正確處理檔案管理工作中的幾個關系

文/云南行政學院 李陽

正確處理檔案管理工作中的幾個關系

文/云南行政學院 李陽

從事檔案管理的人員面臨著兩個方面的工作：一方面，嚴格遵守與保密相關的制度，確保檔案的安全。另一方面，充分開發(fā)利用檔案，服務于經濟社會的發(fā)展。本文就如何處理好這些關系進行了探討。

檔案；管理；關系

檔案是歷史沉淀的財富，保密是檔案管理的本質要求。人類社會越是進步發(fā)展，作為歷史沉淀的檔案資源就顯得越發(fā)重要。作為檔案管理工作者，在嚴格做好保密工作的同時，開發(fā)利用好現(xiàn)實中的檔案，使蘊含在檔案中的巨大社會價值得到充分合理的利用，這就需要處理好與檔案保密相關的幾個關系。

一、處理好檔案保密與檔案利用的關系

檔案具有保密性，保守秘密是每個檔案管理工作者的職責所在和基本要求。在日常工作中，檔案管理人員對檔案保密工作都較為重視，致使檔案工作普遍存在著重保密輕利用的現(xiàn)象。因此在檔案管理中引發(fā)產生了一些現(xiàn)實問題：大批檔案堆積沉睡無人過問，有些很有開發(fā)價值的檔案長期被束之高閣，得不到充分的利用沒有轉化為有用的信息，造成檔案資源的損失浪費；領導不能及時全面有效地了解本地方或本單位的情況，相關科研人員和人力專家不能有效地利用檔案資源從事研究；檔案管理人員的積極性和專業(yè)性也難以在利用檔案的成效中得到體現(xiàn)。存在這些情況和問題，檔案部門應改變傳統(tǒng)保守的思維觀念，對檔案管理工作來說，保密與利用兩者不可偏頗，都是并行不悖的重要工作內容。保密的目的之一是為了利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案存在的價值。因此，要在嚴格做好保密工作的同時，努力開發(fā)利用好現(xiàn)有的檔案資源，為領導決策提供有益的參考，為科研人員提供有價值的服務。當然，檔案不是無限制地利用，讓圖謀不軌的人利用會給國家的安全和人民的利益造成危害損失，必須是在保密基礎上有利于正能量的發(fā)揮利用。

二、處理好檔案管理和檔案監(jiān)督的關系

檔案利用監(jiān)督是做好檔案管理工作的一項重要措施，檔案的保密性決定了在檔案利用過程中必須實施有效的監(jiān)督。檔案監(jiān)督能及時發(fā)現(xiàn)并糾正制止檔案利用中違反保密原則的各種不良行為，在檔案開發(fā)利用中保證檔案的安全與完整。為達到此目的，需要從以下幾個方面完善檔案利用監(jiān)督。在利用中，要根據(jù)利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館（室）還可以安裝監(jiān)控器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書畫線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好檔案利用監(jiān)督，一是勤宣傳。經常宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機。二是勤觀察。隨時注意了解每個利用者的動態(tài)，置每個利用者于視覺之中。三是勤分析。掌握利用者的情況和利用效果。四是勤落實。通過檢查被利用的案卷，督促利用登記制度的落實。五是勤歸檔。要在利用者離去之前，當面仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

三、處理好檔案管理中人與制度的關系

在檔案管理中人和制度這兩個方面尤為重要。人要靠制度來約束和規(guī)范，人是關系到事業(yè)成敗決定性的因素；制度需要人來建立和完善，制度則是保證工作正常運轉的必備條件。二者缺一不可。一方面，要加強檔案管理人員隊伍建設。檔案管理人員是實施檔案利用的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任。因此，檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，熱愛檔案事業(yè)，安心本職工作，對工作有強烈的責任心和使命感；要具備檔案管理的專業(yè)知識，刻苦鉆研業(yè)務，熟悉所保管范圍的檔案內容和相關的檔案法規(guī)，能獨立處理檔案利用中出現(xiàn)的一般問題，善于總結檔案利用工作中的經驗，掌握利用工作的規(guī)律，不斷提高自己的業(yè)務水平。另一方面，要加強檔案監(jiān)督管理的制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度、歸檔制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍內容，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，確保檔案利用不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應簡明而嚴密，方便并規(guī)范使用者，并在實踐中不斷總結完善。

四、處理好檔案的保密與解密的關系

檔案保密并確定密級，是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地開發(fā)利用檔案并保證檔案的安全。一般來說，檔案保密具有時效性。秘密不是一成不變而是有期限的，一旦秘密保管期限到期，便失去了它的保密價值。過去，許多檔案管理機關或部門對其所保管的注有密級的檔案沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進行解密工作，由原確定密級的機關、單位或其上級機關即可進行。檔案一旦解密后，就不能按原有的保密文件管理，而應該按照公開文件進行管理。向社會各界開放的檔案，必須是到了規(guī)定時限的檔案，開放前必須先進行劃密解密，把未解密的繼續(xù)列入控制使用的范圍。還要正確區(qū)分保管期限和保密期限，二者不能完全等同。確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內容、歷史來源和現(xiàn)實作用，根據(jù)需要來確定檔案的保存價值，判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內不能公開、如被泄露將對國家安全和民眾利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產生法律效力的時限。處理好檔案的保密與解密的關系，是在保證檔案安全的前提下，有效地開發(fā)利用檔案，更好地服務于經濟社會的發(fā)展。

[1]李建勛.信息時代檔案學理論研究與實踐[M].北京:中國檔案出版社,2010.

[2]萬國強.中國檔案事業(yè)的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化[M].北京:中國檔案出版社,2011.