檔案管理在大數據背景下面臨的挑戰及對策分析

張學成+李云華+陳麗+鄧秀武+趙明星

摘 要：檔案管理包含社會生產生活中產生的大量信息資料，蘊藏著巨大的可利用價值。但是，當前檔案管理中普遍對檔案信息的價值利用效率低下，檔案管理方式和手段落后，難以適應社會發展的需要。隨著大數據時代的到來，檔案數量劇增，檔案管理的難度遠遠超過以前，給檔案管理帶來了新的挑戰，亟須改變傳統的檔案管理方式。因此，通過對新時期檔案管理的發展方向進行分析，明確了現代化檔案管理的必然性；對大數據背景下檔案管理面臨的挑戰進行分析，并提出提高大數據背景下檔案管理效率的對策，以期促進新時期檔案管理效率的提升，更好地讓檔案管理發揮社會價值。

關鍵詞：檔案管理；大數據；挑戰；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）29-0183-02

檔案管理是記錄以及存儲各類技術信息與生產知識的重要手段。隨著社會的發展、信息化程度的提高，大量的現代化設備已經被應用到了檔案管理的工作之中，促進了檔案管理水平快速提升。利用一定的信息化手段，實現檔案管理工作的歷史性突破，取得極大的發展與進步，并同時，在這個過程當中的檔案管理工作發展還出現了許多新的方向。大數據時代，其數據呈爆炸式增長，對各行各業都帶來巨大的挑戰，數據的復雜程度遠遠超過以前，如何在新的時代條件下對檔案進行管理，成為亟待解決的問題。檔案管理作為信息管理的重要內容，大數據給檔案管理帶來的影響不可估量。相關人員須要正確面對大數據給檔案管理帶來的挑戰，不斷完善系統結構，適應數字化發展趨勢，才能更加有效地進行檔案管理。

一、新時期檔案管理的發展方向

（一）無紙虛擬化發展方向

隨著社會的進步、信息技術的不斷發展，計算機網絡的應用也越來越廣泛，應用到了社會的各個領域之中。就檔案管理工作來說，利用計算機網絡技術，可以實現無紙化的辦公方式，因為以往紙質檔案管理的模式已經跟不上時代的發展，需要被摒棄。無紙化檔案管理資金投入少、可存儲容量大、資源占用的面積較小，同時管理也具有便捷性，若是用戶想要獲取到相關的信息資源是一件十分容易的事情。

（二）微縮數字化發展方向

通過將微縮攝影與數碼影像等技術手段應用在檔案管理工作中，可以更直接的推動檔案管理工作向著數字化方向發展。使用數碼縮微技術可以將數量極多的傳統紙質類型的文件資源進行縮小直到成為體積特別小的微縮品，然后將其制作為電子文件。所謂數碼影像技術則是借助于光磁轉換和數碼相機來對影像進行高清晰度的處理。上述技術手段的共同特點就是利用計算機設備對電子化文件資源進行存儲、甄別和管理，通過對一定數量的電子文件資源進行積累就能產生相應的數據庫。借助于計算機對文件信息進行登記存儲，只需要輸入一次信息就能實現無限次數、多種形式的輸出，可極大程度提升用戶對文件信息進行查找的便捷性，并且還為檔案管理工作的現代化發展奠定良好的基礎。微縮數字化能夠很方便地將檔案資料進行快捷的存儲，并且管理也更加方便，但是同樣帶來了檔案資料價值量降低，檔子資料數量大大增加，給檔案管理帶來了不便，體現了鮮明的大數據特點。

（三）信息網絡化發展方向

如今，無論是我國的政府部門、國有企事業得單位或者是民營企業之中都構建了較為全面的局域網絡系統，為了將文件資料保密性進行加強，一些單位明文規定本單位的網絡不得接入互聯網，一些單位甚至還采取了直接與互聯網物理隔離的方式。對于文件信息真假的辨別，也因為電子文件的簽署技術大量的應用而在各部門、單位中建立起了良好的信用基礎。電子文件簽署和平常的紙質文件存在較為明顯的差別，其簽署的方式為在電子文件之中留下特有的“印記”標志。這代表著電子文件的簽署人身份的認證，同時還有預防盜竊利用、修改等功能。同樣，這種方法帶來了極大便捷的同時，檔案信息量的增加也給檔案管理帶來了新的挑戰，需要更加尋找更加有效的檔案管理方式。

