檔案管理創(chuàng)新建設

文/云南森林自然中心 楊文蘭

檔案管理創(chuàng)新建設

文/云南森林自然中心 楊文蘭

近年來，網(wǎng)絡化應用范圍不斷擴大，檔案工作也在不斷應用信息化技術(shù)，使得自身技術(shù)得到創(chuàng)新和發(fā)展，數(shù)字化管理水平不斷得到提高，促進了檔案管理工作的全面進步。當然，在這一過程中，檔案信息化管理工作還存在一定的問題和不足，為此本文提出了相應的完善和解決措施。

檔案管理；創(chuàng)新；檔案數(shù)字化

要想真正提高檔案管理工作水平，實現(xiàn)新時期的快速發(fā)展，不斷提升自身價值水平，就需要檔案工作及管理人員不斷創(chuàng)新自己的工作理念，對原有的陳舊的思想及管理方式進行更新?lián)Q代，通過應用現(xiàn)代化的檔案工作管理方法及手段不斷提高工作質(zhì)量和水平，開展工作思路，創(chuàng)新工作管理方法，從而全面提高檔案管理工作的質(zhì)量及水平。

一、管理創(chuàng)新的內(nèi)容

（一）管理觀念的創(chuàng)新。為了促進檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理人員要根據(jù)時代的變化要求不斷更新自己的觀念，只有跟上時代發(fā)展的步伐才能推動檔案管理工作水平不斷得到提高，所以在檔案管理工作中，管理人員除了進行日常工作管理外，還需要加強學習，了解該行業(yè)最新的工作方法和理念，不斷提高對于本職工作的思想認識水平，并在實際操作過程中應用最新的思想及手段，促進工作水平的提高。

（二）管理內(nèi)容的創(chuàng)新。盡管目前檔案館內(nèi)有著豐富的文獻資源，但是文獻資源還需要檔案管理人員不斷進行擴充和創(chuàng)新發(fā)展，在現(xiàn)有文獻資源認真整理和利用的情況下，適當引入新的館藏資源，在已有檔案文獻資源基礎上，根據(jù)發(fā)展的需求進行必要的資源收集，重視收集的時代性和實用性，使得館藏資源具有更高的利用價值。

（三）管理方法的創(chuàng)新。檔案管理工作重點在于管理，要確保管理工作能夠及時有效，不斷提高管理水平，不斷創(chuàng)新管理工作方式和方法，根據(jù)新時期檔案館發(fā)展的需要進行管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展，應用時代最新的管理理念及手段不斷提高檔案管理工作水平和質(zhì)量。

（四）人才資源的創(chuàng)新。在檔案管理工作方面，還需要進行人才方面的管理，人才管理也需要根據(jù)時代發(fā)展的需要不斷進行創(chuàng)新，對于人才錄用方面，在選擇人才時不僅考察個人能力，同時還需要對被考察人員的未來發(fā)展?jié)摿M行關注，考察人才對于新事物的接受能力及學習能力。同時對于已經(jīng)錄用的人員要定期進行必要的專業(yè)知識培訓和教育，使其所掌握的知識和技術(shù)不斷得到更新和提高，具備較高的專業(yè)操作技能和水平，根據(jù)檔案工作未來的發(fā)展需要，不斷提高自身工作水平。

（五）方法的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理大都使用手工進行操作，這樣的方法大大降低了勞動強度，使得工作的精確度不高，影響工作效率的提高，而隨著計算機技術(shù)的普及，信息技術(shù)的有效應用使得檔案管理工作脫離了傳統(tǒng)手工工作的束縛，提高了工作效率和水平，使得檔案管理工作的水平得到提高。因此在信息化技術(shù)普及應用的情況下，應用信息技術(shù)推動檔案管理的提高有著非常的必要性。

二、檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展

（一）加強信息資源建設。1.有效豐富檔案館的檔案資源，并使得檔案資源的分類管理得到優(yōu)化，使得檔案管理水平得到提高，人們可以方便地應用信息技術(shù)來查閱相關的內(nèi)容。2.在檔案館的管理當中，加強計算機技術(shù)的應用，充分利用計算機技術(shù)完成檔案的整理、書寫、記載、分類、歸檔等工作，利用計算機技術(shù)制作檔案目錄，方便人們的查閱，有效整合檔案資源，提高檔案管理工作的工作效率，減小工作人員的工作強度。

