企業檔案部門競爭情報價值開發

文/山東大學歷史文化學院 楊銘鑫

企業檔案部門競爭情報價值開發

文/山東大學歷史文化學院 楊銘鑫

競爭情報價值的開發可以幫助企業在發展過程中知己知彼，輔助企業管理者進行決策，更好地制定企業發展戰略。本文從競爭情報的概念和特征著手，通過對企業檔案部門競爭情報開發的必要性分析，提出了企業檔案部門的相關對策。

企業；檔案；競爭情報

伴隨著知識經濟時代社會對信息的普遍重視，電子政務系統在企業檔案館中逐步普及，我國企業檔案工作所面臨的環境發生了巨大的變化。企業檔案部門除了履行基本的保管職能，維護企業檔案的憑證價值外，更為重要的工作應該是“運用現代技術和管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。”企業檔案部門提供競爭情報服務是檔案信息資源開發的一種重要形式，是企業檔案價值增值的一種有效實現形式。

一、競爭情報的概念和特征

（一）競爭情報（CI, Competitive Intelligence）的基本概念。圖書檔案學界對于競爭情報提出了許多種不同的概念，但是在本篇文章中，筆者將引用由SCIP(Society for CompetitiveIntelligence Professionals)在其網站上提出的概念。他們認為競爭情報是用于對可能影響企業計劃、決策和運營的外部信息進行收集、分析和管理的一個系統或道德規范。即競爭情報是通過對企業的競爭對手和競爭環境更為明確的倫理理解，來提高企業市場競爭力的過程。具體來說，就是企業通過使用其他數據庫、開放的資源以及倫理調查，對商業競爭對手的能力、弱點和意圖等信息進行的合法收集和分析。

（二）競爭情報的特征。1.對抗性。競爭情報產生于市場的激烈競爭環境下，本身具有明顯的目的和目標，一方面是對企業自身的生產經營情況進行分析總結，為企業決策提供智力支持；另一方面更為重要的是根據所搜集到的競爭對手信息，分析得出情報研究。因此，從這一角度分析，可以發現競爭情報的根本目的是通過戰勝競爭對手達到為本企業自身的經濟利益服務，具有強烈的對抗性質。2.時效性。競爭情報具有極強的時效性，一條及時的情報甚至可以幫助一個瀕臨倒閉的企業絕處逢源；而一條過時的信息則可能毫無意義，甚至使企業喪失發展良機。市場經濟環境下，企業外部環境變化莫測，企業只有通過對企業內外部信息保持動態跟蹤，才能在復雜的市場環境中立足并保持自己的優勢競爭地位。3.保密性。競爭情報是決定競爭主體能否在激烈的競爭中克敵制勝的關鍵因素，它的獲取往往需要在競爭對手不知道、不協助，甚至是反對的情況下進行，否則不易成功。因此，嚴格的保密性是競爭情報的重要特征。對于企業檔案部門來說，由于部分檔案涉及到企業的核心機密和技術，因此嚴格的保密性也是企業檔案的重要特征。

二、企業競爭情報價值開發的必要性分析

企業的競爭情報檔案具體應該包括三方面的具體內容，即競爭對手檔案、競爭環境檔案以及企業自身素質檔案。因而檔案部門對于競爭情報的開發利用具有以下三方面的必要性。

（一）有利于使企業隱性知識顯性化。二十世紀六十年代，邁克爾·波蘭尼首次將知識分為顯性和隱形兩個側面。在知識管理中，顯性知識通常是指能夠被直觀地表達和理解的有物質載體的編碼化知識；而隱性知識一般存在于人腦或組織的結構和文化中，是難以被記錄或表述的。對于企業來說，知識管理就是要開發和應用顯性知識，同時發掘隱性知識，促進隱形知識顯性化的循環運動，從而實現知識共享和知識創新。競爭情報可以被看作是組織用來改善與公司運營環境相關的競爭問題的知識策略。企業競爭情報的開發即是以文件的形式將員工所了解的競爭情報信息表現出來，實現這些隱性信息的可視化，使其成為企業知識管理的一部分。

