做好煤炭施工企業工程檔案管理的思考

文/陜西煤業化工建設（集團）有限公司韓城分公司 王懷民

做好煤炭施工企業工程檔案管理的思考

文/陜西煤業化工建設（集團）有限公司韓城分公司 王懷民

工程檔案是施工企業檔案管理的重中之重，工程檔案具有技術的綜合性、形成領域的廣泛性、內容的專業性特點，掌握工程檔案管理的相關知識，對于檔案人員完整規范地收集歸檔文件，將起到事半功倍的效果。

檔案管理；工程檔案；收集與整理；規范

作為一個沿革40多年產值累計百億元的煤炭施工企業，檔案的歷史從上世紀70年代保存至今，伴隨著企業總部的搬遷，檔案室經歷了3次搬家，檔案人員也新老交替換了幾茬，曾經的市級、省級檔案室的獎牌已經成為歷史沿革榮譽檔案的一部分。如何面對新形勢、新任務，面對未來大集團數據庫的建立，迎接數字檔案時代的來臨，如何做好施工企業檔案管理，尤其是工程檔案管理，做到更加專業細致、更加規范有序，筆者就煤炭基層施工企業工程檔案管理存在的問題進行了分析，經過專家的講學授課，自身的學習理解，結合施工企業實際，就做好煤炭施工企業工程檔案管理進行思考。

一、工程檔案管理的重要性

企業檔案的潛在價值是企業固本強基謀發展不可或缺的基石，企業檔案作為一項無形資產在企業管理中彰顯了其重要的地位和作用。工程檔案更是施工企業檔案管理的重中之重。工程檔案的定義，就是在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，它包括在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件，簡稱工程文件，也就是說，工程項目從策劃立項直至竣工并投入使用的全過程中直接形成的大量工程文件，包括文字、圖紙、圖像、聲像、模型、實物等各種形式的記錄。作為施工企業，檔案的本質是具有憑證價值的原始記錄，檔案在企業發展中提供最原始的信息源，同時也是可供學習的知識源。因此，企業工程檔案無論與本企業還是與社會，具有以下幾個重要性：一是工程檔案與工程使用管理有著十分緊密的聯系，工程的使用管理始終離不開檔案的支持。二是工程檔案不僅對本身工程有指導利用作用，而且對其他同類工程設計建設有著重要的參考借鑒作用，可以使檔案得到重復多次利用，是工程檔案活力和價值的體現。三是工程竣工檔案乃檢驗和衡量施工單位資質等級和信譽的依據，是驗證企業施工能力的有效證明。四是能夠促進工程科學技術的研究發展。五是工程竣工檔案與整個城市建設檔案有密不可分的關系，它是城市建設檔案資料的基礎，是城市一切建筑物、構筑物維修、改擴建的依據，是提高城市建設經濟效益的最佳途徑。舉例說明，在2016年底，城市進行供熱系統改造，時間緊、任務重，熱力公司到我公司求助，雖然20多年前施工的住宅小區，施工圖紙和資料我們公司檔案室相對齊全，真是“存檔千日，用檔一時”，工程檔案的利用為熱力改造發揮了顯著作用，為老舊小區“三供一業”改造移交，為施工效率提高和節約資金作出了貢獻。 作為煤炭基層施工企業的檔案管理部門，面對領導的肯定，同行的認可，必須繼續發揚“不用揚鞭自奮蹄”的精神，更加系統、規范地做好工程檔案管理。

二、工程檔案的范圍和特點

（一）工程檔案的范圍。1.工程準備階段。工程管理—立項文件—征地拆遷—勘察測繪—招投標—開工審批—設備采購—財務預算。2.監理文件。施工管理—施工安全控制—施工質量控制—施工進度控制—造價控制—合同管理—竣工驗收資料。3.施工文件。施工管理—施工技術—施工測量—施工物資—施工實驗—施工記錄—質量驗收。4.竣工驗收文件。竣工驗收—國家專項驗收—財務決算—聲像檔案。5.竣工圖。設計變更匯總—竣工圖。

（二）工程檔案的特點。1.技術的綜合性。技術的綜合性是工程檔案突出的特點，建設項目自身的建設技術也是綜合性的，工程建設中涉及的專業多。2.形成領域的廣泛性。專業的廣泛性，建設單位的廣泛性，形成文件部門的廣泛性。3.內容的專業性。工程要涉及多種專業，如土建、給排水、電氣、通風與空調、供電系統、通信系統、信號系統等。

三、當前工程檔案管理存在的問題

（一）項目施工文件不完整。項目施工文件是指項目施工過程中形成的反映項目礦建、土建、安裝情況的文件。主要有施工單位資質、管理人員資質，特殊工種上崗證，開工報告，施工組織設計、技術交底、圖紙會審，原材料及構建出廠證明質量鑒定文件，項目部公章啟用文件，設計變更通知，施工記錄，施工日志，分部、分項質量檢驗評定，單位工程竣工驗收等文件。

