學校人事檔案管理模式優(yōu)化思考

文/浙江省臨海市外國語學校 金敏紅

學校人事檔案管理模式優(yōu)化思考

文/浙江省臨海市外國語學校 金敏紅

隨著社會的不斷發(fā)展，人們對教育事業(yè)的重視程度逐漸加強，中學的教職工人數(shù)逐漸增多，對人事檔案管理也進入了全新的階段。我校人事檔案管理就是依照人事檔案的相關管理制度，由學校檔案室對人事檔案進行保管。目前中學人事檔案的管理中還存在一些問題，本文針對這些問題進行分析，探究中學人事檔案管理模式的優(yōu)化措施。

學校；人事檔案管理模式；優(yōu)化

人事檔案管理是對人員管理的一個重要的基礎，有利于發(fā)掘人才，是對人才充分使用的一項依據(jù)，有利于學校人力資源管理。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，人事檔案管理的作用和意義也逐漸加大，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法和內容已經(jīng)不能夠滿足需要，因此需要改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，開辟新的模式。

一、中學教職工人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案內容不全。盡管目前學校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學階段的人事檔案包含很多內容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務信息、個人獎懲等內容，內容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學情況較為簡單，個人教學能力的描述，職務內容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導致學校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據(jù)，給學校的人事管理帶來不便。

（二）學校對人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務能力，獲獎情況和教學的內容等，科研部門的人事檔案主要負責科研項目的確定，論文的發(fā)表等內容，行政部門的人事檔案則主要是負責人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導致檔案管理過于分散，很容易使學校的人事檔案丟失。

（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質的形式，管理的手段和技術都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導致了資源的浪費。還有些學校儲存檔案的環(huán)境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經(jīng)常有外人隨意進出。或者是檔案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。

二、中學人事檔案管理模式優(yōu)化措施

（一）加強檔案歸檔制度，使學校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內材料漏檔的情況發(fā)生。學校人事檔案中制定教學登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學情況，工作能力，教師的學術研究內容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學術水平等。與此同時，還應該增加學校教職工的獎懲情況以及培訓情況，充分了解教職工的業(yè)務能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學校應該利用信息化技術和手段，促進人事檔案地位的建立，為學校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學校教職工隊伍整體素質的提高。

（二）及時更新人事檔案。根據(jù)學年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學校的網(wǎng)絡資源和設備，在學校的網(wǎng)站上更新內容，學校應該指派相關的人員定期審核，必要時設置訪問權限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動態(tài)化管理，使學校人事檔案的管理內容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫更加標準，保證在學校管理過程中人事檔案“好用、管用”。

（三）注重人事檔案管理的安全性和有效性。學校應該注重人事檔案管理的安全，防止泄露個人信息，避免出現(xiàn)個人檔案的泄露，對人事檔案的工作人員要嚴加管理，禁止教師隨意翻看人事檔案，做到出入庫房登記、檔案利用記錄等；對儲存教職工人事檔案的計算機要定期殺毒，及時更新軟件和系統(tǒng)，保證計算機安全的運行；對人事檔案的發(fā)布信息要嚴格審核，禁止將信息隨意發(fā)布，避免泄露個人信息。

總而言之，學校的人事檔案在管理上應該嚴格，有統(tǒng)一的管理制度，由專職的人員進行統(tǒng)一管理，順應信息化和數(shù)字網(wǎng)絡環(huán)境發(fā)展趨勢。為此，我校將人事檔案信息化管理納入整體規(guī)劃中，努力實現(xiàn)人事檔案信息化，做好安全防范工作，促進人事檔案管理的科學化、規(guī)范化。

[1]李學軍.關于提升人事檔案管理現(xiàn)代化措施的探討[J].中國檔案,2014,4( 2 ) :41-42.

[2]陳秋香.淺談人事檔案管理模式的創(chuàng)新[J].中國檔案管理,2012,3 ( 13 ) :36-37.