檔案整理理念及技術(shù)研究論述

文/廣東陽(yáng)江職業(yè)技術(shù)學(xué)院 莫衛(wèi)霞

檔案整理理念及技術(shù)研究論述

文/廣東陽(yáng)江職業(yè)技術(shù)學(xué)院 莫衛(wèi)霞

本文在研究中以檔案整理為核心。明確現(xiàn)代化檔案整理理念，分析檔案整理原則，并提出檔案整理技術(shù)，完善檔案管理結(jié)構(gòu)體系，提高檔案管理水平，進(jìn)而為相關(guān)研究人員提供一定的借鑒和幫助。

檔案整理；理念；技術(shù)；途徑

檔案整理作為檔案管理工作中的重要內(nèi)容，可以有效提高檔案管理水平與管理質(zhì)量，以便于檔案資源的利用?，F(xiàn)代化檔案整理技術(shù)具備現(xiàn)代化技術(shù)特征，并在融合信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)檔案整理效率，進(jìn)而達(dá)到檔案整理目的。在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，為了提高整理效率，相關(guān)管理人員利用科學(xué)理念開(kāi)展檔案整理實(shí)踐，促進(jìn)檔案整理技術(shù)的創(chuàng)新和改革，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案整理中存在的問(wèn)題，制定有效的解決方案，提高檔案整理工作的質(zhì)量水平，進(jìn)而為檔案資源的合理利用提供必要條件。對(duì)此，在這樣的環(huán)境背景下，探究檔案整理理念及技術(shù)研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案整理理念

現(xiàn)代檔案整理包括實(shí)體檔案整理和虛擬檔案整理，其共性為文件與檔案歷史聯(lián)系，這種歷史聯(lián)系是檔案生產(chǎn)與文件處理時(shí)文件間的內(nèi)部聯(lián)系，即是檔案文件間聯(lián)系特征，這是檔案的本質(zhì)屬性。從這一層面上看，檔案歷史聯(lián)系的主管意識(shí)與客觀意識(shí)完全統(tǒng)一，客觀上面，文件轉(zhuǎn)換為檔案后，檔案產(chǎn)生與形成特點(diǎn)就是文件產(chǎn)生與形成的特點(diǎn)，處于社會(huì)實(shí)踐中，文件間歷史聯(lián)系直接轉(zhuǎn)換為檔案間歷史聯(lián)系；主觀上面，檔案間歷史聯(lián)系是由文件間歷史聯(lián)系轉(zhuǎn)化形成，但在實(shí)際運(yùn)行中又凌駕在文件間歷史聯(lián)系之上，可以主觀反映出文件間歷史聯(lián)系。對(duì)此，在進(jìn)行檔案整理工作中，相關(guān)管理人員要在實(shí)踐中了解檔案形成特點(diǎn)與發(fā)展規(guī)律，以便于整理效率的提升，明確檔案間歷史聯(lián)系和社會(huì)實(shí)踐的對(duì)應(yīng)關(guān)系，還原社會(huì)實(shí)踐原貌，充分發(fā)揮出檔案資源的歷史價(jià)值與社會(huì)記憶本質(zhì)功能，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源利用價(jià)值的最大化。

二、檔案整理原則

檔案整理作為檔案資源管理的重要內(nèi)容，對(duì)檔案資源的利用具有非常重要的作用，這就要求相關(guān)管理人員在檔案整理中要以檔案整理理念為指導(dǎo)思想，遵循檔案整理原則，進(jìn)而達(dá)到檔案整理的最佳效果。

（一）真實(shí)準(zhǔn)確。真實(shí)準(zhǔn)確是檔案整理工作的基礎(chǔ)條件，任何整理方式或是整理理念的運(yùn)用都要以真實(shí)準(zhǔn)確為前提，提高檔案整理效率。在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，檔案原始記錄性決定檔案整理方式和基本取向，參考檔案形成過(guò)程進(jìn)行檔案文件的整理。這就要求相關(guān)管理人員在整理實(shí)踐中，以檔案本質(zhì)特性為核心，保護(hù)檔案本質(zhì)特性，優(yōu)化管理方式，進(jìn)而保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，這是社會(huì)組織對(duì)檔案職業(yè)人員的基本要求。

（二）主動(dòng)服務(wù)。檔案具備一定的社會(huì)功能，而檔案管理活動(dòng)也注定面向各個(gè)階層的對(duì)象，這就凸顯出檔案的服務(wù)性特點(diǎn)。從這一層面上，在進(jìn)行檔案整理工作中，管理人員以服務(wù)者身份參與到檔案管理活動(dòng)中，在做好檔案保存工作的前提下，為組織內(nèi)部和外部社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。對(duì)此，在進(jìn)行檔案整理工作中，相關(guān)管理人員要明確自身功能，遵循主動(dòng)服務(wù)原則，將服務(wù)納入到職業(yè)目標(biāo)中，進(jìn)而提高檔案資源的利用效率。

