PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的應(yīng)用

楊海潔 蔣積余 吳永鑫 高 思 包濟(jì)民

PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的應(yīng)用

楊海潔①*蔣積余②吳永鑫①高 思③包濟(jì)民④*

目的：運(yùn)用戴明循環(huán)(PDCA)管理法對(duì)醫(yī)院體外診斷試劑進(jìn)行管理，以提高醫(yī)院體外診斷試劑管理效率，加強(qiáng)在管理制度、流程和機(jī)制上的調(diào)整及完善。方法：運(yùn)用PDCA管理法，分析存在的問(wèn)題并持續(xù)性改進(jìn)，提高管理水平。通過(guò)數(shù)據(jù)比對(duì)法及各項(xiàng)指標(biāo)量化評(píng)估統(tǒng)計(jì)法比對(duì)分析過(guò)期試劑品種下降率及試劑丟失率。結(jié)果：試劑丟失的不良事件從2016年的3件下降至2017年零報(bào)告率，過(guò)期試劑明顯減少，有效證明了持續(xù)性改進(jìn)取得了明顯效果。結(jié)論：醫(yī)院必須建立一套體外診斷試劑從采購(gòu)、備貨、驗(yàn)收和使用的一體化管理流程，規(guī)范管理流程，方能提高體外診斷試劑采購(gòu)和使用的準(zhǔn)確性、實(shí)效性和安全性。

PDCA；體外診斷試劑；規(guī)范流程；再持續(xù)性改進(jìn)流程

隨著醫(yī)療需求增長(zhǎng)，臨床使用一次性衛(wèi)生材料和體外診斷試劑的數(shù)量不斷增加，逐漸覆蓋到醫(yī)療服務(wù)的各個(gè)方面。加強(qiáng)體外診斷試劑的管理，規(guī)范合理使用，醫(yī)院必須建立一套從采購(gòu)、備貨、驗(yàn)收和使用一體化管理流程，規(guī)范流程，提高采購(gòu)的準(zhǔn)確性、實(shí)時(shí)性及安全性[1-3]。本研究探討戴明循環(huán)(plan do check action，PDCA)管理法在體外診斷試劑管理中的具體應(yīng)用，旨在提高醫(yī)院對(duì)體外診斷試劑管理效率，提升醫(yī)院對(duì)檢驗(yàn)試劑的綜合管理水平。

1 醫(yī)院體外診斷試劑管理中存在的問(wèn)題

由于醫(yī)院的規(guī)模小，人員配置少，通常一人身兼多職，衛(wèi)生耗材由藥庫(kù)人員統(tǒng)一采購(gòu)。衛(wèi)生耗材的種類與數(shù)量繁多、規(guī)格復(fù)雜，用途的多樣化，尤其是檢驗(yàn)試劑更為復(fù)雜與煩瑣，給采購(gòu)人員帶來(lái)一定的采購(gòu)難度，因此醫(yī)院檢驗(yàn)試劑一直歸至檢驗(yàn)科自行在耗材平臺(tái)上采購(gòu)，再由科室人員驗(yàn)收，藥庫(kù)人員只負(fù)責(zé)出入庫(kù)。采購(gòu)方式不規(guī)范，無(wú)形中加大了檢驗(yàn)科室人員的工作量，且不符合醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)流程。

2 PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的應(yīng)用

2015年醫(yī)院衛(wèi)生材料采購(gòu)權(quán)歸至設(shè)備科，為了通過(guò)規(guī)范管理提高管理效率，解決醫(yī)療設(shè)備管理上的難點(diǎn)，本研究引入PDCA管理法解決在檢驗(yàn)試劑采購(gòu)管理中遇到的問(wèn)題。

2.1 PDCA管理法的基本理論

PDCA管理法是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序，適用于一切循序漸進(jìn)的管理工作。PDCA管理法就是按照計(jì)劃(plan)、執(zhí)行(Do)、檢查(Check)和處理(Action)不停頓地周而復(fù)始和持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程[4]。

