淺談海外工程項目檔案的收集與整理

文/中國土木工程集團有限公司 任嘉

淺談海外工程項目檔案的收集與整理

文/中國土木工程集團有限公司 任嘉

在海外工程項目中，現行的項目檔案收集和整理的方法與制度存在著一系列的問題，再加上項目背景和工程特點的不盡相同，對海外工程來說也是一項不小的挑戰。本文針對面臨的相關問題，重點闡述一下海外工程項目檔案的收集與整理。

海外工程；項目檔案；收集；整理

一、項目檔案的重要性

項目檔案是企業中記錄工程的一項憑證，在工作中往往會起到非常重要的參考作用。海外工程項目檔案也是一樣，它會詳細并且毫無遺漏地記錄公司在海外生產經營的實際狀況，并跟蹤記錄全部的管理、決策活動。通過項目檔案往往可以對未來決策作出參考，并有效規避風險。海外項目檔案在海外項目中占有非常重要的地位，它不但會影響企業應獲得的利益，還會關系到國家的整體形象。因此在進行企業文化教育時，要對企業員工進行宣傳教育，不論是中高層領導還是一線工人，都應該了解并重視檔案的重要性。檔案是非常重要的數據資料，在進行完各項工程任務后，應該及時做到檔案的收集和整理。海外項目檔案的管理工作也要始終存在于從項目啟動到工程結束的全過程。

二、海外工程項目檔案收集與整理中面臨的問題

項目檔案在企業發展中占有不容忽視的地位，因此檔案的收集就顯得非常重要。但多樣化的經濟格局和海外工程復雜多樣的工作環境對檔案的收集與整理來說是一項巨大的挑戰。再加上我國針對海外工程的研究較少，經驗不足，因此在收集與整理中往往會出現很多問題。

（一）檔案收集與整理人員的流動性較大。海外工程不同于國內工程，缺乏團隊的穩定性，經常會出現一些機構調整、人員調換等情況，工程項目檔案的收集與整理人員變動很大。部分單位往往不具備專職檔案員，更有少量單位經常對專兼職檔案員進行頻繁更換，從而造成檔案人員思想不穩定，對檔案的收集工作帶來不利的影響。在進行專兼職檔案管理人員調換的過程中，往往沒有按照已經成文的規定進行文件的交接程序，甚至部分人員會將有價值的資料占為己有，導致了大量資料的丟失，從而影響了公司相關工作的開展。

（二）缺乏對項目檔案收集的意識。海外工程項目檔案收集工作是項目檔案管理不可或缺的一個環節，收集工作是否做得完善將會影響到整個項目檔案的管理和應用。缺乏檔案收集工作，那么檔案真正的價值將無法體現，同時檔案的完整性、實用性和真實性也就無法實現。檔案收集工作是整個檔案管理的起點，更是基礎環節，但多數職工對檔案收集工作的意識不強，不重視檔案工作的開展，導致項目檔案資料的收集工作存在很大的難度。

（三）檔案收集與整理人員的外語水平較差。在海外進行工作勢必會受到語言障礙的影響，尤其對于項目檔案收集工作來說更為嚴重，許多資料需要翻譯或整理，而檔案收集與整理人員的外語水平則決定了工作開展的程度。有限的翻譯人員需要投入到經營銷售崗位中去，那么部分外文檔案收集工作只能由這些人兼任，由于不能細致地了解，便會出現很多資料混亂、整理無序的情況。項目檔案收集與整理人員的語言障礙對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響，只有加強對外語的學習，使其外語水平能夠與復雜的語言情況相稱，才能夠減少對檔案收集與整理工作的制約，從而更完整地完成檔案收集與整理工作。

三、 針對項目檔案資料收集問題的措施

海外工程項目檔案記錄了海外項目經營、生產管理活動的重要過程。以具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等文件材料的形式為當前和今后的工作提供參考的憑證。針對海外工程文件資料有以下9個重要的方面，分別是：收集、歸檔、接收、整理、立卷、對外發送、電子文件管理、鑒定與銷毀。其中檔案資料的收集是非常復雜的一環。因此從整個項目的準備階段開始到項目的完工驗收，都應該重視資料的收集和積累。檔案收集工作應該與工程項目建設一起進行，在項目建設期間進行資料的積累、審查和整理，在竣工后，完成對資料的歸檔和驗收。針對海外工程項目檔案收集現存的問題，提出項目檔案資料收集的措施。

