一定要避免的電子郵件無禮語

阿里納·迪茲克（Alina+Dizik）

幾個星期前，丹尼爾·雷尼（Danielle René）引起了轟動，原因是她在Twitter上透露了自己如何在工作郵件中巧妙地反駁某人：只要使用“根據我上一封電子郵件”（per my last email）這種簡單的說法即可達到目的。在分享了她喜歡的消極進攻方式后，這位來自華盛頓特區的寫手兼營銷專家鼓勵她的粉絲分享自己的心得體會。結果令人大開眼界，那條消息廣為流傳，吸引數以百計的人加入到這場討論中，分享自己“罵人不帶臟字”的方法。但通常而言，我們還是會無意間在電子郵件中使用令人不快的語句。

如果你發送一封善意的電子郵件，但卻收到了無禮的回應，你可能已經在不經意中冒犯了別人而不自知。從“你應該知道”（as you are aware）到“請指教”（please advise），Twitter上的回應表明電子郵件溝通其實是一個社會難題，一旦在錯誤的時候使用錯誤的詞匯或短語，就很容易冒犯或惹惱別人。

喬治敦大學語言學教授德博拉·塔尼（D eb or a h Tannen）表示，電子郵件溝通“是個雷區，因為你看不到人們作何反應”。具體到在職場中使用電子郵件，其實有很多或對或錯的方法來傳達自己的觀點，獲得自己需要的東西，而不必被人誤解，或激怒別人。以下是一些關鍵的行為準則。

我們都會在具體的文字、口吻和意圖之外，通過電子郵件傳達一些微妙的意思。就連你的郵件長度和語法也能表現出我們的思考過程。但卻很難預測我們會給別人留下什么印象。我們通常會直接點擊“發送”按鈕，而不會考慮對方會如何解讀自己的郵件。

“我們都已經很習慣這種媒體，甚至都不會問自己這樣的問題：我表達清楚了嗎？我會不會被人誤解？”美利堅大學語言學教授，《屏幕上的文字：數字時代的閱讀命運》（Words on Screen： The Fate of Reading in a Digital World）的作者納奧米·巴倫（Naomi Baron）說。她補充道，等到郵件發出去后，“很多人都會據此評價你。”

最近幾年，電子郵件越來越成為較為正式的職場溝通工具，主要是因為Slack等即時通信平臺的滲透。現在年輕職場人士認為，“電子郵件是老人用的東西。”巴倫說，“這種態度正在為電子郵件重新塑造越來越正式的形象。”

但曾經在印度、南非和英國工作，后來定居美國密歇根大學安娜堡分校的英語教授邁休米塔·拉西里（Madhumita Lahiri）表示，不使用傳統電子郵件格式和短語可能會讓你顯得沒有見識。

拉西里表示，在電子郵件的開頭使用“親愛的”（dear）或“祝你一切安好”（hope youre well）這樣的話非但不會顯得一本正經、老氣橫秋，反而效果很好，而且能幫助讀者更加輕松地閱讀你的郵件。“有一些很常規的開頭和結尾模式，這表明你知道自己在做什么。”

舊金山電子郵件生產力工具開發商Boomerang聯合創始人亞歷克斯·摩爾（Alexa Moore）表示，即便你希望在使用電子郵件時表現出專業性，透露出自己的個性和意圖也是一件好事。

根據Boomerang 2016年對35萬封電子郵件的結尾進行的研究，較為積極或消極的電子郵件獲得的回復率，比那些聽起來不溫不火的郵件高出10%到15%。根據Boomerang的研究，簡單的電子郵件語言獲得回應最好。該公司的研究表明，用小學3年級的水平撰寫的電子郵件獲得了53%的回復率，而大學水平只有39%，幼兒園水平約為46%。endprint