（二）人才的管理。1.在員工錄用時重視人才的可塑性，同時在人才激勵方面要制訂各種激勵措施，激勵員工積極工作，通過物質(zhì)獎勵和精神激勵等，有效調(diào)動員工的工作積極性，促進工作人員的創(chuàng)新能力不斷得到提高。2.對于已經(jīng)錄用的員工，需要定期安排一定的學習活動，讓員工了解該行業(yè)最新的各種知識、技術(shù)和發(fā)展趨勢等，通過各種培訓和進修活動，使得員工可以及時了解和接觸國際上流行的各種先進檔案管理方法，不斷提高員工的專業(yè)技術(shù)和水平。3.為員工提供繼續(xù)受教育的機會，使得員工可以及時有效地掌握最新的技術(shù)和知識，不斷提高工作效率，降低工作強度，減少工作時間。4.要處理好以下幾個方面的關系：一是檔案管理和開發(fā)應用的關系，二是社會效益和單位效益的關系，三是檔案保密及資源開發(fā)之間的關系。檔案管理人員要根據(jù)自己的知識和技能，科學有效地處理上述關系，從而真正確保和體現(xiàn)檔案的管理價值。

三、檔案數(shù)字化建設中的問題

（一）認識問題。檔案的管理工作缺乏必要的重視，主要體現(xiàn)在檔案館的管理設施較為陳舊，檔案館技術(shù)水平有待提高，很多先進的現(xiàn)代信息技術(shù)沒有應用到檔案管理工作中，雖然部分地區(qū)將檔案館獨立出來，成為一個相對獨立的部門，不過在管理思想方面還深受傳統(tǒng)思想觀念的影響，檔案管理工作方面缺乏思想創(chuàng)新，相應的現(xiàn)代化建設設施缺乏，存在很大的資金缺口，因此使得檔案管理工作落后，得不到有效提升，使得員工工作強度依然很大，工作效率很低。

（二）技術(shù)上的問題。1.在檔案館管理中需要保存大量的多媒體信息，不過目前檔案館大都以文字信息為主，計算機信息技術(shù)應用較為落后，需要盡快完善數(shù)字化多媒體數(shù)據(jù)庫。2.當今世界網(wǎng)絡的盛行使得信息傳輸較為便利，不再拘束于某個地域，也為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機遇，信息化技術(shù)的有效應用可以有效提高工作的操作管理水平，不過部分單位網(wǎng)絡技術(shù)配備方面還不充分，和實際數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展不相匹配，需要不斷提高應用水平。3.檔案管理工作中，部分單位缺乏完善的規(guī)章制度，無法保障數(shù)字化檔案工作的有效開展，在資源共享方面還缺乏力度，網(wǎng)絡安全問題也是影響檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展水平的關鍵因素之一。

四、檔案數(shù)字化建設問題處理方法

（一）制定統(tǒng)一標準。要構(gòu)建完善的檔案管理規(guī)章制度，推動檔案館管理工作的數(shù)字化水平，確保檔案管理工作實現(xiàn)有章可循，推動檔案管理工作的有序開展。

（二）注重軟件的開發(fā)和利用。計算機技術(shù)得到廣泛應用和發(fā)展，使得人們的生活也發(fā)生了巨大的變化，信息化技術(shù)水平不斷提升，為了有效提升檔案館管理工作的數(shù)字化水平，還需要引入先進的檔案管理軟件，在軟件開發(fā)方面可以進行自主研發(fā)，也可以通過和軟件開發(fā)公司合作進行共同開發(fā)。

（三）安全建議。要確保檔案管理工作的安全性能，促進檔案數(shù)字化建設水平的提高，一方面要在思想上提高認識，開展多種員工安全知識培訓，同時要制訂科學的檔案管理制度，做好電子檔案的備份工作，使得電子檔案可以得到有效管理。

（四）關注人才隊伍的質(zhì)量。在人才錄用方面由于數(shù)字化檔案管理工作需要較高的技術(shù)水平，所以在實際工作中需要配備專業(yè)性、技術(shù)性的人才，并通過開展相關的技術(shù)及知識培訓工作，確保工作管理人員具備相應的綜合素質(zhì)和水平，推動工作人員及時掌握國際上先進的管理技術(shù)并有效應用推廣，對人才要人盡其才、才盡其用，安排合理的工作崗位。

總之，檔案管理工作只有不斷更新自身的管理理念，加強創(chuàng)新發(fā)展，進一步深化數(shù)字化發(fā)展進程，才能獲得長足的發(fā)展，檔案管理工作應根據(jù)時代進步的要求，逐步完善自身資源，才能有效實現(xiàn)自身的應用價值。

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