容易出問題的19個環節：1.部分資料是復印件，不是追溯性原件（不能使用復制品代替）。2.文件簽名是電腦打印的名字，不是手寫。3.會議紀要的規范性不足（參會人員的簽到表）。4.資料不得隨意涂改，當確實需要修改的時候應用劃改，強調施工記錄的完整性（按部位及工序檢查）。5.施工日志的完整性（每天一志，內容完整）。6.分部分項的完整性（報驗表）。7.資料簽字、蓋章的規范性（施工資料的結論性簽字及單位工程竣工文件蓋章）。8.招投標文件的規范性（資質文件的完整性、規范性、打分表的準確性、合同的規范性）。9.特種設備安裝：告知書、質量監督檢驗報告的收集歸檔。10.設計及項目服務機構出具的文件的完整性（資質、附圖、附表、附件）。11.單位工程驗收及綜合驗收文件的收集（建設單位、監理、施工單位、設計單位、意見）。12.施工圖及設計單位告知已作廢的施工圖。13.注意新的規程規范。例如：核準方面的新規定；特種設備安裝質量管理；監理；工程資料編制標準等規程、規范。14.檔案管理方面的新標準，新要求。15.注意修訂項目檔案收集范圍。16.單位工程定位測量的依據（基準點）。17.文書檔案與項目檔案的區別（紅頭文件）。18.項目文件與生產技術文件的劃分。19.消防施工圖紙審批及設計變更資料收集。

（二）工程資料歸檔檔案意識不強。由于施工企業按項目施工，工程項目多分散，一般只設立臨時基地，為了便于使用和追溯，要考慮后期維護和及時回收質量保證金，項目部有申請暫時各自保管的情況；工程資料缺失嚴重，收集過程曠日持久，即使匆匆歸口交至生產技術部門或檔案管理部門，勢必影響今后使用。

（三）對于工程檔案收集過程控制不足。做好此項工作遠非檔案人員或是職能部門幾個人就能完成，而是要靠各責任主體及相關人員的共同重視、共同努力。而實際工作中，工程檔案管理人員因人員業務問題，或是其他原因，沒有摸清項目建設和檔案形成的規律，對項目檔案工作統籌策劃不夠。有的項目對工程建設中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理資料，這對于完善資料，整理檔案帶來很大難度；還有一種情況，即文件分家，生產技術部管理技術檔案，企業管理部管理合同原件，招投標資料在工程開發部，如果不及時整理，肯定拖延了資料時間。造成以上的情況原因，一方面是干部職工檔案意識不強，企業檔案宣貫力度不夠，專業的人才相對缺乏；另一方面是檔案管理人員對于工程檔案經歷不足，沒有足夠理解工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案需歸檔、并掌握具體的歸檔范圍，無法統籌安排等等，這些需要工程技術部門、項目部共同協作完成。

四、解決工程檔案管理存在問題的幾點建議

（一）以法立檔，制度立檔。1988年國家檔案局、原國家計委發布《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》，對基本建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限進行了規定。2002年國家檔案局頒布了《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（中華人民共和國行業標準D A/T 28—2002），再次修改和明確了建設項目檔案歸檔范圍和保管期限。2006年國家檔案局、國家發改委印發了《重大建設項目檔案驗收辦法》，明確規定：“項目檔案是項目竣工驗收的重要組成部分，未經檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。這一系列的規則出臺，使項目檔案工作更加規范化、制度化，進一步明確了檔案工作在項目建設中的職責和地位，也使項目檔案工作有章可循，有法可依。

（二）建立檔案人員網絡系統。建立健全各項管理制度及編制檔案收集范圍、分類方案等業務指導文件；使資料收集工作規范化、制度化。根據企業內部分工，結合實際要素，將檔案的積累、形成、收集列入各部門的職責范圍，并有控制及考核措施，制定《企業項目檔案收集目錄表》并認真執行。工程技術部、檔案等部門到項目部做好檔案交底，明確各部門的歸檔范圍，暫時保管期間檔案的安全防范教育和檢查工作；開工前依據設計文件及各單位工程劃分規定，組織設計、監理等單位進行單位工程劃分，確定單位工程名稱，并報行業建設工程質量監督站備案。同時，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。

（三）工程檔案的收集納入經營管理。即納入合同管理，依規開展檔案工作，納入結算程序，檔案不合格，財務不結算；納入工程進度管理，能夠保證檔案管理及時形成，按時收集；納入工程技術管理，有效保證文件質量；納入工程質量管理體系，監督檔案制度的執行、落實情況。

（四）加強檔案人員的培訓，不斷提高業務水平。檔案相關人員要通過培訓、交流等形式提高自己的業務水平 ，一方面要學習檔案管理方面的前沿、先進知識，不斷吸收、補充檔案學新理論、新方法、新概念的機會，為檔案的數字化、現代化管理創造條件。另一方面，也要學習建設項目檔案專業知識，掌握項目驗收的基本流程，熟悉項目文件的收集辦法等，對工程檔案管理做到有的放矢。另外，企業專職檔案人員還要做好對企業各部門以及各施工單位的指導培訓工作，如果條件具備，在各部門、各單位設置一名兼職檔案員，更加有利于檔案管理與交接的初始工作，更加有利于檔案的保護工作。還要經常向領導匯報檔案工作情況，懇談檔案工作對單位長遠發展的影響，啟發領導重視檔案工作。