（四）多元智能化發展

隨著科技的進步，計算機信息技術得到了快速發展。檔案資源載體發展趨勢表現為更加多元化，檔案資源的管理工作可以選擇的傳播載體、存儲以及記錄方式已不僅僅限制于傳統的圖片、紙質等形式，已經出現了磁盤、光盤等多種類型的存儲方式；同時，可以存儲檔案資源的形式也不僅僅只局限于圖片、文字，還可以存儲視頻和音頻，進行檔案資源的管理工作時用以存儲檔案的手段有了極大的豐富。多種多樣的檔案載體的存在也會極大程度地促進檔案館藏種類和數量的多元化發展，以往的檔案獲取方式和管理方式很明顯已經跟不上新時代發展的需求，因此，相關的用以檔案管理的設備就需要跟上時代發展的潮流。

二、大數據的基本概念

自從2012年美國政府在《大數據研究和發展倡議》中提出大數據時代以來，世界各國對大數據的支持力度越來越大。美國政府在2012年斥資2億美元啟動“大數據研究和發展計劃”；同年在我國政府的大力支持下，廣東省率先制訂了“大數據戰略工作方案”，成為我國第一個開啟大數據戰略的省份。

大數據是指數據量異常大，需要通過新的數據處理模式才能使用的信息資產，對數據的處理模式需要具備更加強的決策力、流程優化能力。“大數據”的出現是隨著互聯網、物聯網、云計算、移動設備等技術的發展而發展起來的新技術。生活中大量的移動設備、無線傳感設備等每時每刻都產生著海量數據，對這些信息進行處理需要新的互聯網服務。

“大數據”技術是一場新的信息革命，大數據對生產生活有著重大影響，將很大程度上改變人們的生產生活方式。在云計算的發展下，“大數據”成為新的信息技術熱點，大量數據被收集起來并進行分析利用，將會給各行各業帶來新的發展機遇，大數據將為企業創造更多的財富。

我國檔案管理信息化建設已經經過了相當長一段時間的發展，但是發展水平依舊不理想。在云計算、大數據、移動互聯網等信息技術同檔案管理結合的情況下，依舊難以滿足檔案管理的需要。當前我國檔案管理面臨著管理工作向數據化信息轉變，對信息數據服務的要求越來越高，檔案管理環節還有待于進一步變革。endprint

三、檔案管理在大數據背景下面臨的挑戰

（一）檔案管理思維的轉變和突破

同傳統的檔案管理相比，大數據背景下檔案管理中檔案數據的完整性、多樣性、混雜性特點更加突出。大數據條件下，檔案管理人員需要對檔案管理問題有充分的認識，必須既重視檔案資料的獲取，又要重視檔案的的使用，發揮檔案的潛在價值。大數據的核心在于從龐大的數據庫中挖掘出有價值的信息。因此，檔案管理人員需要對傳統檔案由藏向用進行轉變。要牢固樹立主動服務的意識，進行發散性思維，深層次挖掘檔案的價值和作用。檔案管理人員需要對數據進行相關分析，對數據進行再認識，通過大數據進行啟發式思維，改變過去粗放式數據管理的模式，利用數據驅動企業和組織發展，為企業管理和決策提供更加科學、合理的信息，促進企業管理能力的提高。

（二）檔案館融人智慧城市需要大數據技術

大數據給國家治理帶來新的手段。我國在2013年開始進行智慧城市建設，并不斷擴大試點。我國城市建設逐步通過技術革新，通過大數據促進城市發展。根據智慧城市建設的原則，智慧城市處處都透露著大數據的痕跡。檔案館作為智慧城市重要的組成部分，大數據是城市化發展的必然需要。檔案館目前的主要功能還停留在保存檔案的地位，很多檔案都是永久性保存，但是檔案寶貴的信息資源卻不能得到有效利用。出現這一問題的根本原因是檔案館的管理方式落后，不能適應新的時代條件下檔案管理的要求，檔案管理缺少大數據人才。我們要意識到大數據的重要性，抓住大數據發展的機遇，擴大信息資源的存儲，重視對信息資源的開發利用，為生產生活提供更多有價值的資源。

