檔案遇到了一個好時代：緣由及其主要表現

文/上海大學圖書情報檔案系 王浩瀛

檔案遇到了一個好時代：緣由及其主要表現

文/上海大學圖書情報檔案系 王浩瀛

從制度層面下的“增權與免費”政策、與時俱進的規章意見；技術層面下的信息技術和保護技術的革新；檔案館及檔案人員專業自信程度增強；社會各界力量參與檔案事業的范圍拓寬；檔案學科與其他學科融合指引檔案工作發展新方向，分析檔案遇到了一個好時代的緣由及表現。

檔案；環境；技術；轉變

在以信息技術騰飛、智能便捷的自動化設備、聚合創新共享等為特征的時代下，檔案保管及利用跟進時代浪潮，展現著“智能”“革新”“融合”等理念，檔案遇到了前所未有的好時代。這一“好時代”在檔案的管理制度，信息及保護技術、檔案館及人員、社會參與、學科力量融合等方面最為突出。

一、制度層面，基礎的保駕護航增多

（一）“增權與免費”的政策支持，促進檔案開放與利用。一是2008年5月1日實行的《中華人民共和國政府信息公開條例》，在第三章第十六條中規定：各級人民政府應當在國家檔案館、公共圖書館設置政府信息查閱場所，并配備相應的設施、設備，為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便利。增加民眾在檔案館獲取政府信息的權力，從信息獲取和信息監督的角度看，是檔案館對社會民眾的放權。二是2013年《財政部發展改革委關于公布取消和免征一批行政事業性收費的通知》公布全國統一取消和免征33項行政事業性收費，其中就包括利用檔案。

（二）與時俱進的規章意見，提升檔案管理的時代適應性和規范性。依法治國大背景下，2013年3月實施的《檔案管理違法違紀行為處分規定》，詳細規定了檔案“公務人員”違法違紀的條款。在新常態和新形勢下，2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，規定完善檔案工作體制機制、建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、建立健全方便人民群眾的檔案利用體系、建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系、加大對檔案工作的支持保障力度。在新形勢下為檔案工作的重點作出宏觀指示，以時代的要求，規劃和鼓勵檔案工作的追求。全面深化改革下，2015年3月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布《關于推行地方各級政府工作部門權力清單制度的指導意見》，指導各級檔案行政管理機構公布檔案行政權力清單。浙江政務網上詳細地公布了浙江省檔案局的12項權力清單和9項職責權力及具體工作事項。服務民生下，國家檔案局制定規范如《生活無著的流浪乞討人員救助檔案管理辦法》《城市社區檔案管理辦法》等，促進民生檔案的收集保管利用。文中提及和未提及的規范性文件都共同保證：建立更好日常的或被時代激活的，需規范化管理的檔案資源管理體系。

二、技術層面，建設的有力東風增強

（一）信息技術的革新，引發檔案形態、管理、服務、宣傳等推陳出新。1.實體檔案數字化，助力保護和共享檔案信息資源。檔案數字化后，可以代替原件履行“職責”，減少對原件的損耗。數字化的檔案信息在傳播、復制、分享上變得暢通無阻，實現共享的即時性、跨地域性。2.新型檔案及其管理方式出新。新型檔案主要受信息技術影響而生，如電子文件、網頁檔案、新媒體檔案等。檔案的形態變得不可觸摸，數量亦成倍增長。由此引發新的管理方式，如生成融合前端控制、全程管理、元數據安全及風險管理，真正實現文檔一體化的電子文件管理系統。沈勁枝等人提出基于特征定位邊界預測的We b頁面的采集和存儲方式，即通過特征判定算法準確找到正文的一部分，從上下兩個方向掃描標識正文所在“塊”的標記，進而抽取互聯網檔案的有效內容，該方法能很好地適應新聞以及博客類We b檔案的管理。3.檔案信息服務端從P C延伸至移動端，實現遠程利用。一是網絡滲透大眾生活的方方面面，人們習慣性用網絡辦事，這種習慣性思維在檔案利用上同樣存在。對此檔案領域積極應用微博、微信、A P P等媒體，將檔案信息服務延伸至移動端。浙江省檔案館、廣州市國家檔案館、北京市海淀區檔案館都推出了各自的A P P。二是部分檔案館實現遠程利用。如浦東新區檔案館開通的“市民云”A P P可完成線上查檔出證：在“檔案查閱”模塊中填寫查檔線索信息，提交查檔申請，所需信息會被加密發送到用戶實名認證的電子郵箱。跨館查詢成“新常態”，“全市通辦、跨館出證”工作平臺運行數年后，實現“人在哪個區就在哪個區查”。4.以新媒體多元化、影像知識化等途徑宣傳檔案。新媒體以強有力的交互性、全天候性及微小性，在檔案宣傳上顯現優勢。一個檔案館可能擁有多個新媒體宣傳平臺，實現檔案宣傳途徑多元化。影像知識化體現在檔案館拍攝的影像宣傳片中，安徽省合肥市局歷時一年精心打造了檔案故事主題的動漫宣傳片——《檔案總動員》，2015年底與觀眾見面，該片介紹了檔案的門類、檔案的價值、檔案的作用、婚姻檔案的保管年限、如何利用檔案等知識，集趣味和知識于一體。

