縣級檔案館紙電檔案配套接收工作的思考

文/吉林省樺甸市檔案局 程秀艷

縣級檔案館紙電檔案配套接收工作的思考

文/吉林省樺甸市檔案局 程秀艷

檔案的接收工作是做好檔案管理的重要內容。如何豐富館藏，如何完成紙電檔案的配套接收，是本篇論文探討的核心宗旨。其目的只有一個，就是使檔案館真正實現為科學研究和各渠道調研提供有力的史料證據，讓社會各界都充分利用檔案的最終價值。

檔案；縣級；服務

一、爭取政府的支持，完善館藏條件

縣級檔案館是檔案管理的基層單位，但正因為檔案來源于基層，才體現了其真實性和可借鑒性。因此，取得縣委縣政府的足夠重視，是開展館藏工作的前提條件。

首先，要從自身業績抓起，端正工作態度。不能因為是縣級檔案部門，工作人員就認為檔案可有可無，或者在錄入過程中，不經過嚴格篩選就入檔，造成有用檔案沒有錄入在內，無用檔案堆積一堆。其次，各部門在征收檔案時，調動對方的積極性，使其主動提供有價值的檔案，做出成績以取得上級部門的認可。最后，圍繞豐富館藏資源、增加檔案接收手段、緩解庫房緊張等問題，向縣委縣政府提出要求和設想性建議，以其他縣級檔案管理中心為實例，說明檔案亟待規范的重要意義，并待時機成熟后，配合上級完成新館選址、新館擴建及設備提升等一切工作。

大力開展檔案接收工作，也應取得政府的大力支持，因為面向全社會廣泛接收檔案，是一項復雜的內容，其中包括黨、政、軍、團及所屬的企事業機關單位；還有各街道辦事處、廠礦、學校、個體經營等實體單位；還要深入到村、屯、隊等各條戰線搜集。

這一過程中，不僅要讓各部門和基層單位滿意，還要服務到位，以保證他們的需求，所以，為保證館藏的質量，應在政府的引導下，得到群眾的密切配合。

二、做好收集工作，優化館藏結構

隨著時代的發展和進步，檔案館接收的紙質檔案越來越多，這些紙質檔案給檔案館的庫存增加了壓力，檢索起來也十分麻煩，因此，完善電子檔案管理工作勢在必行。這雖然存在過渡期和工作量增加的難度，但實現檔案計算機現代化管理，是實現檔案功能化的重要途徑。

檔案數據化是將簡單的紙質圖表、照片、文案等資料，通過掃描等方式錄入微機，再通過編碼等細節，完成檢索和調檔工作。

這一方面，需要仔細研究哪些檔案的接收對歷史發展有用，一方面需要在應用的過程中，審核檔案的價值和保留的必要性。對于檔案來說，有不少數據和資源來之不易且不可復制，因此，不能單純認為占用館存空間的檔案，就應輕易損毀和不予錄用。要保證每份館藏資源都作為實驗依據和調研報告可用，是優化館藏結構的標準。

在完成檔案配套接收、分類整理、歸檔利用等工作過程中，要制定相應的措施和制度，建立信息化檔案的投放力度，不惜花費重金引進設備。因為相對檔案的價值而言，這筆資金用于搶救瀕危滅絕的資源，是劃算的，也是有意義的；提升檔案工作人員的風險意識和業務水準，將鑒別檔案價值的本領作為從業人員的基礎要求，確保檔案的含金量。

三、開發館藏資源，提高服務水平

檔案的存儲，歸根結底是為各部門服務的。因此，縣級檔案館要以服務各單位的需求為已任，向全社會提供便捷、高效的檔案信息，滿足黨和國家實現政治發展、經濟建設、科技強國的遠大目標。

縣級檔案館通過開展便民服務，向全社會征集老照片和紙質文檔，同時為解決老百姓信訪問題、戶籍、低保等民生問題提供政策指導，發揮檔案的作用，使老百姓認識到參與完善檔案資源、收集檔案數據與個人利益息息相關，從而更加信任檔案館，通過口口相傳，給予更大的支持。

利用檔案的優勢，以農村宅基地的建設和發展為窗口，使人們了解到政府多年來做出的新舉措，意識到黨和國家為人們著想的初衷和所帶來的顯著社會效益和經濟效益，從而自覺維護檔案館藏的齊全和完整性，避免重要數據的流失，隨時填充檔案數據，甚至以代代相傳的方式，提供散落在民間的可貴材料。

事實上，館藏資源的豐富，為老百姓維權、咨詢提供的幫助，也與社會形成了良性循環的互動局面，例如，如何利用檔案信息為百姓解決林權糾紛問題提供法律依據；如何借助檔案編史，為組織部修志、編纂、發行《城市重點項目建設的可行性報告》提供服務等等。

因此，豐富館藏和提高服務水平是相輔相成的，檔案館的工作人員要以從事檔案事業為榮，積極主動落實接收檔案的實地驗收，完成年度檔案進館工作的數量，加快檔案進館的接收進度。