淺談檔案管理工作的重要性

文/山西省孝義市老干活動中心 續(xù)少敏

淺談檔案管理工作的重要性

文/山西省孝義市老干活動中心 續(xù)少敏

檔案相當(dāng)于機(jī)關(guān)、社團(tuán)及企事業(yè)單位成長過程中的“回憶錄”，管好檔案對機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展有重要的意義。本文就檔案管理工作的重要性展開論述，供廣大檔案管理工作者參閱。

檔案管理；科學(xué)規(guī)范；檔案利用

一、做好檔案管理工作的重要意義

所謂的檔案，是對機(jī)關(guān)、社團(tuán)及企事業(yè)單位過往發(fā)展過程中的業(yè)績和成果的有效記錄，是成長過程的記憶，同時(shí)，通過對檔案資料進(jìn)行調(diào)閱，能夠?qū)C(jī)構(gòu)有一個(gè)相對全面的認(rèn)知。將檔案管理工作做到位，能夠?qū)C(jī)構(gòu)過往的戰(zhàn)略部署進(jìn)行全面客觀的分析，便于“取其精華，舍其糟粕”，對于機(jī)構(gòu)的發(fā)展有重要的意義。機(jī)關(guān)、社團(tuán)及企事業(yè)單位的檔案管理工作是日常工作的一個(gè)重要的方面，檔案管理工作進(jìn)行的如何，是井井有條地給企業(yè)提供強(qiáng)力的檔案資料支持，還是流于形式、混亂不堪，從側(cè)面能夠反映出一個(gè)機(jī)構(gòu)在管理方面工作做的如何，反映出目前管理的現(xiàn)狀以及在近期內(nèi)的發(fā)展趨勢。總結(jié)起來，檔案管理工作既是對一個(gè)機(jī)構(gòu)過去的一種有效記錄，又能夠反映出當(dāng)下的管理以及運(yùn)行狀況，同時(shí)還能夠?yàn)槿蘸蠼M織的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)提供借鑒，檔案管理工作對于一個(gè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展有重要的影響，優(yōu)秀的檔案管理工作，能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)的發(fā)展提供強(qiáng)大的助力。

二、堅(jiān)持做好檔案管理工作

（一）立足于法，搞好建章立制工作。在當(dāng)下，雖然對于檔案管理工作有一些法律法規(guī)方面的文件，但是，面對日益發(fā)達(dá)的社會經(jīng)濟(jì)，層出不窮的各種檔案的管理，傳統(tǒng)的規(guī)章在應(yīng)用過程中，顯得“捉襟見肘”了些，開展新時(shí)代的檔案管理工作，仍需要堅(jiān)持走法制路線，搞好檔案管理的建章立制工作，這是對檔案管理工作最好的保護(hù)，也是檔案管理工作在未來發(fā)展中的走向，可實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最大價(jià)值。加強(qiáng)對檔案管理工作的立法保護(hù)，充分發(fā)揮地方的立法權(quán)限，制定具有地方特色的檔案管理的法律法規(guī)，促進(jìn)檔案管理工作和地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的緊密結(jié)合，形成地方社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展、檔案管理工作以及地方法律法規(guī)三者之間的平衡協(xié)調(diào)發(fā)展，相互促進(jìn)。

（二）檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案管理工作的宗旨是提供更為便捷、有效的數(shù)據(jù)資料的利用條件，為社會的發(fā)展提供重要的資料支持。做好檔案管理工作，發(fā)揮其被利用的效用，首先要將檔案管理的基礎(chǔ)工作做到位，所謂的基礎(chǔ)工作，就是對檔案資料的收集、整理以及分類，便于在后期對檔案資料進(jìn)行查閱。其次是加強(qiáng)對檔案資料的保管，完好的保管工作，是檔案資料得以留存的基礎(chǔ)，只有利用相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，對檔案資料實(shí)施完整的保存，才能在后續(xù)對檔案資料的調(diào)用過程中，發(fā)揮檔案管理工作的效用，使其得到價(jià)值最大化。

