論保存紙質檔案的必要性

文/中國科學院廣州分院 苗碧蕓； 廣東省農業科學院 張大彤

論保存紙質檔案的必要性

文/中國科學院廣州分院 苗碧蕓； 廣東省農業科學院 張大彤

文章闡述了檔案的憑證作用和參考作用，分析了紙質檔案的優點和電子文件的弱點，闡明了收集保存紙質檔案的必要性。

收集保存；紙質檔案；必要性

檔案是人們從事各種實踐活動直接形成的歷史記錄，它具有原始性和真實性。檔案有各種各樣的作用，可以概括為兩個方面，一為憑證作用，二為參考作用。現實工作和生活中有很多事例體現出檔案的憑證作用，例如，一些單位和個人在征地、拆遷過程中出現糾紛，都認為自己是這一土地房屋的權屬人。到底應該歸誰？口說無憑，事實勝于雄辯，只要拿出房地產權證進行核實，事情就很容易弄清楚。因為，房地產權屬人、房地座落、建筑面積、土地使用權性質、土地用途等情況，都在房地產權證上有明確記載。房地產權證上還附貼相關圖紙，可以作為解決土地房屋糾紛的有力憑證。檔案的參考作用也很常見，如科技人員開展科學研究活動時，經常需要參考科研檔案。科研檔案包括以下這些材料，如科研項目申請書、可行性研究報告、研究合同書、項目下達文件、項目實施方案、研究進展報告、績效評價報告、檢測報告、結題驗收材料、試驗研究記錄、發表的科研論文、科研成果申報書、獲獎證書等。這些都是在科學研究過程中直接形成的材料，很有參考價值。科技人員參考科研檔案，可以了解相關學科進行過哪些研究、取得哪些成果、哪些方面需要改進。如果不參考科研檔案，就有可能重復別人已經做過的工作，進行重復研究，造成資源浪費。科研人員如果吸收前人的研究成果，總結前人的經驗，在前人研究的基礎上再作更深層次的探索，就可能取得更深的發現，取得更高等級的研究成果，從而轉化成強大的生產力，產生更大的社會效益和經濟效益，造福人類。由此可見，檔案的作用十分巨大，檔案材料很重要，應該認真收集，妥善保存。

收集歸檔文件材料是檔案工作人員的一項重要任務，歸檔文件不齊全，檔案工作就會變成無源之水、無本之木，因此，必須重視檔案收集工作。然而，時下，一些單位檔案管理人員到各部門收集應該歸檔的紙質文件材料時，一些人提出疑問：現在都有電子文件了，還需要保存紙質檔案嗎？一些普通職工有這樣疑問，甚至個別領導也存在這樣的模糊認識。因此，在這里闡述收集和保存紙質文件材料的必要性，提高人們的思想認識，對做好今后檔案工作很有現實意義。

為什么有了電子文件，仍然需要收集和保存紙質檔案材料呢？主要理由如下：

首先，電子文件的行政和法律效力有限。由于現時對電子文件的管理還不是十分規范，社會對電子文件的認可度不高，致使其行政和法律效力有限。在現實工作中辦理某個事項，往往需要提供的是紙質檔案，例如，辦理房屋出租業務時，需要向有關部門提供房地產權證；畢業生應聘工作時，需要向招聘單位提供求職簡歷、畢業證書、學位證書。辦事過程中，即使事先向主辦單位提交了電子文件，但是，屆時還需要到辦理現場提供紙質檔案原件進行核對。現實工作中，單純依靠電子文件就能夠把事情辦理完畢，目前還是比較困難。所以，保存紙質檔案是現實工作和生活的需要。

其次，電子文件讀取不方便。電子文件必須借助機讀設備才能讀取其內容，例如，常用的光盤，需要利用電腦等電子設備來閱讀。在沒有機讀設備的場所，或者機讀設備出現故障，或者出現停電等特別情況，均不能讀取電子文件。尤其是設備出現故障，能否修復，何時才能修復，具有不確定性，影響工作的正常開展。電子文件不足之處顯而易見。而紙質檔案則不存在這些問題，任何時候、任何場所均可以閱讀，不受時間、地點限制，因此，非常方便。

第三，電子文件存儲載體耐久性不確定。常用的電子文件存儲載體有光盤、移動硬盤等，由于制造存儲載體材質的差異，導致電子文件壽命長短不一，一些壽命較短，如有的電子文件刻錄于光盤，過了幾年就讀不出來了。而紙質檔案利于長久保存，一般可以保存幾十年，壽命長的甚至可以達到幾百年。

第四，電子文件存儲載體容易損壞。電子文件存儲載體多種多樣，有的抗壓、抗跌性能比較差，如光盤比較容易被劃花，也容易被壓裂或跌破，難以修復。然而，紙質檔案則不會出現這些情況，不容易損壞，即使不小心撕裂了紙張，也比較容易修復。

第五，電子文件閱讀習慣有待適應。紙質材料是傳統的檔案載體，在電子文件出現之前，人們閱讀的材料主要是紙質文件，長年累月，形成了一種習慣，看文件指的就是看紙質文件。隨著時代的發展，科技不斷進步，出現了電子產品，電子文件也就應運而生。電子文件需要在顯示器上閱讀，并非人人都習慣，尤其是篇幅較長，頁數較多的文件，多數人還是喜歡選看紙質材料。因為，紙質材料翻頁方便，速度較快，一覽無余。

第六，電子文件保管要求較高。由于機讀設備不斷升級換代，電子文件載體也需要隨之不斷升級，數據需要不斷遷移，否則，可能出現因載體與設備不匹配而無法讀取信息的情況。然而，紙質檔案則不需要進行這些操作，形成以后只要做好溫度、濕度的調控，做好防火、防蟲、防塵、防霉、防光、防盜等各項保護措施，就可以長期保存，提供利用，滿足人們的生產和生活需要。

從上述可以看出，現實工作離不開紙質檔案，紙質檔案具有電子文件所沒有的優點，因而，即使有了電子文件，仍然很有必要收集并且保存紙質檔案。保存紙質檔案意義重大，相關部門應該積極配合檔案管理人員做好這項工作，提高檔案管理水平。