（三）檔案工作從實體管理上升到知識管理需要大數據技術

在大數據條件下僅僅對數據文件進行查詢和利用的方案管理方式已經難以適應時代發展的需要，檔案用戶更希望通過檔案挖掘數據背后隱藏的價值，提高信息資源的利用價值。傳統的檔案服務模式必須改變，除了提供檔案中的數據之外，還要提供其背后的信息。技術引擎是為檔案管理服務的核心技術，目前針對檔案服務的技術引擎還沒有，需要通過技術創新，為大數據服務。

四、檔案管理運用大數據的策略

（一）對檔案資源進行統一管理或統一備份

大數據需要具備海量數據存儲和處理的能力，需要對檔案資料進行統一備份和管理。我國已經建成超過十個大數據園區，陜西、天津、重慶等地的大數據園區規劃較明確。2015年陜西灃西新城成功獲得國家新型工業化（大數據）產業示范基地，成為我國唯一一個以大數據產業為主導的國家新型工業化產業示范基地。預計到2020年西咸大數據產業基地和各市建設的大數據產業園區的大數據產值將達到1 000億元以上。如今，在這個產業園區中，中國聯通西安數據基地里，每天流動著200G—300G的數據量，占據陜西省全省日均流量的十分之一。目前，產業園區已經引進的中國聯通、中國電信、中國移動、陜西廣電網絡四大運營商。伴隨著如此龐大的數據，數據檔案的安全性不得不重視。要綜合掌握檔案資料就要對檔案進行及時備份。目前，對檔案進行備份主要采用電子備份的方式，如今隨著大數據產業園區數量的增多，僅僅采用電子備份已經難以適應大數據的需要，在有必要時可以在大數據產業園區建立全國性或者區域性檔案備份中心，這也是檔案管理要面對的問題。

（二）合作開發檔案數據庫

由于大數據的信息量大、數據結構復雜，一個行業要想使用大數據驅動發展，就要突破產業、專業、資金、技術等的限制。檔案管理單位可以同數據開發公司進行合作，開發適用于檔案行業的分析工具設備。有著大量數據的電力公司可以同擅長數據分析的研究院、科技單位進行合作，共同進行數據分析工具的開發。一些有著檔案分析經驗的檔案管理人員，可以與進行數據開發的單位進行深度合作，共同參與大數據分析設備和工具的研發。在進行檔案數據開發過程中，需要注意以下方面。

明確檔案管理的目的，制定周密計劃，穩步推動相關工作。（1）實現檔案史料的數字化，在進行數據庫建設；（2）通過合作開發、研究，對檔案管理、適用范圍的理論和實踐進行分析，提高檔案分類管理效率，減少檔案管理工作量；（3）建立完善的檔案數據庫，及時進行檔案史料匯編，公布相關數據庫，提高檔案數據庫的實用性；（4）保證檔案數據庫建設的資金、人力、物力投入到位。

（三）提高檔案館員綜合素質

隨著大數據時代的到來，傳統的檔案管理模式已經難以適應經濟社會發展的需要，檔案管理作為社會服務的重要工具，需要提高檔案管理人員的綜合素質，與時俱進，及時學習相關管理新技術、新方法。檔案管理員要提高檔案管理觀念，意識到檔案管理的重要性，改變傳統檔案單純保管的方式，重視對檔案的綜合利用，建立信息一體化管理模式。檔案管理員要了解大數據，掌握相關計算機技能，適應新形勢下檔案管理的需要，利用先進的信息技術手段開發檔案信息資源，挖掘檔案信息價值，提高檔案信息資源的共享效率。

（四）增大檔案宣傳力度

檔案包含了社會發展各行各業的信息，是時代發展的詳細記錄，蘊涵著豐富的社會文化。檔案作為文化的“母資源”，已經受到了很多國家的重視。2015年總理李克強在政府工作報告中明確指出要發展檔案事業。要想更好地讓檔案服務社會建設，就要讓更多的人意識到檔案的重要性，并充分利用檔案帶來的價值。在人們日常生活中，檔案的重要性常常被忽視，對檔案的利用不夠重視，對檔案重要性的宣傳也不夠重視。所以，要提高對檔案的宣傳力度，發揮網絡媒體的優勢，讓社會大眾意識到檔案潛在的價值，在進行宣傳時強調檔案的價值性，通過對檔案作用的全面的宣傳，更好促進大數據檔案管理的發展。

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[責任編輯 柯 黎]endprint