2.2 P-制定計(jì)劃

在引入PDCA管理法管理后組織召開(kāi)科室會(huì)議，討論采購(gòu)、驗(yàn)收、出入庫(kù)職責(zé)分工，制定計(jì)劃。協(xié)調(diào)檢驗(yàn)科，根據(jù)醫(yī)院檢驗(yàn)試劑使用情況制定采購(gòu)目錄，科室根據(jù)檢驗(yàn)試劑使用量再按照采購(gòu)目錄申報(bào)采購(gòu)計(jì)劃；由設(shè)備科人員在浙江省耗材采購(gòu)平臺(tái)上采購(gòu)，擬定由設(shè)備科人員驗(yàn)收，驗(yàn)收時(shí)需雙方簽字確認(rèn)。簽字確認(rèn)的發(fā)票及試劑清單及時(shí)提交至倉(cāng)庫(kù)財(cái)務(wù)人員出入庫(kù)。

2.3 D-執(zhí)行計(jì)劃

醫(yī)院全體設(shè)備科人員應(yīng)力求做到嚴(yán)格按詳細(xì)流程執(zhí)行，檢驗(yàn)科人員仔細(xì)填寫科室采購(gòu)申請(qǐng)單，采購(gòu)人員需根據(jù)科室采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)單在浙江省耗材平臺(tái)上采購(gòu)，采購(gòu)時(shí)必須嚴(yán)格審查產(chǎn)品的醫(yī)療器械注冊(cè)證、企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照以及醫(yī)療器械生產(chǎn)企業(yè)許可證等相關(guān)證件，無(wú)證試劑嚴(yán)格禁止用于臨床。驗(yàn)收人員驗(yàn)收貨物時(shí)須嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)，以確保最終產(chǎn)品的質(zhì)量，如果發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品規(guī)格、品種不符或數(shù)量缺少等應(yīng)及時(shí)向廠商反映，查明原因，分清責(zé)任，妥善處理，并注意試劑的運(yùn)輸環(huán)境是否滿足要求。出入庫(kù)人員入庫(kù)時(shí)，庫(kù)管人員必須仔細(xì)核對(duì)產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)廠商、供貨商、規(guī)格型號(hào)、批號(hào)、有效日期 、批號(hào)及合格證等信息。制定采購(gòu)制度，明確責(zé)任分工，并試運(yùn)行一個(gè)月。

2.4 C-是否按規(guī)定的工作程序執(zhí)行

檢查是否按照采購(gòu)制度執(zhí)行，檢查執(zhí)行結(jié)果是否達(dá)到了原先的設(shè)想，通過(guò)規(guī)范試劑采購(gòu)流程是否給科室?guī)?lái)便利，采購(gòu)、驗(yàn)收流程是否恰當(dāng)，是否有效減少試劑過(guò)期現(xiàn)象，按照制定采購(gòu)制度進(jìn)行逐一的檢查。

2.5 A-監(jiān)測(cè)檢查結(jié)果

設(shè)備科應(yīng)該采取措施，力求管理工作中上一個(gè)新臺(tái)階。如有未按流程內(nèi)容進(jìn)行管理操作的情形，應(yīng)分析原因，針對(duì)原因采取相應(yīng)的糾正措施，努力避免或減少由于自身工作的失誤給科室?guī)?lái)不必要的損失。通過(guò)流程管理總結(jié)查找工作中未預(yù)料但實(shí)施過(guò)程中卻實(shí)際存在的問(wèn)題，為后續(xù)工作的實(shí)施提出預(yù)防措施和建議。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中正確的繼續(xù)執(zhí)行，錯(cuò)誤的分析原因，提出改善方法，納入到下一個(gè)PDCA循環(huán)中解決。

3 PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的運(yùn)行

3.1 運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題

(1)未填寫采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)單。科室人員在申報(bào)計(jì)劃時(shí)出現(xiàn)不定時(shí)申報(bào)，無(wú)時(shí)間點(diǎn)的限制，只要科室人員發(fā)現(xiàn)科內(nèi)試劑備貨不足，就馬上打電話給試劑采購(gòu)人員采購(gòu)，而檢驗(yàn)科人員怕麻煩而經(jīng)常不細(xì)報(bào)商品名或者潦草報(bào)數(shù)量，有時(shí)一日采購(gòu)3～4次，且數(shù)量較少，造成設(shè)備科采購(gòu)人員工作量加大，出錯(cuò)率高，退貨次數(shù)增多[5]。

(2)試劑無(wú)人驗(yàn)收。當(dāng)周末或休息日快遞人員將試劑送至科室時(shí)無(wú)人驗(yàn)收，有冷鏈溫度要求的試劑擱置，造成不良影響。

