讓你在同事中脫穎而出

周文+魔之左手

在我們之前的文章中，曾經介紹過讓職場新人能夠快速充分發揮能力的IT數碼硬件。在這些平臺上，我們還需要善用各種通用辦公或專業處理軟件，也就是所謂的“生產力工具”類軟件，才能提升工作效率，產出各種工作成果。

“生產力工具”是一個從Productivity翻譯過來的舶來詞，翻譯成中文后明顯造成了認知上的偏差。我們從GooglePlay、App Store、Windows Store中Productivity及Developers Tools分類下的APP可以看出，生產力工具并非特指程序員常用的Visual Studio等軟件，而是指Microsoft Office等軟件。

隨著這個詞在國內逐漸擴散開來，很多人將其誤解為程序員專用名詞，且因為程序員為了原生Unix環境常常使用搭載OSX系統的Mac電腦，便又傳出“生產力工具”是Mac專屬名詞的誤解。

時至今日，無論是Office軟件帶來的辦公高效率，還是程序員便捷的環境調用，甚至是平面設計等快速產出內容都已經可以算作“提高生產力”。而如何在日常工作中提高自己的生產力，關系著能否在同事中脫穎而出贏得BOSS青睞，因而便成了職場新人不得不學習的一課。

善用辦公軟件 提高生產效率

系統自帶文本編輯器

在我們常用的Windows系統中，其實存在著兩個可以用來生產的工具：寫字板和記事本。其中記事本是自1985年Windows 1.0便存在的文本編輯器，格式為“.txt”且支持ANSI、Unicode、Unicodebigendian及UFT-8編碼，但其不存在排版格式等內容，是一種純文本格式。其實記事本中附帶一個日志功能，只要在文檔開頭第一行打出“.LOG”（不含引號），便會在每打開一次文件都記下一個新的時間標簽。而寫字板則是一個簡化版的Word，默認格式為“.rtf”，但可以保存成為“.docx”、“.odt”、“.txt”等格式（Windows 10新版本中已不支持保存為“.doc”）。寫字板的容量比較大，對于大點的文件記事本打開比較慢或者打不開，可以用寫字板程序打開。同時，寫字板支持多種字體格式，使用操作比較簡單方便。

這兩者雖然可以滿足簡單的生產需求，卻不足以招架高生產力下的生產模式。

Markdown

Mac用戶一定知道一個叫做Markdown的標記語言，可以使用普通文本編輯器編寫，通過簡單的標記語法，可以使普通文本內容具有一定的格式，進而保證創作生產時的思路不產生斷裂。

Markdown的語法簡潔明了、學習容易，而且功能比純文本更強，它可以讓人簡化排版工作，專注于寫作。Markdown具有一系列衍生版本，用于擴展Markdown的功能（如表格、腳注、內嵌HTML等等），這些功能原初的Markdown尚不具備，它們能讓Markdown轉換成更多的格式。

日常工作的文本處理無非就是標題、引用、強調（加粗、斜體、下劃線）、插入鏈接、插入圖片、列表（有序和無序列表），甚至連表格都很少用。Markdown一共支持6個級別大小的標題（對應于HTML語法里的h1～h6），寫法很簡單，就是在文字前空一格加上#號就行，幾個#號就是幾級標題，大小由大到小。

Markdown并不是OSX系統的專屬，在Windows和Linux平臺也有許多支持Markdown的軟件可以幫助我們提高生產力。

錘子便簽

在此我們推薦一款可以跨平臺使用的軟件——錘子便簽，老羅雖然做手機中規中矩，軟件卻是做得十分出色。錘子便簽的UI設計十分精美，擬物化非常到位，把便簽設計成小卡片（或者說小便簽）的形狀，用回形針夾在左邊，用木紋做背景圖，給人實物便簽一樣的體驗。

錘子便簽支持Markdown模式和RTF富文本模式（多信息文本格式）。“錘子便簽”可以把排好版的文字以圖片分享出來，即使在沒有生成圖片時的編輯過程，也可以體會到老羅所要表現的優雅，同時錘子便簽可以方便地插入圖片并能十分協調，不需要額外費力進行調整。

在手機打開Markdown模式后碼字，輸入標記符號并不方便，錘子便簽做了一個輕量級的排版操作工具條，通過工具條上的按鈕來實現排版，更加簡單易學，也更加便于操作，可以實現輕量級的排版。其對于Markdown語法的精簡，以及“居中”功能的加入，可以幫助用戶盡快找到自己想要的表達效果。

目前錘子便簽除iOS和Android版本外還有網頁版本，在安裝“歡喜云同步”的情況下可以輕松實現多平臺同步的效果，非常適合用戶用來提升生產力。

OneNote

Microsoft OneNote是一套信息獲取以及多用戶協作工具，它更適合用于支持手寫筆操作的平板電腦，使用觸控筆、聲音或視頻來創建文本記錄。在Windows Ink的支持下，OneNote支持手寫識別轉文本，甚至可以識別手寫數學公式，如果用戶的工作中對這方面有所涉及，一定可以帶來極大的助力。比較遺憾的是OneNote不支持Markdown。

OneNote有著強大的索引的圖形和音頻倉庫，例如可在圖像文件（例如屏幕截圖、掃描的嵌入式文檔，或照片）中搜索內嵌的文本內容、可搜索電子墨水注釋中的文字、可對音頻內容進行語義搜索。該軟件的多用戶功能可實現脫機編輯并且在上線后以段落為基礎進行同步合并，這使其多人協作功能更加靈活，對全體人員的時時在線能力要求比較低。

快速識別與轉換 保證生產力

在面對需要大量的數據識別的工作時，我們可能接觸最多的工具便是掃描機和各種識別軟件。受制于掃描機的效率問題，它很難幫助我們快速整理數據以便安心生產。其實，在智能手機對焦速度飛速發展的今天，我們完全可以用一些支持OCR的軟件來達到大量識別數據的效果。