（三）尊重權(quán)益。檔案是社會(huì)組織與個(gè)人實(shí)踐活動(dòng)中形成的產(chǎn)物，為各個(gè)對(duì)象提供信息服務(wù)，這就表明檔案管理與資源利用，會(huì)涉及到社會(huì)各個(gè)階層主體的社會(huì)關(guān)系，包含社會(huì)關(guān)系個(gè)人的所有權(quán)、隱私權(quán)、著作權(quán)等法律權(quán)益。從這一層面上看，檔案工作人員要處于以下關(guān)系中，一是與文件形成者關(guān)系，主要負(fù)責(zé)文件屬性保護(hù)，保護(hù)文件形成者和相關(guān)涉及人員的隱私。二是與文件利用者關(guān)系，檔案工作人員負(fù)責(zé)文件保存，保證文件的真實(shí)性，便于文件利用，進(jìn)而發(fā)揮出文件維護(hù)權(quán)益的具體憑證作用。這一關(guān)系要求檔案工作人員要遵循權(quán)益原則，根據(jù)相關(guān)法律開(kāi)展管理工作，維護(hù)各個(gè)社會(huì)主體權(quán)益，在尊重與保護(hù)檔案所有者權(quán)益的同時(shí)，最大程度開(kāi)發(fā)檔案資源的利用價(jià)值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)目的。

三、檔案整理技術(shù)研究

現(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代化技術(shù)引入到檔案管理領(lǐng)域后，實(shí)現(xiàn)檔案整理技術(shù)的創(chuàng)新與完善，使得現(xiàn)代化檔案整理技術(shù)體系呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作人員可以結(jié)合工作需求和整理目標(biāo)，自主選擇檔案整理技術(shù)，進(jìn)而提高檔案整理工作效率，實(shí)現(xiàn)最佳整理效果，其整理技術(shù)可表現(xiàn)為以下幾方面：

（一）元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)源于西方檔案整理，基于電子商務(wù)平臺(tái)下得以發(fā)展，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的速度性和豐富性，提高檔案整理效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案整理最終目的。在進(jìn)行檔案整理工作中，電子政務(wù)系統(tǒng)可以促進(jìn)電子文件的形成，為電子文件提供信息實(shí)體與數(shù)據(jù)，制定電子文件形成環(huán)節(jié)，并提供隱含環(huán)節(jié)，提高數(shù)據(jù)利用效率的同時(shí)，保證數(shù)據(jù)信息的安全性。從這一層面上看，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)主要依托于電子政務(wù)平臺(tái)，在此平臺(tái)中構(gòu)建檔案整理系統(tǒng)，采集元數(shù)據(jù)，幫助檔案管理人員對(duì)檔案歷史進(jìn)行有效整理，將實(shí)體檔案與電子檔案融合在一起，形成電子檔案實(shí)體。對(duì)此，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)具備極強(qiáng)的自動(dòng)化屬性，整理方式更為科學(xué)，在形成檔案的同時(shí)，還可以保護(hù)檔案安全，進(jìn)而提高檔案信息的真實(shí)性。從另一個(gè)角度來(lái)看，相比于傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)而言，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)突破技術(shù)局限，完善檔案實(shí)體結(jié)構(gòu)，并逐漸形成文件實(shí)體處理與檔案歷史聯(lián)系整理的核心分離技術(shù)，規(guī)避電子文件實(shí)體干擾，進(jìn)而促進(jìn)檔案整理的多元化發(fā)展。在此技術(shù)上，檔案整理原則也發(fā)生質(zhì)的突破，由傳統(tǒng)來(lái)源原則逐漸轉(zhuǎn)化為主體、年代多維化歷史原則，強(qiáng)調(diào)檔案整理的多元化屬性，構(gòu)建檔案物質(zhì)與實(shí)體的雙重結(jié)構(gòu)，進(jìn)而提高檔案整理技術(shù)水平。

（二）非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)。在檔案整理技術(shù)領(lǐng)域中，非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)與元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)具有一定的相對(duì)性，其范圍就是除元數(shù)據(jù)整理技術(shù)外的整理技術(shù)，構(gòu)架在傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)的基礎(chǔ)上得以發(fā)展，包括以件為單位的檔案整理技術(shù)、雙套制檔案整理技術(shù)、不同載體的混合檔案整理技術(shù)等內(nèi)容，推進(jìn)檔案整理技術(shù)的發(fā)展。從檔案本質(zhì)的角度上考慮，檔案實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理處于相互獨(dú)立狀態(tài)，要求檔案整理技術(shù)具備一定的特殊性，從紙質(zhì)檔案整理實(shí)現(xiàn)電子檔案整理，也是從單子檔案整理實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案整理的過(guò)程，這是非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)特性。在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中，非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體整理與檔案歷史聯(lián)系整理的有效分離，以實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多元化，進(jìn)而促進(jìn)檔案整理技術(shù)的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）虛擬整理技術(shù)。虛擬整理技術(shù)是現(xiàn)代化檔案整理技術(shù)的重要內(nèi)容，突破傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)的局限性，提高檔案整理效率，并主要包括以下幾點(diǎn)技術(shù)內(nèi)容：