(3)出現(xiàn)試劑丟失現(xiàn)象。由設(shè)備科人員驗(yàn)收后科室人員未接收，試劑出現(xiàn)丟失情況，由于試劑昂貴，造成醫(yī)院嚴(yán)重?fù)p失。

3.2 持續(xù)性改進(jìn)流程

在體外試劑的管控上，試行1個(gè)月后，需要再持續(xù)性改進(jìn)流程。針對(duì)在檢驗(yàn)試劑管理存在的問(wèn)題，必須加強(qiáng)在管理制度、流程和機(jī)制上的調(diào)整及完善等工作，逐步形成新的管理模式，在其過(guò)程中采取以下措施。

(1)制訂規(guī)范的管理制度和詳細(xì)的試劑清單，要求科室根據(jù)清單內(nèi)容填寫詳細(xì)，采購(gòu)時(shí)間在一個(gè)月內(nèi)填寫兩次采購(gòu)計(jì)劃。不接受隨意更改計(jì)劃或者電話要求采購(gòu)[6-7]。

(2)重新制訂驗(yàn)收流程，進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，驗(yàn)收人員必須仔細(xì)核對(duì)產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)廠商、供貨商、規(guī)格型號(hào)、批號(hào)、有效日期及合格證等信息，并注意試劑的運(yùn)輸環(huán)境是否滿足要求[8]。驗(yàn)收后需驗(yàn)收人員、科室人員雙簽字確認(rèn)，并直接送入檢驗(yàn)科冰箱保存。采購(gòu)驗(yàn)收流程如圖1所示。

圖1 檢驗(yàn)試劑采購(gòu)驗(yàn)收流程圖

(3)周末時(shí)間驗(yàn)收貨物由科室值班人員簽收，周一上班時(shí)由設(shè)備科驗(yàn)收人員進(jìn)行補(bǔ)簽。

4 PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管控中的效果

通過(guò)應(yīng)用PDCA管理法對(duì)體外診斷試劑的管控，2017年采購(gòu)金額達(dá)320萬(wàn)，比2016年采購(gòu)總額增加了50%，過(guò)期試劑數(shù)量減少了90%，試劑丟失的不良事件從2016年的3件，至2017年零報(bào)告率。嚴(yán)格把控采購(gòu)流程，過(guò)期試劑的減少，丟失試劑(次數(shù))的下降，有效證明了持續(xù)性改進(jìn)的效果明顯(見(jiàn)表1)。

5 PDCA管理法在醫(yī)院體外診斷試劑管理中的優(yōu)勢(shì)

體外診斷試劑的采購(gòu)是醫(yī)院采購(gòu)中心管控的重要項(xiàng)目，是控制成本、提高效益的重要環(huán)節(jié)。由于體外診斷試劑具有專業(yè)性、技術(shù)性、人為性、習(xí)慣性以及不穩(wěn)定性等特點(diǎn)，因而耗材采購(gòu)和使用均存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性[10]。體外診斷試劑規(guī)范化采購(gòu)引入PDCA管理，在增大了體外試劑的采購(gòu)量前提下，規(guī)范流程減少過(guò)期試劑，減少了醫(yī)院成本，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理的同時(shí)也得到了科室的認(rèn)同，從而提高了臨床科室的滿意度。

5.1 提高科室內(nèi)部人員規(guī)范采購(gòu)意識(shí)

通過(guò)分析問(wèn)題、聽(tīng)取各方反饋意見(jiàn)以及不斷對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，提高管理水平，將管理作為有機(jī)整體，各環(huán)節(jié)互相銜接，互相促進(jìn)。PDCA管理法要求將執(zhí)行計(jì)劃中的成功經(jīng)驗(yàn)與失敗教訓(xùn)納入有關(guān)的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和制度中，作為今后的指南或借鑒，能夠幫助管理部門在原有的工作基礎(chǔ)上不斷提高，注重細(xì)節(jié)，提高管理質(zhì)量[11-12]。

5.2 重視反饋提高效率

PDCA管理法重視的問(wèn)題反饋貫穿整個(gè)流程，涉及全部流程參與者，不僅要要求管理者重視各方反饋的問(wèn)題，及時(shí)對(duì)反饋?zhàn)龀稣{(diào)整，同時(shí)要求采購(gòu)人員對(duì)申請(qǐng)科室進(jìn)行及時(shí)反饋。若采購(gòu)試劑時(shí)發(fā)現(xiàn)廠商無(wú)貨品，需要及時(shí)反饋給科室人員，避免因缺少試劑造成科室業(yè)務(wù)停滯。