OCR是提取圖片中文字的工具和方法，這種文字識別技術稱為OCR（Optical Character Recognition）。OCR技術的出現，實現了將印刷文字掃描得到的圖片轉換為文本文字的功能，提供了一種全新的文字輸入手段，大大提高了用戶工作的效率。

掃描全能王

CamScanner掃描全能王可以將智能手機變成隨身攜帶的掃描儀，方便快捷地記錄和管理各種文檔、收據、筆記和白板討論等。通過圖像裁剪和圖像增強演算法，它可以提升掃描質量，讓內容更加清晰可讀。

掃描全能王應用不僅可以修改文檔名稱、添加標簽、智能管理文檔，還能給文檔添加自定義水印、手寫批注。對文檔全篇OCR后，只需輸入圖片或文檔內的關鍵字，即可快速查找到含有此關鍵字的文檔。付費高級賬戶還能把圖片上的文字直接變成文本導出。

掃描全能王支持手機、平板、電腦多終端同步，并且支持Box、Google Drive、Dropbox、Evernote、OneDrive等第三方云端存儲。

Office Lens

Office Lens是微軟發布的一款辦公軟件，需要使用Microsoft賬號登錄，不過應用和里面的功能是完全免費的。該軟件主要用于修正、增強白板和文檔的圖片，并將它們發送到OneNote。

Office Lens能配合Microsoft Office系軟件輸出掃描內容，實現無縫辦公，雖然它自身并不支持OCR，但可以實現精度很高的識別，將掃描識別好的文件導出到Word文件，且不需要如掃描全能王一樣購買昂貴的高級賬戶。

該軟件為Windows 10 UWP程序，可在多平臺進行使用，搭配OneDrive可以實現自動同步功能，如果不想掏出手機，也可以直接使用電腦攝像頭達到不俗的OCR效果。

多終端同步 云盤保證連續生產

如今國內的上網速度，特別是移動互聯網速度雖然不是全球最快，卻也足以傲視世界上大部分國家和地區，滿足日常使用需求更不在話下，也正因為如此，多終端辦公才成為了很多用戶的選擇。通過選擇使用合適的云盤，我們可以將特定工作文件夾的內容自動同步，甚至可以通過在線平臺進行生產，利用一切碎片化時間提高生產力。

目前國內市場比較出色的同步網盤有很多，但可以在線完美預覽編輯Office文件的網盤只有OneDrive和微云。我們建議正版Windows 10用戶采用OneDrive作為同步盤使用，而Windows 7及其他用戶則可以考慮購買百度網盤的普通會員。雖然百度網盤的定位屬于“備份網盤”，對辦公工作的助益比較小，但只要設置好備份間隔，也可以達到同步的效果。作為同步、備份網盤時，它低廉的價格和超高的容量也讓我們使用起來更加沒有顧忌，保留數年的工作數據都沒有問題。

在多終端適配方面，很多網盤的體驗都差不多，相對來說Windows 10用戶使用OneDrive可能會更加方便。如果是Mac用戶，則需要考慮如果沒有應用適配，網頁端是否足夠滿足日常使用的要求。

百度網盤

百度網盤（原百度云）是百度推出的一項云存儲服務，首次注冊即有機會獲得2TB的空間，已覆蓋主流PC和手機操作系統，包含Web版、Windows版、Android版、iPhone版。用戶可以輕松將自己的文件上傳到網盤上，并可跨終端隨時隨地查看和分享。

在網盤大戰已經落幕的今天，百度網盤仍舊是眾多網民的常用選擇，雖然現在免費用戶的體驗可能有所欠缺，但付費用戶的功能確實一點不少。百度網盤普通會員即可以享受2TB空間及云解壓和多終端自動備份的功能，可以將我們辦公電腦、手機、家用機上的不涉密文件夾進行同步，進而實現多終端辦公的效果。

百度網盤有著豐富的資源儲備，如果MD5相同還可以實現秒上傳的效果。

OneDrive

微軟的OneDrive云存儲服務即原先的SkyDrive，為了解決與英國天空廣播公司的商標雷同案件而改名，SkyDrive的服務細節和品質并不受此次更名影響。在更名后，微軟還特別將付費用戶的SkyDrive服務更名為OneDrive for Business，以方便商務用戶識別。

OneDrive提供的功能包括相冊自動備份、在線Office、分享指定文件或整個文件夾。OneDrive采取的是云存儲產品通用的有限免費商業模式：用戶使用Microsoft賬戶注冊OneDrive后就可以獲得5GB免費存儲空間，如果需要更多空間則需要額外付費。對日常工作來說，5GB的免費存儲空間綽綽有余，只是不能如同百度網盤那般進行大容量存儲。

OneDrive的額外空間可通過訂閱Office365享受，即在購買Office365這個生產工具的時候我們便也享受了額外的存儲空間加成，這一點還是十分不錯的。

iCloud Drive

對使用OSX系統的Mac用戶來說，無論是百度網盤或OneDrive都顯得有些遙遠。這時，iCloud Drive便成為了最佳選擇。iCloud Drive是蘋果旗下的一個產品，可以隨心所欲地在選定的設備上處理選擇的文件，并且支持Windows 7或更新版本的Windows操作系統。蘋果注冊賬戶可以免費獲得5GB的iCloud存儲空間，更大存儲空間方案則需要額外付費。

在OS X Yosemite/Windows 7以上版本操作系統上，用戶只需將文件拖放到iCloud Drive即可上傳到云端，當然也可以從iOS設備上支持iCloud的APP創建新文檔，然后就能從其他聯網設備上隨時隨地訪問這些文檔。