（一）檔案收集要注重全面。檔案是工程項目的真實記錄，它全面展現了整個項目活動的全部過程和結果。因此在進行檔案收集的過程中，必須要注重全面，要保持寧多勿漏的態度進行資料的收集。在檔案收集過程中，凡是認為有用處的資料都應該收集上來，無論用處大小都應該分類進行儲存保管。檔案的價值不僅僅在于其本身給企業帶來的利益，還要包括社會對檔案的屬性要求，只要有利于經濟發展，對社會有借鑒意義的檔案資料均應該收集上來。

（二）規范資料收集與使用的步驟。文件材料收集起來的困難之處在于資料擁有者的私藏或抵制。這種情況的出現是因為現行狀態下材料使用的復雜性，為了方便自己的使用，他們便將資料進行自我保存。面對這種情況，檔案管理人員要做的就是改善自己的運行模式，提高服務質量和效率。當文件材料可以很方便地進行取放時，材料擁有者便會主動地將材料上交進行保管。另外可以提供高效多樣的服務模式，例如工作人員可以通過年份、項目、特點查詢相關的資料，資料的豐富性會更加有力于材料的收集。

（三）防止文件材料的散失。檔案作為比較重要的文件材料，在工作的過程中，必須通過完整健全的檔案管理制度來進行資料管理，從而有效防止文件材料的缺失。加強管理，進行文件查閱等級制度來時刻把握資料的流向，制定相應時間標準，保證資料能夠在短期內歸還。

四、針對海外工程項目檔案資料整理問題的措施

檔案在收集之后想要得到有效的應用，必須進行有系統的整理。項目檔案整理就是在歸檔前根據國家有關規定，并按檔案管理的要求，以文件為單位進行歸納整理的過程。檔案資料是否得到有效的整理將影響以后文件查閱的便捷性，因此必須采取多種手段加強對海外工程項目檔案資料的整理。

（一）加強人員配備，責任落實到人。為了有效地對檔案資料進行掌控，必須安排專門的檔案管理人員，并設定相應崗位，使其在長期時間內保持穩定。對于較小的分支機構，也要考慮安排兼職人員進行管理，不能出現檔案管理的空缺和漏洞。規定管理人員的職責范圍，將責任具體到人，并經常開展檔案管理人員的培訓教育。

（二）對海外項目檔案進行科學分類。海外工程的復雜性導致檔案整理的復雜性，必須進行詳細的分類歸納才能夠對檔案進行妥善的安排?？梢愿鶕I務特點進行檔案劃分，也可以根據地區工程劃分檔案，還可以根據其重要程度劃分核心檔案或一般檔案。針對不同的情況對檔案進行妥善的安排和處置，制定相應的標準制度進行資料的有效整理。只有健全了相應的規范管理制度，才能夠明確資料的收集和取放，從而提高檔案整理的可操作性。

（三）利用現代信息技術進行海外項目檔案的整理?，F代化信息技術和數據庫的發展給檔案管理帶來了新的革命。在復雜多樣的國際背景下，海外工程項目檔案完全可以依靠計算機網絡和數據庫技術進行整理。計算機網絡可以有效地進行電子版海外工程項目的整理工作，避免了整理紙質檔案的不便。此外，電子檔案更有利于信息的流通和傳輸，可以很方便地在企業各部門之間進行傳輸查閱?？梢钥紤]建立各公司和各項目的電子檔案數據庫，提高海外項目檔案的現代化管理水平。

在海外工程項目檔案管理中，項目檔案的收集和整理是其中很重要的環節，也是管理工作的基礎。因此企業應該仔細發現和分析項目檔案收集和整理過程中存在的種種問題，并根據問題作出相應改善方案，加強項目檔案的收集和整理工作，以支持企業的進步和發展。

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