5.3 促進(jìn)部門協(xié)調(diào)

體外診斷試劑采購(gòu)驗(yàn)收過(guò)程可能會(huì)出現(xiàn)科室業(yè)務(wù)忙、驗(yàn)收不重視的現(xiàn)象，使設(shè)備科驗(yàn)收人員和檢驗(yàn)科室人員出現(xiàn)不協(xié)調(diào)，不合作等問(wèn)題，通過(guò)組織兩科室人員學(xué)習(xí)有關(guān)制度，并再改進(jìn)[13-15]。重溫規(guī)章制度后科室人員能夠?qū)︱?yàn)收和雙簽收引起高度重視，及時(shí)將試劑整理存入冰箱，規(guī)范存儲(chǔ)條件。醫(yī)用耗材管理屬于流程化管理，而體外診斷試劑采購(gòu)流程的每個(gè)環(huán)節(jié)互相緊扣，影響因素多，而衍生問(wèn)題都屬于“攻堅(jiān)區(qū)”，需要跟檢驗(yàn)科共同協(xié)作才能解決[16-17]。引入PDCA管理后可幫助相關(guān)科室設(shè)立共同的目標(biāo)，排除其他干擾因素，朝相同方向努力，促進(jìn)多部門相互溝通，相互學(xué)習(xí)，共同提高。

表1 醫(yī)用體外診斷試劑各項(xiàng)量化評(píng)估指標(biāo)

6 結(jié)語(yǔ)

運(yùn)用PDCA管理法可有效解決醫(yī)療耗材規(guī)范化采購(gòu)中存在的問(wèn)題，將其運(yùn)用到醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理時(shí)，通過(guò)PDCA理論可解決醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理中遇到的問(wèn)題，進(jìn)行精心計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，可始終嚴(yán)格把控醫(yī)療設(shè)備管理流程，并可及時(shí)檢查、反饋，減少失誤，保證了醫(yī)療設(shè)備使用的安全性和有效性，保障患者的醫(yī)療安全。

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Application of PDCA cycle management method in the management for in vitro diagnostic reagents of hospital

YANG Hai-jie, JIANG Ji-yu, WU Yong-xin, et al

Objective:To apply PDCA cycle management method in management for in vitro diagnostic (IVD) reagents of hospital so as to enhance the management efficiency and strengthen the adjustment and improvement for management system, process and mechanism.Methods:The existed problem were analyzed and continuously improved, and the management level was enhanced through using PDCA cycle method. The rate of decrease of the kind of overdue reagent and loss rate of reagent were compared and analyzed through data comparison and quantitative evaluation statistical method for various indicators.Results:The adverse event of loss reagent was decreased from three events of 2016 year to zero of 2017 year. And the reduction of overdue reagent were obvious. Therefore, the results indicate that continuous improvement has obtained obvious effect.Conclusion:Hospital must establish and standardize a integrated management process for IVD reagent from purchase,preparation of goods, acceptance to usage. And above method can enhance the accuracy, effectiveness and safety of purchase and usage of IVD reagent.

PDCA cycle; In vitro diagnostic reagents; Standardized process; Continuous improvement process

Department of Equipment, Ruian Second People’s Hospital, Ruian 325200,China.

1672-8270(2017)11-0129-04

R954

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.11.038

楊海潔,女,(1983- ),本科學(xué)歷，工程師。瑞安市第二人民醫(yī)院設(shè)備科，從事醫(yī)學(xué)工程管理工作。

①瑞安市第二人民醫(yī)院設(shè)備科 浙江 瑞安 325207

②杭州市腫瘤醫(yī)院設(shè)備科 浙江 杭州 310000

③瑞安市人民醫(yī)院設(shè)備科 浙江 瑞安 325200

④內(nèi)蒙古巴彥淖爾市醫(yī)院統(tǒng)計(jì)科 內(nèi)蒙古 巴彥淖爾 015000

*通訊作者：105572935@qq.com；baojimin507@sina.com

China Medical Equipment,2017,14(11):129-132.

2017-04-25