三、檔案管理在發(fā)展中所起的作用

以企業(yè)為例，檔案管理工作在眾多企業(yè)日常管理中，都處于一個(gè)“陰暗的角落”，不被領(lǐng)導(dǎo)所重視，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理工作于企業(yè)發(fā)展中的重要性逐漸凸顯出來，一些企業(yè)的檔案管理工作做得十分不到位，不能很好地跟隨企業(yè)發(fā)展的步伐，在企業(yè)的發(fā)展中，起到了一定的限制作用，并且其限制效果還在不斷加強(qiáng)。要對企業(yè)中的檔案管理工作有科學(xué)的認(rèn)識，對其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用有充足的了解。檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用歸納如下：

（一）為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的制定提供數(shù)據(jù)支持。一個(gè)企業(yè)在長期的發(fā)展過程中，各種經(jīng)營、運(yùn)行的信息都會有一定的檔案資料存留，還有就是企業(yè)在作出重大的方案、變革等決策過程中，各個(gè)部門信息參數(shù)的情況等都能夠在檔案資料中有一定的反應(yīng)，在企業(yè)制定未來發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的過程中，需要對過往經(jīng)營和運(yùn)行的各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行全面的了解，科學(xué)、全面、管理到位的檔案資料，能夠?yàn)槠髽I(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的制定提供第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料。

（二）檔案管理工作能夠提高企業(yè)的市場競爭力。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展離不開一定的市場經(jīng)營和運(yùn)行范圍，而一個(gè)企業(yè)的市場競爭力，決定了其在市場中所占據(jù)的地位以及在未來發(fā)展的的走勢。一個(gè)科學(xué)的檔案信息能夠使一個(gè)企業(yè)的社會影響力得到有效的提高，為企業(yè)的發(fā)展帶來更多機(jī)遇，為企業(yè)的發(fā)展提供源源不斷的助力，使其在競爭激烈的市場中立于不敗之地。

（三）檔案管理工作能夠豐富企業(yè)的文化。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展，離不開一定的企業(yè)文化，而檔案管理工作，能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展過程中的各種形式的企業(yè)文化形成有效的文字記載，使其在長時(shí)間的傳承中不至倒退或是流失，保證企業(yè)發(fā)展的生命力。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新

新的時(shí)代背景賦予檔案管理工作新的時(shí)代特征，檔案管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的變更與創(chuàng)新，才能與社會的發(fā)展相吻合，為社會的發(fā)展提供最大的助力。實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的創(chuàng)新，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

（一）理念的創(chuàng)新。首先是對檔案資料的形式認(rèn)知方面的更新，在當(dāng)代發(fā)展中，檔案資料已經(jīng)不能僅僅停留在書面文字的形式上，已經(jīng)出現(xiàn)了圖像、視頻、音頻以及無形的軟件程序等等，更加趨于數(shù)字化的發(fā)展形式；其次就是作為檔案管理工作人員，不能僅僅停留在對檔案資料的保管了，還要進(jìn)行必要的檔案資料的收集工作。

（二）管理體制的創(chuàng)新。除此以外，進(jìn)行檔案資料管理工作的創(chuàng)新，還要在管理體制以及管理模式等方面的創(chuàng)新。進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高其管理工作的效率，制定具體的檔案管理工作規(guī)劃等等。

五、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作在社會的發(fā)展與進(jìn)步過程中發(fā)揮著重要的作用，在社會中的各個(gè)行業(yè)管理工作中，要對檔案管理工作進(jìn)行有效的加強(qiáng)，并使檔案管理工作從內(nèi)容到形式上都緊跟社會發(fā)展的節(jié)奏，持續(xù)堅(jiān)持檔案管理的法制道路，給予檔案管理工作足夠的關(guān)注，促進(jìn)檔案管理工作在社會發(fā)展中作用的進(jìn)一步發(fā)揮。

[1]牛新羽.淺談檔案管理工作的重要性[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2017(10):291.

[2]路翠霞.淺談檔案管理工作的重要性[J].新絲路(下旬),2016(11):213-214.