（二）有利于支持企業戰略決策。過去，我國很多企業由于對檔案工作和競爭情報缺乏重視，在決策時沒有得到足夠的信息知識，在很多情況下采用的是高層決策者“拍腦袋”的方式制定決策，這十分容易形成錯誤的決策，給企業本身帶來巨大的風險。此外，很多企業的競爭情報工作缺乏連續性，做不到信息跟蹤的及時有效，使得企業無法洞察自身所面臨的威脅和機遇，失去持續的競爭優勢。而建立競爭情報系統則是通過每天系統地收集情報信息，對相關信息進行歸檔，幫助企業管理者充分了解行業內部信息和市場動態環境、競爭對手的相關動態以及企業自身的優劣勢分析，為企業正確的戰略決策提供充足的信息保障，而這也是企業開展情報活動的目的所在。一些企業在經濟方面取得的成功已經十分清楚地說明競爭情報的重要作用。美國咨詢公司P WC(P r i c e w a t e r h o u s e c o o p e r s)在2002年的一項研究就曾表明高層管理者對競爭對手的情報重視的企業比管理者沒有評估對手競爭情報的公司盈利高出20%。對于企業來說，市場和競爭情報逐漸成為企業競爭優勢提高的一個至關重要的因素。顯然，當今經濟環境的復雜性要求高層管理者對信息和知識提供更多的信息和知識給予更多的關注。

（三）有利于為企業提供危機預警，提高企業學習能力。“危機預警是通過企業競爭環境的連續和實時分析，及時發現市場中潛在的威脅或機遇，為企業制定應對策略贏得更多的時間，從而使企業避免遭受突然襲擊或坐失良機。”當今市場經濟環境瞬息萬變，企業隨時都有可能遭遇到各種各樣的危機，例如自然災害、政治法律相關政策的變化等。但是通過企業檔案競爭系統的建立，可以幫助企業提前發現、分析可能出現的各種變化，及時作出積極正確的反應，采取相應的措施。

三、競爭情報價值開發對策——建立競爭情報檔案

（一）深入了解企業信息需求，開展檔案編研工作。企業檔案編研，是以特定的題目為線索，通過對相關企業檔案信息的分析、研究、整編和重組，形成各種二次、三次企業文獻，從而滿足各項實際需要的工作。對競爭情報檔案編研的實質就是把企業檔案信息進行再加工和再利用，有效地將所掌握的一次信息、二次信息經加工后與企業的現實需求結合起來，服務于企業發展建設。檔案部門通過與其他部門人員相配合，明確企業發展目標，以提高企業核心競爭力作為競爭情報檔案編研選題的切入點，通過對檔案部門所搜集的大量競爭情報檔案進行分類匯總、整理研究，形成直觀生動的專題檔案材料。

（二）推進企業檔案部門的信息化建設。當今市場經濟環境下，企業競爭環境瞬息萬變，因此傳統的以紙質為載體依靠人工力量的檔案工作方式已經無法滿足企業檔案部門對檔案競爭情報開發的需要。企業競爭情報檔案的時效性也決定了企業檔案部門需要通過建立信息化平臺，及時有效地為企業決策服務。與此同時，企業自身競爭能力檔案作為企業競爭情報的檔案的重要組成部分，產生于企業內部。企業檔案部門可以利用企業內聯網將企業職工通過各種渠道所掌握的情報信息匯集起來，形成情報檔案，建立企業自身的內部情報信息網絡。

（三）建立與企業其他部門協同工作機制，強化全體員工競爭情報意識。企業檔案部門建立競爭情報檔案的主要目的是為了企業的競爭情報工作提供檔案依據和服務，若想開發出能夠服務于企業決策的競爭情報檔案，必須要與企業其他業務部門建立良好的合作關系，特別是戰略規劃部門、信息技術部門等相關部門，以提高企業核心競爭力為共同目標，協同合作。例如通過建立具體的合作工作制度和機制，以相關的工作條例來規范企業內部各部門在競爭情報檔案建設過程中的權利和義務。同時，競爭情報工作還是一項專業性很強的工作，需長期持續學習，例如通過邀請相關專家前來開展專題講座、推薦部分員工參加專業培訓等等。

（四）提高企業領導的重視程度。企業競爭情報檔案作為一項新生事物，其發展必然受到傳統勢力和工作制度的阻礙，企業領導的重視是檔案部門開展競爭情報檔案工作的重要保障。競爭情報檔案建立工作是一個需要各方力量配合的復雜工作，只有企業領導對這項工作予以重視，才能為企業檔案部門配備專業的信息化設備和人員，才能幫助檔案部門完善過去不健全的工作制度，才能建立全體員工的競爭情報意識，從而保證企業競爭情報檔案工作的順利推進。

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