1.紙質(zhì)文件虛擬整理。在進(jìn)行檔案整理工作中，紙質(zhì)文件整理主要以實(shí)體整理為核心，而虛擬整理技術(shù)起到輔助作用，用于紙質(zhì)文件信息的檢索與處理。紙質(zhì)文件實(shí)體具備單一性特點(diǎn)，使得檔案工作人員只能運(yùn)用同一種技術(shù)進(jìn)行檔案整理，而虛擬整理技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案工作人員可以結(jié)合紙質(zhì)文件特征屬性開(kāi)展虛擬整理工作，根據(jù)文件實(shí)體特征排序，在保證紙質(zhì)文件實(shí)體排序的前提下，構(gòu)建檔案歷史聯(lián)系多維記錄體系，以達(dá)到檔案整理的最佳目的。在紙質(zhì)文件虛擬整理中，將文件實(shí)體轉(zhuǎn)化為電子文件，在計(jì)算機(jī)整理系統(tǒng)中，以紙質(zhì)文件間歷史聯(lián)系為整理對(duì)象，在計(jì)算機(jī)整理系統(tǒng)中記錄紙質(zhì)文件實(shí)體特征，結(jié)合紙質(zhì)文件多維特征進(jìn)行文件排序，形成檔案間歷史聯(lián)系的記錄結(jié)果，以明確紙質(zhì)文件間歷史聯(lián)系。

2.電子文件虛擬整理。電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)為計(jì)算機(jī)，主要將物理實(shí)體存于計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)中，其電子文件儲(chǔ)存中的物理排序具備不可掌控性，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案工作人員可以對(duì)檔案間歷史聯(lián)系進(jìn)行單獨(dú)記錄，使得所有電子文件的整理邏輯統(tǒng)一，進(jìn)而記錄電子文件間的歷史聯(lián)系。對(duì)此，電子文件虛擬整理與紙質(zhì)文件虛擬整理技術(shù)具備本質(zhì)上的相同屬性，完全脫離于文件實(shí)體，通過(guò)獨(dú)立符號(hào)和邏輯進(jìn)行檔案間歷史聯(lián)系的記錄。這就使得電子文件虛擬整理在記錄文件間來(lái)源的基礎(chǔ)上，可以記錄文件和其他文件間具體聯(lián)系或是與任何事物間的聯(lián)系，從事由層次上分析，電子文件虛擬整理可以詳細(xì)記錄某事件間從屬關(guān)系；從全宗層次上分析，電子文件虛擬整理可以全面記錄全宗間從屬關(guān)系，以實(shí)現(xiàn)電子文件間隱含歷史聯(lián)系的記錄，為檔案使用者提供全方位歷史檢索，提高檔案資源利用價(jià)值。

3.載體檔案虛擬整理。不同載體檔案在進(jìn)行整理的過(guò)程中，要采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這在傳統(tǒng)檔案整理技術(shù)中被認(rèn)為是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的，而虛擬整理技術(shù)的應(yīng)用使其成為現(xiàn)實(shí)，記錄檔案間歷史聯(lián)系，并對(duì)各個(gè)載體檔案進(jìn)行有效歷史整理，進(jìn)而突破傳統(tǒng)檔案整理的局限性，提高檔案整理效率。在檔案整理實(shí)踐中，檔案工作人員可以根據(jù)各個(gè)載體檔案整理特征，將其輸入到計(jì)算機(jī)整理系統(tǒng)中，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)各個(gè)載體檔案進(jìn)行排序，揭示檔案間隱含的歷史聯(lián)系，達(dá)到檔案整理的最終目的，進(jìn)而提高檔案整理工作的綜合質(zhì)量水平。

四、結(jié)束語(yǔ)

本文通過(guò)對(duì)檔案整理理念及技術(shù)的研究，得出：1.在進(jìn)行檔案整理工作中，檔案工作人員要了解檔案形成特點(diǎn)，明確檔案間歷史聯(lián)系，還原社會(huì)實(shí)踐原貌，以實(shí)現(xiàn)檔案資源利用價(jià)值的最大化。2.在進(jìn)行檔案整理工作中，檔案工作人員要遵循真實(shí)準(zhǔn)確、主動(dòng)服務(wù)、尊重權(quán)益等整理原則，完善檔案整理理念體系，進(jìn)而指導(dǎo)檔案整理工作的發(fā)展取向。3.在進(jìn)行檔案整理工作中，為了提高檔案整理效率，檔案工作人員要結(jié)合文件形成屬性，合理選擇檔案整理技術(shù)，完善檔案整理流程，記錄檔案間歷史聯(lián)系，進(jìn)而達(dá)到檔案整理的最終目的。

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