提供重要依據(jù)。隨著改革開(kāi)放程度的不斷加深，尤其是在國(guó)企機(jī)關(guān)單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對(duì)單位發(fā)展歷程中的業(yè)績(jī)、榮譽(yù)、重要事件以及一般的成長(zhǎng)歷程的一個(gè)重要的文字記錄，在進(jìn)行決策的制定過(guò)程中，能夠發(fā)揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門(mén)提供輔助作用。

（二）檔案管理能夠促進(jìn)辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門(mén)的重要樞紐，同時(shí)也為決策部門(mén)職能的發(fā)揮起著重要的指導(dǎo)作用。新時(shí)期下，檔案管理工作模式已經(jīng)突破傳統(tǒng)模式中的對(duì)文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對(duì)收集的信息文件進(jìn)行科學(xué)有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過(guò)數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進(jìn)其現(xiàn)代化建設(shè)工作的開(kāi)展，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)一系列的文書(shū)以及文稿的修改，以及人事、財(cái)務(wù)等后勤工作的現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實(shí)現(xiàn)單位發(fā)展對(duì)勞動(dòng)力的解放的同時(shí)，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）檔案管理為機(jī)關(guān)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保證。在檔案管理工作過(guò)程中，所涉及到的資料內(nèi)容眾多，經(jīng)過(guò)常年累月的不斷積累，其數(shù)量是相當(dāng)龐大的，尤其是在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，多為紙質(zhì)文件材料，占用的空間是比較大的，這些都給檔案管理工作增添了一定的難度。在眾多檔案資料中，其重要的級(jí)別是有差異的，一些重要的機(jī)密性的文件，更要做好保密工作，謹(jǐn)防泄露。將檔案資料的管理工作做好，能夠促進(jìn)辦公室工作效率的提高，能夠更好地為其他部門(mén)服務(wù)，提高檔案管理工作效率的過(guò)程中，積極引用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)等，既方便了對(duì)檔案資料的管理，又方便對(duì)其調(diào)閱，極大提高了檔案資料的管理效率以及功效的發(fā)揮程度。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，辦公室檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)，機(jī)關(guān)單位要想在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中獲得更為長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，要想進(jìn)一步為社會(huì)做出更多的貢獻(xiàn)，要對(duì)辦公室檔案管理工作給予足夠的重視，充分利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理模式、制度對(duì)其進(jìn)行有效的輔助管理，全面推動(dòng)其科學(xué)化的管理，使檔案管理工作能夠適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需求，更好地為辦公室工作效率和質(zhì)量的全面提升提供助力。

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