論述事業(yè)單位電子檔案的重要作用

文/清徐縣機(jī)關(guān)事業(yè)社會保險中心 高麗

論述事業(yè)單位電子檔案的重要作用

文/清徐縣機(jī)關(guān)事業(yè)社會保險中心 高麗

本文主要闡述了事業(yè)單位檔案電子化的重要性，并分析了電子檔案管理的優(yōu)勢和電子檔案管理在事業(yè)單位檔案中的重要作用。

事業(yè)單位檔案；電子檔案；重要作用

隨著社會電子科技的迅速發(fā)展，數(shù)字信息化已經(jīng)應(yīng)用到各個領(lǐng)域當(dāng)中，在事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案的引入成為我國事業(yè)單位檔案管理的一次重要變革。電子檔案管理取代了紙質(zhì)版檔案管理模式，極大提高了事業(yè)單位檔案管理的辦公效率，并結(jié)合了事業(yè)單位獨(dú)特的辦公特點(diǎn)和計算機(jī)的便利功效實現(xiàn)了自動辦公化的檔案收錄，為檔案立卷歸檔的質(zhì)量和我國事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)。

一、事業(yè)單位檔案電子化的重要性

目前，我國政府部門極大利用了數(shù)字電子科技并引入到檔案管理當(dāng)中，電子檔案的管理模式一改過去檔案存儲量過大、存儲不便和資料查詢效率低下的弊端，事業(yè)單位檔案電子化的利用充分顯示了數(shù)據(jù)記錄自動化的優(yōu)勢，使我國事業(yè)單位的工作效率得到極大的提升。在事業(yè)單位檔案電子化進(jìn)程中，事業(yè)單位的工作人員只需要將錄入信息記錄到電子系統(tǒng)內(nèi)，并對其分類保存，形成統(tǒng)一的保存文件，極大降低了對紙質(zhì)檔案記錄的依賴性，并節(jié)約了檔案記錄時間，同時在數(shù)據(jù)查詢過程中，事業(yè)單位工作人員能夠迅速查詢到所需要的檔案資料，為我國事業(yè)單位部門的穩(wěn)定發(fā)展提供了重要保障。

二、事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）高效快捷的操作優(yōu)勢。在事業(yè)單位檔案管理過程中，檔案的立卷歸檔和后期對檔案的信息查詢檢索是事業(yè)單位立檔的兩個重要工作內(nèi)容，同時這兩個工作內(nèi)容的工作量也是極為巨大復(fù)雜的，為我國事業(yè)單位檔案管理的管理增加了許多的工作量。事業(yè)單位電子檔案管理的應(yīng)用使信息數(shù)字化和計算機(jī)等高科技技術(shù)設(shè)備完美結(jié)合，提高了事業(yè)單位電子檔案的立卷歸檔和后期檢索。檔案管理電子化有效免除了手工錄入檔案信息的弊端，為錄入工作人員提升了工作效率，并提高工作人員的歸檔質(zhì)量，避免了原先錄檔工作的枯燥繁瑣。此外，事業(yè)單位檔案的電子化對提高檢索速度也具有重要的推動作用，自動化的電子管理模式能夠根據(jù)查詢?nèi)藛T輸入的關(guān)鍵詞匯自行進(jìn)行全部檔案信息的檢索，有效利用了計算機(jī)的查詢功能。

（二）及時針對檔案信息查缺補(bǔ)漏。在檔案立卷歸檔的過程中難免會發(fā)生信息錯錄或者漏錄的情況發(fā)生，傳統(tǒng)的錄入方式遇到這種情形則需要從頭進(jìn)行核對，為事業(yè)單位工作人員增加無謂的工作量，并消耗了巨大的人力物力和降低了工作效率。而在利用電子檔案立卷過程中，一旦發(fā)現(xiàn)該類情形則可以利用電子檔案的檢索功能將檔案檢索出來，隨時對發(fā)生錯誤的地方進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，為工作人員節(jié)省了極大的工作時間并保證了工作質(zhì)量，使他們能在其他工作中發(fā)揮所長，提升其他工作的工作效率，高效地為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)工作，全面保證事業(yè)單位整體工作進(jìn)程。

三、電子檔案管理在事業(yè)單位檔案中的重要作用

（一）提高檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案收錄常使用紙質(zhì)版對檔案信息進(jìn)行存錄，并需要專人的看護(hù)和管理，造成了人員及工作資源的浪費(fèi)，并且由于人為的工作疏忽和精力原因往往會造成事業(yè)單位檔案管理的缺失甚至檔案信息丟失的情況，為檔案的保存和個人信息的安全都帶來極大的隱患。檔案管理電子化能夠充分的避免該類問題的發(fā)生，使所有的檔案信息被集中統(tǒng)一進(jìn)行管理，并在電子管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)置對系統(tǒng)訪問的訪問權(quán)限，檔案管理工作人員也要依照法律法規(guī)對合法化的信息進(jìn)行調(diào)用，有效避免無關(guān)人員對檔案信息的介入。此外，事業(yè)電子檔案的系統(tǒng)管理還設(shè)定了防護(hù)墻等防護(hù)系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)控檔案的安全性，避免惡性攻擊和病毒對檔案信息的侵襲，為我國事業(yè)單位的檔案信息安全性提供了全面性保障。

（二）檔案工作規(guī)范化、信息化。事業(yè)單位電子檔案充分利用了電子計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的有效結(jié)合，并充分利用其優(yōu)點(diǎn)發(fā)展電子檔案的更新進(jìn)程，電子檔案通過計算機(jī)的高速工作功能和程序化的工作步驟，將事業(yè)單位檔案信息的立卷和建檔工作規(guī)范化，使檔案工作中工作起草、催辦及歸檔等工作程度有條不紊地進(jìn)行，為工作人員節(jié)省了許多工作精力，并極大的增加了檔案工作的工作效率。此外，互聯(lián)網(wǎng)的廣域性幫助我國各地甚至世界的政府部門能夠有效的利用檔案信息進(jìn)行溝通，全方位進(jìn)行信息的共享，形成一個巨大的工作網(wǎng)絡(luò)，有助于我國事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）增強(qiáng)廣大管理人員的工作意識。目前，事業(yè)單位中有很大部分檔案管理人員對檔案管理的重要性沒有達(dá)到應(yīng)有的重視水平，甚至許多管理人員對自己管理的檔案漠不關(guān)心，給檔案的安全和管理造成了極大的不良影響。電子檔案的高效安全性和便利性為該類工作人員減輕了許多工作負(fù)擔(dān)，并使其認(rèn)識到檔案管理工作對自身發(fā)展的重要性，同時強(qiáng)化了他們的管理工作意識，保障我國事業(yè)單位檔案管理工作有序發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位是我國重要的工作部門，事業(yè)單位電子檔案的使用極大提高了工作人員的工作效率，提高了事業(yè)單位檔案的管理水平，為我國檔案信息的全面性發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

[1]丁亞楠.電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(08).

[2]王麗梅.談電子檔案在事業(yè)單位檔案中的重要作用[J].黑龍江史志,2014(03).