（二）保護技術的進步，保障檔案的安全并延長壽命。1.存儲技術——高標準的新館和多載體安全保存。國家檔案局十三五規劃中提到：11個副省級以上檔案館新館落成；中央下達的1002個中西部地區縣級綜合檔案館建設項目的完成，使檔案館庫條件得到極大改善。新的檔案館大都融合了美觀的外型、大容量空間、智能調控、便捷利用等特征，提高起基礎性保護作用的保存場所的適應性、牢固性等；在實體檔案的保存上，實行多載體保存、異地安全保存、數字化保存、雙套或單套保存等；針對海量數字檔案和電子文件的存儲，有學者建議應用云存儲、云計算等技術。2.有害生物防治技術——智能化的電子設備防控。強有力的智能化電子設備在有害微生物防治上有著極大作用。溫濕度、燈光等可智能化調控，使檔案庫房常年維持著適合檔案的溫濕度；定期用吸塵器處理灰塵，用合適的方法殺菌滅蟲。3.檔案修復技術——時代性技術延長檔案壽命。現階段，化學及生物等與檔案修復技術相關度高的科學技術發展較好，可為檔案的修復技術提供輔助功能和關鍵技術，改進傳統修復技術的實施條件和相關材料的特性等。數字檔案信息呈指數增長，數字檔案的保護十分迫切，關注數據保存、安全和修復的數據保護作為檔案修復技術的分支應運而生。目前中國人民大學對檔案保護技術的研究生培養即有此方向。4.檔案仿真技術——多種仿真技術留存記憶。檔案仿真技術有：手工仿真技術、數字仿真、虛擬仿真。虛擬仿真在鄉村檔案的記憶留存上應用較多，以三維的虛擬技術拍攝鄉村房舍，留存有歷史文化氣息或民族特色的實體存在的鄉村記憶。此外，對于我國在受戰爭侵害時而“流落”在外的具有極高歷史文化價值的檔案物品，用數字仿真和三維虛擬仿真技術，對紙質和實物檔案進行仿真復制，保護我國的歷史文化記憶。

三、檔案館及檔案人員層面，內在的專業自信提升

“檔案”與社會大眾生活越來越息息相關，社會民眾對檔案的需求日益增加，檔案利用高速增長，檔案工作受到上級機關的重視，工作的任務和要求增多。在這種良性作用的促進下，檔案館及檔案人員的專業自信增強，滿腔熱血地做好檔案服務。表現在走出去和引進來：檔案館以檔案政策為指導，以社會需求為方向，積極開展檔案信息資源建設，收集各類檔案，整合檔案信息，服務民生。檔案館中檔案學及相關專業出身的館員增多，成為檔案人才施展才能的平臺。同時，加強檔案理論研究和檔案實踐融合發展，鼓勵檔案館員做科學研究，并積極邀請學術理論專家和一線檔案管理人員進行講座等形式的交流。

四、社會參與層面，力量的生態融合延伸

“規范并支持社會力量參與檔案事務。”一方面，參與檔案事業建設的社會力量增多。數字時代，數字檔案信息資源建設成為檔案館極其重要的任務，在這個過程中滲透著w e b 2.0參與共享以及眾包共建等理念，參與式建設也開始在檔案界實踐，其特征為用戶從檔案資源的利用者向檔案資源的創建者轉變。加小雙和安小米對數字檔案資源建設中的各類參與式實踐進行識別、歸類和特征描述，將其分為參與式數字檔案資源建設和參與式社區建檔兩大類。吳加琪提出檔案部門充分吸引和鼓勵包括檔案行政管理部門、跨行業系統管理部門、檔案保管單位、專家、檔案同行、市場以及公眾等各方力量參與的檔案資源建設和共享活動。另一方面，參與檔案利用的社會力量增多。在檔案利用不收費、檔案服務積極轉向大眾等有力倡導下，檔案利用人數逐年增多，社會大眾愿意參與到檔案工作中來，在民生檔案極高的利用頻次上尤其能顯現。

五、與其他學科跨界融合層面，創新發展的新方向

檔案學科與其他學科之間的跨界融合愈演愈烈。早期主要有文獻信息管理學、文件管理學、檔案社會學、檔案心理學。現階段學科融合范圍拓展形成知識管理學、信息資產觀、社會記憶觀等。檔案學科與其他學科的跨界融合，為檔案的多功能挖掘、檔案工作的多個橫向發展等提供創新發展的新方向。在新的可融合領域中，激活檔案相關的潛在屬性，為檔案發展及檔案學研究提供新路徑，進而延伸檔案及檔案部門在部分社會功能中發揮更多主導或輔助效能的能力。吸納新的學科知識，為檔案學的發展提供新的養料及學科知識基礎。

[1]中華人民共和國政府信息公開條例[E B/O L].2016-11-06.

[2]中共中央辦公廳 國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[E B/O L].2016-11-08.

[3]沈勁枝,寇文波,田晨耕.基于特征定位邊界預測的W e b檔案正文采集[J].現代圖書情報技術,2009(12):52-56.

[4]上海浦東新區市民用手機A P P即可完成線上查檔出證[E B/O L].2016-11-20.[5]各類便民利用服務機制效用日益凸顯[E B/O L].2016-11-20.[6]合肥市檔案局精心打造檔案動畫片《檔案總動員》[E B/O L].2016-11-22.

[7]國家檔案局印發《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》[E B/O L].2016-11-23.

[8]加小雙,安小米.數字檔案資源建設中的參與式圖景[J].檔案學研究,2016(2):83-88.

[9]吳加琪.多主體參與的區域檔案信息資源共建共享機制研究[J].浙江檔案,2016(7):7-9.